Blogartikel zum Schlagwort: Unternehmen

Im Mai 2018 tritt die DSGVO in Kraft. Wir unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung.

Die EU-DSGVO – Segen für Verbraucher, Herausforderung für Unternehmen

Ab dem 25. Mai 2018 gilt europaweit die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In Kraft getreten ist sie bereits vor etwa zwei Jahren am 24. Mai 2016. Eine lange Zeit also für Unternehmen, Behörden, öffentliche Stellen und Vereine oder Verbände diese umzusetzen, müsste man meinen.

Doch wie es in der Natur des Menschen liegt, schieben wir Dinge gern auf und das ganz besonders dann, wenn wir wissen, dass wir noch viel Zeit dafür haben. Im Frühjahr 2018 sind nun viele Unternehmen spät dran und kommen bei der Umsetzung gut ins Schwitzen. Die meisten haben den Aufwand wahrscheinlich gehörig unterschätzt oder waren sich gar nicht bewusst, dass die Gesetzesänderung auch in ihren Geltungsbereich fällt.

“Nur rund jedes achte Unternehmen wird nach eigener Einschätzung bis zum Stichtag die Vorgaben der DSGVO vollständig umgesetzt haben”, sagt der deutsche Verband der Digitalwirtschaft Bitkom.

Die DSGVO ist für die Verbraucherseite eine große Errungenschaft und ein wichtiger Meilenstein für den europäischen Datenschutz. Für Unternehmen und Organisationen stellt die Umsetzung aber eine große Herausforderung dar. Einen groben Überblick über die Datenschutzgrundverordnung und die Herausforderungen für Unternehmen wollen wir in diesem Blogartikel geben.

Was sind eigentlich personenbezogene Daten nach DSGVO?

Allgemein formuliert gelten alle Informationen als personenbezogen, die sich auf “identifizierte oder identifizierbare lebende Personen” beziehen. Somit legt die EU diese Verordnung sehr weit aus. Neben Name, Anschrift und E-Mail-Adresse gelten als solche auch Ausweisnummer, Standortdaten, IP-Adressen, Cookie-Kennungen, Werbe-IDS und Gesundheitsdaten aus Krankenhäusern oder bei Ärzten, die zur eindeutigen Identifizierung einer Person führen könnten.

Erst wenn die Daten so anonymisiert wurden, dass auch mit größerem Aufwand keine Rückschlüsse mehr auf die betroffenen Personen gezogen werden können, gelten Daten als nicht mehr personenbezogen. Genau das stellt für Unternehmen in der Praxis durchaus einen sehr großen Aufwand dar. Was muss also beim Umgang mit personenbezogenen Daten beachtet werden?

Die 6 Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Grundlegend ist das Verarbeiten von personenbezogenen Daten verboten, wenn nicht eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
  2. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
  3. Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen zu schützen.
  4. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.
  5. Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.
  6. Die betroffene Person hat ihre Einwilligung gegeben.

Die Einwilligung ist durch die DSGVO für Unternehmen nun kompliziert geworden. Sie ist schwerer zu bekommen, muss aufwendig belegt werden und muss jederzeit widerrufbar sein.

Worauf müssen Unternehmen jetzt achten?

Mit der Neuregelung sind also der Aufwand und die Anforderung für die Verarbeiter erheblich gestiegen. Der Umgang mit Daten ist in Zeiten der Digitalisierung so alltäglich geworden, dass man schnell übersieht, ob und wann man tatsächlich mit kritischen Informationen hantiert. Jeder, der Informationen über Personen speichert, ist nun in der Bringpflicht. Das gilt nicht nur für IT-Unternehmen, sondern bspw. auch für Ärzte, Friseure, Wäschereien und Vereine. Dabei gibt es viel zu beachten und es winken hohe Bußgelder bei Nichteinhaltung.

  • Ein erster Schritt sollte sein, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn dieser notwendig ist. Er ist Pflicht, wenn z. B. Kunden- und Mitarbeiterdaten automatisiert, also per EDV, verarbeitet werden. Für kleinere Unternehmen macht die Verordnung Ausnahmen. Sind weniger als neun Personen damit beschäftigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, braucht es keinen Datenschutzbeauftragten. In Abhängigkeit von der Sensibilität der Daten, kann er aber in speziellen Fällen doch notwendig sein.

  • Vorgesehen ist auch das Anlegen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten. Hört sich hochtrabend an, ist am Ende aber nur eine einfache Tabelle, in der aufgelistet wird, welche Daten wann, wie und warum im Unternehmen erhoben werden; etwa die Daten seiner Kunden: Name, Adresse, Telefonnummer.

