Blogartikel zum Schlagwort: Anforderungsanalyse

Veraltete ERP-Software erfolgreich migrieren

Was die erfolgreiche Migration eines ERP-Systems bestimmt

Beim Blick auf die Software-Landschaft des deutschen Mittelstands findet man einen großen Prozentsatz an ERP-Systemen, die älter als zehn Jahre sind. Das ist grundsätzlich kein Problem, wirft aber für den CIO bzw. andere ERP-Verantwortliche der Unternehmen durchaus die Frage nach der Zukunft auf.

Alt oder neu – Analyse des eigenen ERP-Systems

  • Haben sich unsere Anforderungen an das ERP-System im Laufe des letzten Jahrzehnts geändert?
  • Passt unser System noch zu unseren Prozessen?
  • Können moderne Drittsysteme nahtlos angebunden werden?

Nicht selten steht am Ende eines solchen Fragenkataloges die Entscheidung für ein neues ERP-System, da mit einem veralteten System das Herzstück der Business-Softwarelandschaft unter Umständen modernen Anforderungen nicht gerecht wird. Die Administration bzw. Wartung wird zunehmend schwieriger, Support ist ggf. nur noch eingeschränkt verfügbar, Funktions- und Sicherheitsupdates bleiben aus. Auf lange Sicht führen diese Faktoren zu Wettbewerbsnachteilen.

Zwar erkennen die IT-Verantwortlichen diese Problematik, schrecken aber vor einem Umstieg zurück. Gründe hierfür sind vor allem die Komplexität und die Kosten eines solchen Migrationsprojektes, die gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ein Problem sein können. Mit der Kostenfrage neuer Systeme habe wir uns in einem kreITiv-Blogartikel bereits befasst.

Verantwortliche sollten sich daher sehr bewusst und intensiv vorbereitet an das Thema ERP-Migration machen, sonst endet die Umstellung schnell in einem Fiasko. Gerade in letzter Zeit haben einige Fälle für Schlagzeilen gesorgt – z. B. Lidl und die missglückte SAP-Einführung 2018.

Wann lohnt ein Wechsel der ERP-Software und wie gelingt er?

Aufgrund von Inkompatibilitäten können Migrationen von Daten und Funktionen misslingen. Dadurch besteht die Gefahr, dass Aufträge nicht pünktlich abgearbeitet oder gar ganze Produktionsstraßen lahmgelegt werden. Schnell resultieren daraus Verzögerungen, die dem Unternehmen im schlimmsten Fall Liquiditätsengpässe bescheren, die letztendlich sogar in der Zahlungsunfähigkeit enden können.

Oft betrachtet man eine ERP-Migration vor allem aus technischer Perspektive und begeht damit eigentlich schon den ersten Fehler. ERP-Umstellungen berühren das Herz eines Unternehmens. Wer hier Anpassungen wünscht, sollte das als Chance nutzen und sämtliche Prozesse auf den Prüfstand stellen. Speziell auch die vor- und nachgelagerten Prozesse und Systeme.

  • Ist die Entscheidung für ein neues ERP-System gefallen, kommt es zunächst vor allem darauf an, das neue System mit Leben zu füllen. Anders gesagt: das neue System ist mit Daten zu befüllen. Nun kann man jedoch nicht einfach die Daten des Altsystems in das neue System kopieren. Stattdessen muss es gelingen, einen sanften Übergang zu schaffen, während altes und neues System im Parallelbetrieb nebeneinander laufen.
  • Migration bedeutet meistens, für einen gewissen Zeitraum, die Koexistenz zweier Systeme. Die Inhalte aus den alten Strukturen müssen für die neuen Bedingungen vorbereitet und angepasst werden. Zunächst sollte sich das Unternehmen die einfache Frage stellen, welche Daten es überhaupt noch benötigt. Hierzu müssen die Firmen entscheiden und definieren, welche Daten als Stamm- und welche als Bewegungsdaten gelten können.
  • Danach ist zu überlegen, welche Dateninhalte in welche Elemente (Felder) des neuen Systems zu überführen sind. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Formate zukünftig benötigt werden und wie diese Daten gegebenenfalls anzureichern beziehungsweise zu transformieren sind. Diese Datenmigration ist aufwendig und erfordert von allen Beteiligten intensive Zusammenarbeit.

Haben auch Sie Bedarf an einer ERP-Migration und möchten im Vorfeld ein sauberes Vorgehen definieren, um keine Überraschungen zu erleben? Wenden Sie sich gerne an die ERP-Spezialisten der kreITiv GmbH.

Die Anforderungsanalyse – Das Projekt vor der ERP-Einführung

Die Anforderungsanalyse – Das Projekt vor der ERP-Einführung

Wer sich mit dem Gedanken beschäftigt, umfangreiche Unternehmenssoftware einzuführen, wird schnell feststellen, dass er sich zunächst eher mit sich selbst als mit ERP-Anbietern beschäftigen muss.

