Veraltete ERP-Software erfolgreich migrieren

Was die erfolgreiche Migration eines ERP-Systems bestimmt

Beim Blick auf die Software-Landschaft des deutschen Mittelstands findet man einen großen Prozentsatz an ERP-Systemen, die älter als zehn Jahre sind. Das ist grundsätzlich kein Problem, wirft aber für den CIO bzw. andere ERP-Verantwortliche der Unternehmen durchaus die Frage nach der Zukunft auf.

Alt oder neu – Analyse des eigenen ERP-Systems

  • Haben sich unsere Anforderungen an das ERP-System im Laufe des letzten Jahrzehnts geändert?
  • Passt unser System noch zu unseren Prozessen?
  • Können moderne Drittsysteme nahtlos angebunden werden?

Nicht selten steht am Ende eines solchen Fragenkataloges die Entscheidung für ein neues ERP-System, da mit einem veralteten System das Herzstück der Business-Softwarelandschaft unter Umständen modernen Anforderungen nicht gerecht wird. Die Administration bzw. Wartung wird zunehmend schwieriger, Support ist ggf. nur noch eingeschränkt verfügbar, Funktions- und Sicherheitsupdates bleiben aus. Auf lange Sicht führen diese Faktoren zu Wettbewerbsnachteilen.

Zwar erkennen die IT-Verantwortlichen diese Problematik, schrecken aber vor einem Umstieg zurück. Gründe hierfür sind vor allem die Komplexität und die Kosten eines solchen Migrationsprojektes, die gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ein Problem sein können. Mit der Kostenfrage neuer Systeme habe wir uns in einem kreITiv-Blogartikel bereits befasst.

Verantwortliche sollten sich daher sehr bewusst und intensiv vorbereitet an das Thema ERP-Migration machen, sonst endet die Umstellung schnell in einem Fiasko. Gerade in letzter Zeit haben einige Fälle für Schlagzeilen gesorgt – z. B. Lidl und die missglückte SAP-Einführung 2018.

Wann lohnt ein Wechsel der ERP-Software und wie gelingt er?

Aufgrund von Inkompatibilitäten können Migrationen von Daten und Funktionen misslingen. Dadurch besteht die Gefahr, dass Aufträge nicht pünktlich abgearbeitet oder gar ganze Produktionsstraßen lahmgelegt werden. Schnell resultieren daraus Verzögerungen, die dem Unternehmen im schlimmsten Fall Liquiditätsengpässe bescheren, die letztendlich sogar in der Zahlungsunfähigkeit enden können.

Oft betrachtet man eine ERP-Migration vor allem aus technischer Perspektive und begeht damit eigentlich schon den ersten Fehler. ERP-Umstellungen berühren das Herz eines Unternehmens. Wer hier Anpassungen wünscht, sollte das als Chance nutzen und sämtliche Prozesse auf den Prüfstand stellen. Speziell auch die vor- und nachgelagerten Prozesse und Systeme.

  • Ist die Entscheidung für ein neues ERP-System gefallen, kommt es zunächst vor allem darauf an, das neue System mit Leben zu füllen. Anders gesagt: das neue System ist mit Daten zu befüllen. Nun kann man jedoch nicht einfach die Daten des Altsystems in das neue System kopieren. Stattdessen muss es gelingen, einen sanften Übergang zu schaffen, während altes und neues System im Parallelbetrieb nebeneinander laufen.
  • Migration bedeutet meistens, für einen gewissen Zeitraum, die Koexistenz zweier Systeme. Die Inhalte aus den alten Strukturen müssen für die neuen Bedingungen vorbereitet und angepasst werden. Zunächst sollte sich das Unternehmen die einfache Frage stellen, welche Daten es überhaupt noch benötigt. Hierzu müssen die Firmen entscheiden und definieren, welche Daten als Stamm- und welche als Bewegungsdaten gelten können.
  • Danach ist zu überlegen, welche Dateninhalte in welche Elemente (Felder) des neuen Systems zu überführen sind. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Formate zukünftig benötigt werden und wie diese Daten gegebenenfalls anzureichern beziehungsweise zu transformieren sind. Diese Datenmigration ist aufwendig und erfordert von allen Beteiligten intensive Zusammenarbeit.

Haben auch Sie Bedarf an einer ERP-Migration und möchten im Vorfeld ein sauberes Vorgehen definieren, um keine Überraschungen zu erleben? Wenden Sie sich gerne an die ERP-Spezialisten der kreITiv GmbH.