  • Darüber hinaus muss der Weg der Daten dokumentiert werden, von der Erhebung, Speicherung bis hin zur Nutzung. Diese Prozessdokumentation und -analyse soll bei der Identifikation von Fehlerstellen und der Optimierung von Abläufen helfen. Augenmerk sollte darauf gelegt werden, wie die Daten erhoben und verarbeitet werden. Letzteres ist über die DSGVO nun neu und komplex geregelt, speziell wie und worauf Betroffene einwilligen.

Datenauskunft, Datenschutzfolgenabschätzung und weitere Anforderungen

Den Betroffenen räumt der Gesetzgeber nun alle Möglichkeiten ein, weitreichende Auskunft über ihre Daten zu erhalten und ggf. das sofortige und permanente Löschen zu veranlassen.

Werden sehr sensible Daten verarbeitet – etwa in Arztpraxen oder durch Versicherungsmakler – ist nach DSGVO eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen. Das gilt für alle Unternehmen, die eine Identifizierung und Kategorisierung der Person nach Themen wie zum Beispiel Sexualität, Krankheiten, Finanzen, rassische oder ethnische Herkunft oder politischen Ansichten ermöglichen – denn hier besteht ein besonders hohes Risiko für die Betroffenen, wenn diese Daten missbraucht werden.

Für Unternehmen empfiehlt sich künftig das Dokumentieren aller Anstrengungen im Bereich des Datenschutzes.

  • Welche Firewall wird benutzt?
  • Welche Verträge wurden mit Dienstleistern geschlossen?
  • Welche Seminare hat der Datenschutzbeauftragte besucht?

Bei guter Dokumentation und erkennbarer Bemühung, seiner Verpflichtung nach Datenschutz nachzukommen, bestehen gute Chancen, auch im Falle eines Vergehens ohne Bußgeld davonzukommen. Entsprechende Auskünfte sollten man aber umgehend erteilen und Unterlagen lückenlos vorlegen können.

Die neuen Dokumentations-, Nachweis- und Rechenschaftspflichten, die Auskunftspflichten gegenüber Betroffenen und erst recht die Herkulesaufgabe einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung sollte jedes Unternehmen schnellstens in Angriff nehmen. Dazu gehört mindestens die Lektüre des Rechtstextes selbst beziehungsweise eines juristischen Ratgebers. Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich außerdem die Hinzuziehung interner oder externer Rechtsberatung. Das Team der kreITiv unterstützt Sie gern bei der Konzeption datenschutzkonformer IT-Systeme und Softwarelösungen. Mit dem kreITiv-DSGVO-Paket passen wir Ihre Webseite rechtskomform an.

Sichere Speicherung von Unternehmensdaten in Cloud- oder NAS-Systemen

Cloud- und NAS-Lösungen – Die richtigen Datenspeicher für Unternehmen

Sie kennen das Szenario vielleicht auch aus Ihrem Unternehmen: Wenn man Daten zentral speichern will, kommt als erstes ein ausrangierter Arbeitsplatz-PC zum Einsatz. Aber haben Sie dabei an die möglichen Konsequenzen gedacht? Oder sagen Sie sich, eine externe Festplatte dient prima als Backup?

Dann stehen Sie in puncto Datenspeicher leider noch auf dem Stand von vor 20 Jahren und sollten hier schnellstmöglich tätig werden.

Zwei essenzielle Anforderungen an moderne und sichere Datenspeicher

Punkt 1: Ein zentraler Speicherort sollte immer über einen redundanten Speicher verfügen. Das heißt im Minimum zwei Festplatten, ein Software-RAID oder besser mittels Controller ein Hardware-RAID. Damit es beim Zugriff nicht zu Datenschutzverstößen kommt, ist außerdem ein Berechtigungskonzept angebracht. Hierbei kann man für die zentralisierte Verwaltung einen Domain-Controller auf Windows- oder Linux-Basis einsetzen.

Punkt 2: Das Backup für den Datenserver sollte regelmäßig erfolgen. Für die optimale Kapazität im Datenspeicher bietet sich ein Verfahren aus Differenziell- und Vollbackups an. Ebenfalls sollte immer ein Backup(-ziel) außerhalb des Schuttkegels des Gebäudes aufbewahrt werden. Hierfür empfehlen sich ein Schließfach bei einer Bank, der Tresor zu Hause oder ein Rechenzentrum. Letztere Option ist die optimalste, da das Sichern einfach zu handhaben ist und man einen Teil der Verantwortung auslagert. Auch das Rücksichern ist im Katastrophenfall so am schnellsten zu gewährleisten.

Nun müssen Sie trotz dieser technischen und organisatorischen Ansprüche nicht gleich an einen super-potenten Server denken, der Ihnen als kleines Unternehmen oder als Mittelständler in der Anschaffung und Unterhaltung die Haare vom Kopf frisst.