Denn selten scheitert eine ERP-Einführung daran, dass sich kein passender Anbieter findet. Entsprechende Software gibt es mittlerweile in unzähligen Formen, von diversen Anbietern und für alle nur denkbaren Geschäftsbereiche und Unternehmensgrößen. Die üblicherweise vorhandene individuelle Anpassung eines Systems erhöht die Möglichkeiten sogar noch weiter. Woran Projekte tatsächlich scheitern, sind fehlende Vorbereitung, unklare Prozessstrukturen oder die Ablehnung der Mitarbeiter.

Doch viele dieser Probleme lassen sich vermeiden, wenn man die Anforderungsanalyse, die noch vor der Auswahl eines Anbieters stattfindet, ernst nimmt und mit angemessenem Aufwand betreibt. Was sollten Sie dabei beachten?

„Ich kenne doch mein Unternehmen!“ – Wirklich?

Jedes Unternehmen besitzt eine einzigartige Struktur. Diese wird durch die individuelle Beantwortung bestimmter Fragen definiert:

  • Wie ist meine Herangehensweise, wenn unvorhergesehene Probleme auftreten?
  • Setze ich eher auf eine klar definierte Struktur oder auf flache Hierarchien?
  • Wie ist meine technische Ausstattung?

Wächst eine Firma, entsteht aber oftmals zusätzlich zur globalen noch eine untergeordnete Unternehmensstruktur und -kultur; zum Beispiel auf Abteilungsebene. Wurde eine gewisse Größe erreicht – etwa ein Punkt, an dem über die Einführung eines ERP-Systems nachgedacht wird – können sich schon eigenständige Dynamiken entwickelt haben.

Doch warum spielt das überhaupt eine Rolle? Eine komplexe Organisation mit internen organisatorischen, technischen, konzeptionellen oder kulturellen Unterschieden erzeugt eine Menge heterogener Anforderungen. Diese Anforderungsunsicherheit ist ein klarer Widerspruch zur Idee einer fürs gesamte Unternehmen einheitlich funktionierenden Unternehmenssoftware. Das kann ERP-Projekte erheblich verzögern oder im schlimmsten Fall komplett scheitern lassen. Dass solche Projekte teuer werden können, haben wir in einem Blogartikel zu den Kosten von ERP-Systemen schon einmal analysiert.

Mut zur Harmonie! Mit einer passgenauen Anforderungsanalyse

Wie löst man diese internen Widersprüche nun auf? Die Lösung lautet natürlich: Mit einer ausgiebigen Anforderungsanalyse. Denn was eine Gefahr ist, kann gleichzeitig als Chance wahrgenommen werden.

Nutzen Sie diese Chance, um einen Schritt zurückzutreten, Ihr Unternehmen mit all seinen Prozessen, seiner Struktur und seiner Kultur zu analysieren und zu hinterfragen. Externe können hierbei helfen, eine neue Perspektive zu bieten und vor der allzu bekannten Betriebsblindheit zu schützen. Im Idealfall können Sie wichtige Prozesse, vor allem natürlich die, die auch vom ERP-System abgebildet werden sollen, harmonisieren und optimieren.

  • 1. Status Quo

    Versuchen Sie, möglichst ergebnisoffen in eine Anforderungsanalyse zu gehen.

  • 2. Harmonisieren

    Außerdem sollten Sie auch hier schon intensiv wichtige Mitarbeiter („Key User“) mit einbinden, denn diese haben oftmals den besten Einblick in die tatsächlichen Prozessabläufe in ihrem Verantwortungsbereich.

  • 3. Optimieren

    Erst wenn diese ersten Schritte unternehmerischen Wandels erfolgt sind, ergibt es Sinn, sich näher mit der eigentlichen Auswahl eines passenden ERP-Anbieters auseinanderzusetzen.

  • 4. ERP-Auswahl

    Die Auswahl der für Sie optimalen Unternehmenssoftware erfolgt, nachdem die internen Prozesse eingehend betrachtet und die wichtigsten Strukturen abgebildet wurden.

kreITiv – Ihr Analysepartner für die ERP-Einführung

Planen Sie die Einführung eines ERP-Systems, aber haben sich noch nicht mit der Auswahl eines Anbieters beschäftigt? Befindet sich Ihr Unternehmen gerade in der oben beschriebenen Phase unternehmerischen Wandels? Dann sind unsere qualifizierten Berater die richtigen Ansprechpartner für Sie.

Wir können Sie sowohl bei der Analyse Ihrer Prozesse und Anforderungen an ein ERP-System, als auch bei der Auswahl geeigneter Anbieter unterstützen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.