Mobile ERP-Software und -Apps für den flexiblen Einsatz in Unternehmen

Mobile ERP-Systeme – Die Datenbank in der Hosentasche

Wie bereits im Blogartikel über digitalisierte Organisationsstrukturen dargestellt, sind ERP-Systeme das digitale Herzstück eines Unternehmens. Die Ursache: Sie ermöglichen den Echtzeitzugriff auf eine breite, konsistente Datenbasis.

Doch was ist mit Unternehmen, deren Geschäftsmodell regelmäßigen Außendienst erfordert? In einer Studie der Trovarit AG aus dem Jahre 2014 gaben immerhin 30% der ca. 2.400 teilnehmenden ERP-Anwender an, auch mobile Anwendungen zu benötigen. Gleichzeitig waren sie mit der Realisierung dieses Punktes am unzufriedensten.

Mobiles Arbeiten ist grundsätzlich nichts Neues und mittlerweile haben auch die meisten ERP-Entwickler mobile Anwendungen entwickelt, mit denen auch unterwegs auf Daten aus dem zentralen System zugegriffen werden kann. Diese existieren sowohl als native als auch Web-Apps – mit allen bekannten Vor- und Nachteilen. Momentan kann ein Smartphone oder Tablet nicht alle ERP-Funktionalitäten vollumfänglich erfüllen, doch einfache Abfragen, etwa von Kundendaten des angeschlossenen CRM-Systems, Produktinformationen oder die Auswertung und grafische Darstellung von Kennzahlen können über Apps, die mit dem zentralen System verbunden sind, realisiert werden. Wie ist der aktuelle Stand im Jahr 2018?

ERP als App – Wofür brauche ich das?

Die mobile Datennutzung kann eine Menge Vorteile mit sich bringen. Nachfolgend einige Geschäftsbereiche, in denen der Mehrwert, aber auch die Gefahren angeschlossener Apps deutlich werden:

 

Vertrieb

Vor allem für den Vertrieb bietet sich ein mobiler ERP-Zugriff an. So können ohne Verzögerung Aufträge ausgelöst, Kundeninformationen abgerufen, Arbeitszeit unterwegs erfasst oder Reisekosten abgerechnet werden.

Das spart Zeit und Papier und ermöglicht es dem Vertriebler, autonom und ohne Rücksprache mit der Zentrale zu agieren. Diese größere Autonomie kann zwar die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, allerdings besteht auch die Gefahr, dass die interne Kommunikation leidet und Informationen, die früher “nebenbei” z. B. am Telefon oder im direkten Kontakt mitkommuniziert wurden, verloren gehen.

Servicemanagement

Besonders relevant ist das Thema auch fürs Servicemanagement. So kann der Servicemanager beim Kunden vor Ort direkt einsehen, ob ein Ersatzteil noch verfügbar ist, ob es für eine Tätigkeit einen verfügbaren Mitarbeiter mit den nötigen Qualifikationen gibt oder ab wann eine weitere Bearbeitung generell möglich ist.

Für den Kunden heißt das schnellere Bearbeitung und höhere Servicequalität und für das Servicemanagement ein schnelleres und autonomeres Arbeiten.

Lagerverwaltung

Eine weitere übliche Anwendung findet sich in der Lagerverwaltung. Hier kann, etwa für eine Inventur, ein Barcodesystem mit Handscannern genutzt werden. Ist dieses ans ERP-System angebunden, können dort hinterlegte Informationen in Echtzeit angepasst werden.

Dadurch können sich Einkauf oder Vertrieb immer an exakten Ist-Größen orientieren. Neben der Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter, können so Lagerbestände reduziert und somit Geld eingespart werden.

Controlling

Auch das Management, das Controlling oder andere Verwaltungsinstanzen können durch mobile Anwendungen entlastet werden, etwa wenn die Anfertigung von Analysen, Auswertungen etc. nicht mehr im Büro, sondern ebenso unterwegs erfolgen kann.

Problematisch ist die damit drohende Vermischung von Berufs- und Privatleben, der viele Mitarbeiter oftmals sehr kritisch gegenüberstehen.

Gefahren der mobilen ERP-Nutzung

Nicht erst seit kurzem ist ein branchenübergreifender Trend zum Cloud Computing zu beobachten. Das gilt sowohl allgemein im Software-Bereich als auch für ERP-Systeme im Speziellen und macht es als technologische Grundlage deutlich einfacher, von mobilen Geräten Zugriff zu erhalten.

  • Die Entwicklung mobiler ERP-Anwendungen ist oft ein schwieriger Spagat: Zum einen soll der Funktionsumfang möglichst groß sein, zum anderen sind gerade auf mobilen Geräten Speicherplatz und Usability einer App wichtige Themen.

    Momentan befinden wir uns in einer Übergangsphase, denn obwohl die technischen Gegebenheiten eine weiterreichende mobile Nutzung ermöglichen würden, werden neue Anwendungen nur langsam integriert. Das liegt vor allem an der relativ langen Lebensdauer von ERP-Systemen, denn diese sind in der Regel für mehrere Jahre in Betrieb. Oft lohnt es sich nicht mehr, Schnittstellen für veraltete Systeme zu entwickeln oder ist deutlich aufwendiger.

  • Das wohl größte Thema bei mobiler Datennutzung ist das Thema Datensicherheit, denn eine Datenübertragung ist immer auch ein potenzieller Angriffspunkt. Datentransfers zwischen mobilen Endgeräten und einer zentralen Datenbank sollten deshalb immer unbedingt verschlüsselt werden.

    Auf das lokale Speichern von Daten sollte grundsätzlich verzichtet werden, denn mobile Geräte können leicht verloren gehen oder gestohlen werden. In einem solchen Fall gehen sensible Informationen verloren und gelangen in falsche Hände. Alternativ können sogenannte Mobile-Device-Managementlösungen die Sicherheit zusätzlich erhöhen. Diese verfügen über eine PIN-gesteuerte Zugriffsbeschränkung und können im Falle eines Diebstahls Daten per Fernzugriff löschen.

Ein mobiles ERP für mein Unternehmen: Ja? Nein? Vielleicht?

Oftmals ist die Anschaffung einer mobilen ERP-App eine Kosten/Nutzen-Abwägung. Ob sich Apps mit ERP-Anbindung lohnen oder nur nette Spielerei sind, ist auch sehr stark von der Art des Unternehmens abhängig. Deutliche Mehrwerte erkennen wir vor allem für Geschäftsbereiche mit sehr starkem Fokus auf Vertriebsaktivitäten beziehungsweise Außendienst allgemein.

Der Markt ist in diesem Bereich momentan sehr stark in Bewegung, was Prognosen schwierig macht. Zu der ohnehin großen Anzahl an ERP-Anbietern kommt nun ein breites Angebot mobiler Anwendungen, deren Funktionalität sehr divers ist. Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz, ist es meist sinnvoll, Produkte desselben Herstellers zu verwenden, da sonst eine unfunktionale und unübersichtliche Anzahl von Insellösungen entstehen kann – ein Problem, das eigentlich durch ERP-Einsatz verhindert werden soll.

Übereilen Sie nicht den Einstieg in die mobile ERP-Nutzung, sondern entwickeln Sie zunächst eine umfassende Mobility-Strategie. Wenn Sie weitere Informationen zu mobiler Unternehmenssoftware und ihrer Einführung benötigen, helfen Ihnen unsere Experten gern weiter.

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