Zwei Lösungen für Unternehmen zur Datenhaltung und -speicherung

Variante 1: Sie haben eine gute Internetanbindung? Dann lagern Sie die Datenspeicherung komplett in die Cloud aus. Zum Beispiel nach Office365, als DE-Cloud-Variante mit Datenschutz nach der neuen DGSVO. Hier haben Sie alles in einem und noch etwas mehr. Da haben wir Sharepoint, die Datei-/Dokumentverwaltung mit Zugriffsnachverfolgung, und natürlich Word und Excel in der aktuellsten Version und Online, aber auch viele andere nützliche Tools, die Ihnen im täglichen Geschäft weiterhelfen. Erfahren Sie mehr über die Office365-Produkte für Unternehmen.

Variante 2: Ein Network Attached Storage, kurz NAS, von Synology. Dies lagert sicher bei Ihnen vor Ort und bringt nicht nur redundanten Speicherplatz mit, sondern deckt auch die weiteren oben genannten Anforderungen ab, zum Beispiel einen Domain-Controller und die Anbindungsmöglichkeiten an Online- und Offline-Backupziele.

Spielen Sie nicht weiter mit dem Feuer und bringen Sie Ihre Daten in eine sichere und geschützte Umgebung. Unser IT-Team kennt sich mit den Anforderungen von KMUs bestens aus und hat sich auf genau diese Varianten spezialisiert. Sie erreichen uns über unser Kontaktformular.

ERP-Software lohnt sich auch für den Mittelstand, wir erläutern die Hintergründe

Köpfe, Kohle, Kompetenz – Warum der ERP-Einsatz im Mittelstand schwächelt

Der Ansatz, Geschäftsbereiche zu verknüpfen, bereichsübergreifende Prozesse zu definieren und das Ganze mit einer individuell angepassten Software zusammenzufügen – kurz: Industrie 4.0 – wird die Unternehmen und speziell auch den Mittelstand künftig immer stärker prägen.

Genau an dieser Stelle kommen aktuelle und leistungsstarke ERP-Systeme zum Zuge. Im kreITiv-Blog haben wir beschrieben, wie bereits eine Mehrzahl der großen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern irgendeine Art von ERP-System nutzen. Bei KMU, also dem Mittelstand, dagegen verläuft die Entwicklung bislang schleppend. Für Kleinunternehmer mangelt es natürlich oft an der Notwendigkeit, denn ohne langwierige und bereichsübergreifende Prozesse gibt es wenig Nachfrage nach einer digitalen Unterstützung.

In der Tat gäbe es bei vielen Mittelständlern jedoch diesen Bedarf und trotzdem lahmt die Digitalisierung an der Stelle. Woran liegt das?

Kleine Unternehmen – wenige Mittel große ERP-Projekte

 

ERP-Einführung bindet Ressourcen

Ein großes Problem für den Mittelstand ist der beträchtliche Eingriff, den eine ERP-Einführung mit sich bringt. Im Gegensatz zur Implementierung kleinerer, spezialisierter Software erfordern ERP-Systeme ein umfangreiches Einführungsprojekt mit Anforderungsanalyse, langwieriger Planung und notwendigen Übergangsphasen. In dieser Zeit sinkt logischerweise die normale Unternehmensperformance, denn Ressourcen müssen in ein Projekt investiert werden, das sich erst langfristig rentieren kann. Auch bei guter Planung sind Unsicherheiten nicht zu vermeiden und viele Mittelständler haben Ängste, ihren operativen Betrieb länger als nötig zu gefährden.

Personelle Möglichkeiten im Mittelstand

Ein weiterer Punkt sind die geringeren Personalkapazitäten von KMU. Diese stellen einerseits einen zusätzlichen Risikofaktor dar – unerwartete Krankheitsfälle von Schlüsselpersonen können beispielsweise sofort projektgefährdend sein – andererseits erschweren sie den Wissensaufbau. Mit der ERP-Einführung ist ein Wissenstransfer zu den Mitarbeitern verbunden, der auf möglichst viele Schultern verteilt werden sollte, um auch bei Personalabgängen kein Wissen über strukturelle Prozesse zu verlieren.

Hersteller von ERP-Systemen

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist außerdem die Anbieterseite. Zwar gibt es grundsätzlich extrem viele Anbieter auf dem Markt, aber nicht alle erfüllen die Anforderungen, die im deutschen Mittelstand benötigt werden oder sie sind für einen solchen Unternehmer schlichtweg nicht bezahlbar. Hier gilt es, die vorhandenen ERP-Systeme weiterzuentwickeln und mit den Anforderungen des Marktes abzugleichen, denn auch abseits der Großkonzerne lassen sich für ERP-Hersteller ertragreiche Nischen finden. Ohne externe Unterstützung ist die adäquate Auswahl des richtigen Produktes auf dem stark bevölkerten Markt momentan aber sehr schwierig.

