Wie genau lösen ERP-Systeme man Prozessdenken in Unternehmen aus?

“Sorry, nicht meine Abteilung” – Wie ERP-Systeme das Prozessdenken fördern

Das Denken in ganzheitlichen Prozessen ist ein Ansatz, der wirtschaftliche Organisationsstrukturen von Grund auf erneuert hat. Damit können Arbeitsschritte in logische Organisationseinheiten eingeteilt, wertschöpfende Kernprozesse identifiziert und vorhandene Abläufe optimiert werden. Kein Wunder, dass immer mehr Firmen auf prozessorientierte Ansätze setzen.

Doch auch wenn diese Erkenntnis in den Chefetagen schon längst angekommen ist – wie erzieht man seine Mitarbeiter zum ganzheitlichen Denken? Gut funktionierende Abläufe können eine Menge bewirken, doch letztlich funktioniert Prozessorganisation nur dann, wenn das Konzept nicht abstrakt bleibt, sondern die Mitarbeiter auch auf einer persönlichen Ebene bei ihrer alltäglichen Arbeit erreicht. Dazu kann man sie aber schlecht zwingen. Was also tun?

An diesem Punkt sollte man den Einfluss der eigenen technischen Infrastruktur nicht unterschätzen. Die richtigen Tools, insbesondere natürlich ERP-Systeme, können bei der Einführung von Prozessdenken ein wertvoller Unterstützer sein. Wir möchten ein paar Denkanstöße geben, wie die richtige Unternehmenssoftware nicht nur die Prozesse, sondern auch deren Akzeptanz positiv beeinflussen kann.

Unterstützung von Unternehmensprozessen durch ERP-Software

 

  • Feinmechanik statt Abrissbirne

    Das ERP-System zwingt Sie, jeden Prozess genau zu definieren und den internen Arbeitsablauf an genau diesem zu orientieren. Ohne eine vollständige Prozessbeschreibung kann das Unternehmen auch nicht in der Software abgebildet werden. Das ist zwar extrem aufwändig, macht den Übergang zu einem prozessorientierten Denkansatz aber deutlich leichter und senkt die Fehleranfälligkeit. Beim Mitarbeiter entsteht im Idealfall ein besseres Verständnis für die Unternehmensabläufe, vor allem wenn er in die Prozessdefinition eingebunden ist.

  • Brandschutz statt Feuerlöscher

    Eine Restrukturierung in Form von Prozessen bietet die Möglichkeit, Probleme und Fehler von vornherein zu vermeiden, anstatt im Nachhinein nur auf Probleme zu reagieren. So kann sich das Management wieder um die Planung und strategische Entscheidungen kümmern und muss nicht mehr auf alle Ereignisse im alltäglichen Betrieb reagieren. Die Notwendigkeit für improvisierte Lösungen und der damit verbundene Frust werden verringert.

  • Aktenschrank statt Wühlkiste

    Insbesondere wenn ein Unternehmen den Großteil seiner Tätigkeiten digital durchführt, wird ohne eine einheitliche IT-Unterstützung schnell eine große Anzahl verschiedenster Softwarelösungen benötigt. Das verkompliziert Prozesse, lässt eine unübersichtliche Systemlandschaft entstehen und erzeugt Kosten durch Lizenzgebühren. ERP-Systeme bündeln und verschlanken diese. Zurück bleiben Schnittstellen zu weiterhin notwendigen Drittsystemen, die zentral gepflegt werden können. Die Quintessenz ist: Bessere Prozesse erhöhen die Akzeptanz von Prozessdenken.

  • Gläsernes Unternehmen statt gläserner Mitarbeiter

    Durch eine gute IT-Infrastruktur werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Mitarbeiter sehen durch die übergreifende Prozessstruktur über den eigenen Tellerrand und die eigenen Abteilungsgrenzen hinaus. Dadurch können sie ihren Beitrag an der Gesamtleistung des Unternehmens wahrnehmen und sind nicht mehr nur ein anonymer Teil des Ganzen, wodurch eine stärkere Vertrauensbasis aufgebaut wird. Eine Kultur des Misstrauens, in der nur noch die nötigsten Informationen weitergegeben und persönliche Datensammlungen angelegt werden, schadet langfristig dem Unternehmen.

    ERP-Systeme sind hier natürlich nur ein Baustein, aber sie können helfen, Entscheidungen transparenter und damit nachvollziehbarer zu machen. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Mitarbeiter einer Abteilung auch alle Zugriff auf die gleiche Datenbasis haben.

  • Kommunikation statt Datenübertragung

    Zunächst einmal werden Informationen durch die Unternehmenssoftware intern einfach und schnell weitergeleitet. Das ist für den reibungslosen Ablauf einer durchgehenden Prozesskette sehr zu begrüßen, die persönliche Kommunikation bleibt dabei aber oft auf der Strecke. Doch das muss nicht so sein:

    Bereits die ERP-Einführung erfordert einen erheblichen Kommunikationsaufwand. Statt auf langen E-Mail-Verkehr zu setzen, kommt man um Kollaboration der verschiedenen Abteilungsleiter und Gespräche mit Mitarbeitern auf allen Ebenen in dieser Phase nicht herum. Außerdem bietet das System einen Anlass, die interne Kommunikation neu zu strukturieren und sogar zu verbessern.

    Beim Thema Kommunikation können die Auswirkungen eines ERP-Systems also sehr unterschiedlich sein. Im Sinne des abteilungsübergreifenden Denkens sollte immer darauf geachtet werden, dass persönlicher Kontakt im Arbeitsalltag nicht durch das Senden von Datensätzen ersetzt wird.

ERP-Beratung von kreITiv – Analyse, Einführung, Schulung

Ein ERP-System ist sicher kein Allheilmittel für jedes marode Unternehmen, aber es ist in jedem Fall viel mehr als nur die Inbetriebnahme einer neuen Software. Betrachten Sie eine ERP-Einführung als unternehmerische Chance und nutzen Sie die Gelegenheit, um prozessorientiertes Denken zu fördern. Das erhöht oftmals nicht nur die Unternehmensperformance an sich, sondern kann wie oben beschrieben auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeitermotivation sein.

Wenn Sie sich weiter über die Möglichkeiten von Unternehmenssoftware und speziell die ERP-Systeme informieren möchten, dann kontaktieren Sie uns gern.