Zwar gibt es Initiativen, wie das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, die Informationen und Unterstützung anbieten, doch deren Existenz ist nicht jedem Mittelständler bekannt und auch mit Hilfe externer Partner muss eine grundlegende Bereitschaft auf Seiten der Unternehmer bestehen, die eigenen IT-Prozesse zu modernisieren.

Mit kreITiv in die digitale Zukunft

Als Unternehmen aus dem Mittelstand sollten Sie bei grundlegendem Interesse auf jeden Fall die Entwicklungen auf dem ERP-Markt im Auge behalten, Erfahrungsberichte einholen und sich vor einer Einführung beraten lassen. Das kann sowohl die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse an sich als auch die Möglichkeit zu deren Integration und Digitalisierung betreffen.

Bei diesen Aufgaben stehen Ihnen unsere ERP-Experten gern zur Seite – ob es um Prozessoptimierung, Anforderungsanalyse oder Betreuung des Einführungsprojektes geht und auch bei der Auswahl des richtigen Anbieters können wir Sie gern beraten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Agiles Projektmanagement im Vergleich zu klassischen Ansätzen

Agiles Projektmanagement für ERP-Systeme – Wie geht das?

Wissen Sie, wie die Einführung eines neuen ERP-Systems in Unternehmen normalerweise abläuft? Wir skizzieren den Ablauf für ein agiles Projektmanagement im ERP-Bereich von der Konzeption bis zur Implementierung am Beispiel der fiktiven Schneidereit & Söhne GmbH.

 

Die klassische ERP-Einführung im Fallbeispiel

Die für das Einführungsprojekt zuständigen Schneidereit-Mitarbeiter füllen Seiten über Seiten von Standardvorlagen mit möglichst klar formulierten Anforderungen, die den gewünschten Funktionsumfang des Systems abschließend beschreiben sollen. Diese werden in ein Pflichtenheft gegossen, das vom Auftraggeber und dem Beratungsunternehmen akzeptiert und vertraglich abgesichert wird. Danach wird Phase für Phase des Projektplans abgearbeitet bis das Pflichtenheft in allen Punkten zu ausreichender Zufriedenheit erfüllt wurde.

Immerhin 1/3 der Unternehmen können so glücklich in eine effizientere Zukunft starten. 2/3 aller Firmen begegnen auf diesem Weg jedoch Stolpersteine: Das Projekt verzögert sich, die Kosten explodieren, Krisensitzungen werden anberaumt und im schlimmsten Fall wird das Projekt abgebrochen. Dann können Auftraggeber und -nehmer nur noch hoffen, dass der Vertrag gut genug ausgearbeitet war und niemand finanziell ruiniert wird.

Vielen projektgefährdenden Hürden könnte man mit einem agileren Projektmanagement Herr werden. Was genau darunter zu verstehen ist, erfahren Sie in unserem Artikel zu den Grundlagen agiler Softwareentwicklung. Im Grunde handelt es sich um einen Überbegriff für Ansätze, die Projekte in kleinen Teams Output-orientiert steuern. Der weitere Projektablauf geschieht in Sprints” und wird phasenweise je nach Fortschritt geplant.

Das ermöglicht ein deutlich flexibleres Projektvorgehen, setzt aber auch gegenseitiges Vertrauen voraus. Während sich agiles Projektmanagement in der Softwareentwicklung längst durchgesetzt hat, werden ERP-Projekte oftmals noch immer nach dem etwas angestaubt wirkenden Wasserfallmodell, einem linearen Phasenmodell, durchgeführt. Trauen sich Projektmanager einfach nicht an innovative Ansätze heran oder gibt es gute Gründe dafür?

Agile ERP-Projekte, wie geht das denn?

Ein agilerer Ansatz für die komplexere Einführung von Unternehmenssoftware könnte nach unserem Fallbeispiel folgendermaßen aussehen.

 

Agiles Projektmanagement im Modell

Statt per Pflichtenheft den Leistungsumfang zu definieren, legt Schneidereit & Söhne ein bestimmtes Zeitfenster und Geldbudget fest. In regelmäßigen Abstimmungsmeetings wird der Fortschritt des Projektes analysiert und gemeinsam das weitere Vorgehen beschlossen. Bei knappen Ressourcen ist es unwahrscheinlich, dass jede Anforderung bis ins letzte Detail erfüllt werden kann. Das macht es notwendig, gemeinsam Prioritäten für jede Anforderung festzulegen, wobei höher priorisierte Bestandteile zuerst realisiert werden.

Sind Zeit und/oder Geld aufgebraucht, wird das Projekt (in der Regel) beendet. Doch dann sind die wichtigsten Anforderungen bereits realisiert worden. Nun kann beraten werden, ob sich weiterer Aufwand lohnt, um die verbleibenden „unwichtigen“ Anforderungen noch nachzuliefern. Damit wird der Situation vorgebeugt, dass immer weitere Gimmicks ins ERP-System integriert werden sollen und den Projektrahmen aufblähen.

Durch den oftmals modularen Aufbau von Unternehmenssoftware ist dieser Ansatz prinzipiell gut umsetzbar. Er fördert die Kommunikation der Projektbeteiligten und zwingt das einführende Unternehmen, genauer zu reflektieren, zu welchem Zweck ein ERP-System eigentlich eingeführt werden soll und welchen objektiven Wert einzelne Systembestandteile bieten.

Durch dieses schrittweise Vorgehen, wird der inhaltliche und ökonomische Zweck des nächsten Leistungspaketes regelmäßig hinterfragt, was der steigenden Komplexität der einzuführenden Systeme gerechter wird. Warum wird also nicht immer so vorgegangen?

Woran agile Ansätze scheitern können

Im Gegensatz zum typischen Projekt in der Softwareentwicklung ist der Kunde in eine ERP-Einführung wesentlich stärker eingebunden. Das vereinfacht zwar viele Dinge, etwa bei der Anforderungserhebung, heißt aber auch, dass der Einführungsdienstleister bei der Wahl seines Projektplanungsansatzes stärker auf den Kunden Rücksicht nehmen muss.

  • Lassen die individuellen Gegebenheiten überhaupt einen flexibleren Ansatz zu?
  • Wie verhandelbar sind Preise, Termine oder Anforderungen während des Projektverlaufs?
  • Hat das einführende Unternehmen das nötige Vertrauen, auf die agilen Ansätze einzugehen?

Agile Managementansätze wie Scrum oder Kanban setzen kleine, selbststeuernde Teams voraus. Diese Autonomie erhöht in der Regel die Zufriedenheit der Mitarbeiter, verlangt vom Projektmanagement aber Vertrauen ins Team und die Projektpartner sowie gute Kenntnisse über deren Fähigkeiten. Diese Gegebenheiten bietet allerdings nicht jedes Einführungsprojekt.

Die kundenseitige Bereitschaft zu agilem Projektmanagement kann man nicht immer voraussetzen, auch wenn sich neue Denkansätze schnell per PowerPoint vermitteln lassen. Ebenso kann niemand zu dem sehr hohen Kommunikationsbedarf gezwungen werden. Trotz vieler Vorteile kann es also sein, dass die Umstände eine agile Projektdurchführung nicht zulassen oder die Beteiligten den damit verbundenen Kontrollverlust nicht wünschen, wodurch auf klassische Ansätze zurückgegriffen werden muss.

Klassische oder agile Methoden im Projektmanagement?

Wie entkommt man nun dieser Falle? Die Wahrheit liegt wie so oft in der Mitte. Ein guter Projektmanager sollte auch agile Managementansätze anwenden können. In der Praxis muss im Einzelfall entschieden werden, wo klassisches Vorgehen notwendig ist und projektstabilisierend wirkt und wo durch flexibleres Vorgehen das Projekt effektiv unterstützt werden kann.

Der wichtigste Ansatz ist, sich immer am Kundennutzen zu orientieren, denn der wichtigste Indikator für den Projekterfolg ist letztendlich die erzeugte Wertschöpfung sowie die Zufriedenheit des einführenden Unternehmens mit dem fertiggestellten System. Wir von kreITiv unterstützen Sie gern bei der Planung und Durchführung Ihres eigenen Einführungsprojektes – welcher Managementansatz auch der Beste ist.

Mobile ERP-Software und -Apps für den flexiblen Einsatz in Unternehmen

Mobile ERP-Systeme – Die Datenbank in der Hosentasche

Wie bereits im Blogartikel über digitalisierte Organisationsstrukturen dargestellt, sind ERP-Systeme das digitale Herzstück eines Unternehmens. Die Ursache: Sie ermöglichen den Echtzeitzugriff auf eine breite, konsistente Datenbasis.

Doch was ist mit Unternehmen, deren Geschäftsmodell regelmäßigen Außendienst erfordert? In einer Studie der Trovarit AG aus dem Jahre 2014 gaben immerhin 30% der ca. 2.400 teilnehmenden ERP-Anwender an, auch mobile Anwendungen zu benötigen. Gleichzeitig waren sie mit der Realisierung dieses Punktes am unzufriedensten.

Mobiles Arbeiten ist grundsätzlich nichts Neues und mittlerweile haben auch die meisten ERP-Entwickler mobile Anwendungen entwickelt, mit denen auch unterwegs auf Daten aus dem zentralen System zugegriffen werden kann. Diese existieren sowohl als native als auch Web-Apps – mit allen bekannten Vor- und Nachteilen. Momentan kann ein Smartphone oder Tablet nicht alle ERP-Funktionalitäten vollumfänglich erfüllen, doch einfache Abfragen, etwa von Kundendaten des angeschlossenen CRM-Systems, Produktinformationen oder die Auswertung und grafische Darstellung von Kennzahlen können über Apps, die mit dem zentralen System verbunden sind, realisiert werden. Wie ist der aktuelle Stand im Jahr 2018?

ERP als App – Wofür brauche ich das?

Die mobile Datennutzung kann eine Menge Vorteile mit sich bringen. Nachfolgend einige Geschäftsbereiche, in denen der Mehrwert, aber auch die Gefahren angeschlossener Apps deutlich werden:

 

Vertrieb

Vor allem für den Vertrieb bietet sich ein mobiler ERP-Zugriff an. So können ohne Verzögerung Aufträge ausgelöst, Kundeninformationen abgerufen, Arbeitszeit unterwegs erfasst oder Reisekosten abgerechnet werden.

Das spart Zeit und Papier und ermöglicht es dem Vertriebler, autonom und ohne Rücksprache mit der Zentrale zu agieren. Diese größere Autonomie kann zwar die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, allerdings besteht auch die Gefahr, dass die interne Kommunikation leidet und Informationen, die früher “nebenbei” z. B. am Telefon oder im direkten Kontakt mitkommuniziert wurden, verloren gehen.

Servicemanagement

Besonders relevant ist das Thema auch fürs Servicemanagement. So kann der Servicemanager beim Kunden vor Ort direkt einsehen, ob ein Ersatzteil noch verfügbar ist, ob es für eine Tätigkeit einen verfügbaren Mitarbeiter mit den nötigen Qualifikationen gibt oder ab wann eine weitere Bearbeitung generell möglich ist.

Für den Kunden heißt das schnellere Bearbeitung und höhere Servicequalität und für das Servicemanagement ein schnelleres und autonomeres Arbeiten.

Lagerverwaltung

Eine weitere übliche Anwendung findet sich in der Lagerverwaltung. Hier kann, etwa für eine Inventur, ein Barcodesystem mit Handscannern genutzt werden. Ist dieses ans ERP-System angebunden, können dort hinterlegte Informationen in Echtzeit angepasst werden.

Dadurch können sich Einkauf oder Vertrieb immer an exakten Ist-Größen orientieren. Neben der Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter, können so Lagerbestände reduziert und somit Geld eingespart werden.

Controlling

Auch das Management, das Controlling oder andere Verwaltungsinstanzen können durch mobile Anwendungen entlastet werden, etwa wenn die Anfertigung von Analysen, Auswertungen etc. nicht mehr im Büro, sondern ebenso unterwegs erfolgen kann.

Problematisch ist die damit drohende Vermischung von Berufs- und Privatleben, der viele Mitarbeiter oftmals sehr kritisch gegenüberstehen.

Gefahren der mobilen ERP-Nutzung

Nicht erst seit kurzem ist ein branchenübergreifender Trend zum Cloud Computing zu beobachten. Das gilt sowohl allgemein im Software-Bereich als auch für ERP-Systeme im Speziellen und macht es als technologische Grundlage deutlich einfacher, von mobilen Geräten Zugriff zu erhalten.

  • Die Entwicklung mobiler ERP-Anwendungen ist oft ein schwieriger Spagat: Zum einen soll der Funktionsumfang möglichst groß sein, zum anderen sind gerade auf mobilen Geräten Speicherplatz und Usability einer App wichtige Themen.

    Momentan befinden wir uns in einer Übergangsphase, denn obwohl die technischen Gegebenheiten eine weiterreichende mobile Nutzung ermöglichen würden, werden neue Anwendungen nur langsam integriert. Das liegt vor allem an der relativ langen Lebensdauer von ERP-Systemen, denn diese sind in der Regel für mehrere Jahre in Betrieb. Oft lohnt es sich nicht mehr, Schnittstellen für veraltete Systeme zu entwickeln oder ist deutlich aufwendiger.

  • Das wohl größte Thema bei mobiler Datennutzung ist das Thema Datensicherheit, denn eine Datenübertragung ist immer auch ein potenzieller Angriffspunkt. Datentransfers zwischen mobilen Endgeräten und einer zentralen Datenbank sollten deshalb immer unbedingt verschlüsselt werden.

    Auf das lokale Speichern von Daten sollte grundsätzlich verzichtet werden, denn mobile Geräte können leicht verloren gehen oder gestohlen werden. In einem solchen Fall gehen sensible Informationen verloren und gelangen in falsche Hände. Alternativ können sogenannte Mobile-Device-Managementlösungen die Sicherheit zusätzlich erhöhen. Diese verfügen über eine PIN-gesteuerte Zugriffsbeschränkung und können im Falle eines Diebstahls Daten per Fernzugriff löschen.

Ein mobiles ERP für mein Unternehmen: Ja? Nein? Vielleicht?

Oftmals ist die Anschaffung einer mobilen ERP-App eine Kosten/Nutzen-Abwägung. Ob sich Apps mit ERP-Anbindung lohnen oder nur nette Spielerei sind, ist auch sehr stark von der Art des Unternehmens abhängig. Deutliche Mehrwerte erkennen wir vor allem für Geschäftsbereiche mit sehr starkem Fokus auf Vertriebsaktivitäten beziehungsweise Außendienst allgemein.

Der Markt ist in diesem Bereich momentan sehr stark in Bewegung, was Prognosen schwierig macht. Zu der ohnehin großen Anzahl an ERP-Anbietern kommt nun ein breites Angebot mobiler Anwendungen, deren Funktionalität sehr divers ist. Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz, ist es meist sinnvoll, Produkte desselben Herstellers zu verwenden, da sonst eine unfunktionale und unübersichtliche Anzahl von Insellösungen entstehen kann – ein Problem, das eigentlich durch ERP-Einsatz verhindert werden soll.

Übereilen Sie nicht den Einstieg in die mobile ERP-Nutzung, sondern entwickeln Sie zunächst eine umfassende Mobility-Strategie. Wenn Sie weitere Informationen zu mobiler Unternehmenssoftware und ihrer Einführung benötigen, helfen Ihnen unsere Experten gern weiter.

Wie genau lösen ERP-Systeme man Prozessdenken in Unternehmen aus?

“Sorry, nicht meine Abteilung” – Wie ERP-Systeme das Prozessdenken fördern

Das Denken in ganzheitlichen Prozessen ist ein Ansatz, der wirtschaftliche Organisationsstrukturen von Grund auf erneuert hat. Damit können Arbeitsschritte in logische Organisationseinheiten eingeteilt, wertschöpfende Kernprozesse identifiziert und vorhandene Abläufe optimiert werden. Kein Wunder, dass immer mehr Firmen auf prozessorientierte Ansätze setzen.

Doch auch wenn diese Erkenntnis in den Chefetagen schon längst angekommen ist – wie erzieht man seine Mitarbeiter zum ganzheitlichen Denken? Gut funktionierende Abläufe können eine Menge bewirken, doch letztlich funktioniert Prozessorganisation nur dann, wenn das Konzept nicht abstrakt bleibt, sondern die Mitarbeiter auch auf einer persönlichen Ebene bei ihrer alltäglichen Arbeit erreicht. Dazu kann man sie aber schlecht zwingen. Was also tun?

An diesem Punkt sollte man den Einfluss der eigenen technischen Infrastruktur nicht unterschätzen. Die richtigen Tools, insbesondere natürlich ERP-Systeme, können bei der Einführung von Prozessdenken ein wertvoller Unterstützer sein. Wir möchten ein paar Denkanstöße geben, wie die richtige Unternehmenssoftware nicht nur die Prozesse, sondern auch deren Akzeptanz positiv beeinflussen kann.

Unterstützung von Unternehmensprozessen durch ERP-Software

 

  • Feinmechanik statt Abrissbirne

    Das ERP-System zwingt Sie, jeden Prozess genau zu definieren und den internen Arbeitsablauf an genau diesem zu orientieren. Ohne eine vollständige Prozessbeschreibung kann das Unternehmen auch nicht in der Software abgebildet werden. Das ist zwar extrem aufwändig, macht den Übergang zu einem prozessorientierten Denkansatz aber deutlich leichter und senkt die Fehleranfälligkeit. Beim Mitarbeiter entsteht im Idealfall ein besseres Verständnis für die Unternehmensabläufe, vor allem wenn er in die Prozessdefinition eingebunden ist.

  • Brandschutz statt Feuerlöscher

    Eine Restrukturierung in Form von Prozessen bietet die Möglichkeit, Probleme und Fehler von vornherein zu vermeiden, anstatt im Nachhinein nur auf Probleme zu reagieren. So kann sich das Management wieder um die Planung und strategische Entscheidungen kümmern und muss nicht mehr auf alle Ereignisse im alltäglichen Betrieb reagieren. Die Notwendigkeit für improvisierte Lösungen und der damit verbundene Frust werden verringert.

  • Aktenschrank statt Wühlkiste

    Insbesondere wenn ein Unternehmen den Großteil seiner Tätigkeiten digital durchführt, wird ohne eine einheitliche IT-Unterstützung schnell eine große Anzahl verschiedenster Softwarelösungen benötigt. Das verkompliziert Prozesse, lässt eine unübersichtliche Systemlandschaft entstehen und erzeugt Kosten durch Lizenzgebühren. ERP-Systeme bündeln und verschlanken diese. Zurück bleiben Schnittstellen zu weiterhin notwendigen Drittsystemen, die zentral gepflegt werden können. Die Quintessenz ist: Bessere Prozesse erhöhen die Akzeptanz von Prozessdenken.

  • Gläsernes Unternehmen statt gläserner Mitarbeiter

    Durch eine gute IT-Infrastruktur werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Mitarbeiter sehen durch die übergreifende Prozessstruktur über den eigenen Tellerrand und die eigenen Abteilungsgrenzen hinaus. Dadurch können sie ihren Beitrag an der Gesamtleistung des Unternehmens wahrnehmen und sind nicht mehr nur ein anonymer Teil des Ganzen, wodurch eine stärkere Vertrauensbasis aufgebaut wird. Eine Kultur des Misstrauens, in der nur noch die nötigsten Informationen weitergegeben und persönliche Datensammlungen angelegt werden, schadet langfristig dem Unternehmen.

    ERP-Systeme sind hier natürlich nur ein Baustein, aber sie können helfen, Entscheidungen transparenter und damit nachvollziehbarer zu machen. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Mitarbeiter einer Abteilung auch alle Zugriff auf die gleiche Datenbasis haben.

  • Kommunikation statt Datenübertragung

    Zunächst einmal werden Informationen durch die Unternehmenssoftware intern einfach und schnell weitergeleitet. Das ist für den reibungslosen Ablauf einer durchgehenden Prozesskette sehr zu begrüßen, die persönliche Kommunikation bleibt dabei aber oft auf der Strecke. Doch das muss nicht so sein:

    Bereits die ERP-Einführung erfordert einen erheblichen Kommunikationsaufwand. Statt auf langen E-Mail-Verkehr zu setzen, kommt man um Kollaboration der verschiedenen Abteilungsleiter und Gespräche mit Mitarbeitern auf allen Ebenen in dieser Phase nicht herum. Außerdem bietet das System einen Anlass, die interne Kommunikation neu zu strukturieren und sogar zu verbessern.

    Beim Thema Kommunikation können die Auswirkungen eines ERP-Systems also sehr unterschiedlich sein. Im Sinne des abteilungsübergreifenden Denkens sollte immer darauf geachtet werden, dass persönlicher Kontakt im Arbeitsalltag nicht durch das Senden von Datensätzen ersetzt wird.

ERP-Beratung von kreITiv – Analyse, Einführung, Schulung

Ein ERP-System ist sicher kein Allheilmittel für jedes marode Unternehmen, aber es ist in jedem Fall viel mehr als nur die Inbetriebnahme einer neuen Software. Betrachten Sie eine ERP-Einführung als unternehmerische Chance und nutzen Sie die Gelegenheit, um prozessorientiertes Denken zu fördern. Das erhöht oftmals nicht nur die Unternehmensperformance an sich, sondern kann wie oben beschrieben auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeitermotivation sein.

Wenn Sie sich weiter über die Möglichkeiten von Unternehmenssoftware und speziell die ERP-Systeme informieren möchten, dann kontaktieren Sie uns gern.

Unternehmerische Kontrolle, Planung und Steuerung im ERP-Controlling

Effizientes Controlling mit ERP-Systemen

Umgangssprachlich wird unter dem Begriff „Controlling“ oft nur die Kontrolle gewisser Prozesse oder Unternehmensbereiche verstanden.

Tatsächlich ist das Konzept aber deutlich umfassender zu sehen, und zwar als unternehmerisches Führungssystem, das neben der Kontrolle auch auf die Planung und Steuerung sämtlicher Unternehmensbereiche abzielt.

Für eine gesamte Unternehmenssteuerung ist es daher nötig, nicht nur Daten in einer ausreichenden Qualität aus dem Rechnungswesen, sondern zusätzlich auch aus möglichst vielen weiteren Quellen bzw. Unternehmensbereichen verfügbar zu haben. Mit Hilfe einer gut aufbereiteten Datenbasis kann die Geschäftsleitung respektive das Management sowohl bei der Formulierung der Unternehmensziele, als auch bei der Überprüfung auf deren Zielerreichung, unterstützt werden.

Der Einsatz von ERP-Software im Controlling

Grundsätzlich kann ein ERP-System nur genau die Daten bereitstellen, die in das System eingepflegt werden. Dazu können zum Beispiel auch automatisch erfasste Prozessdaten zählen. Ein ERP-System beinhaltet in der Regel immer die Finanzbuchhaltung, sowie Daten über Transaktionen mit Kunden und Lieferanten.

Neben den Ist-Daten, welche alle wirtschaftlich relevanten Informationen umfassen sollten, können auch Planungsdaten für eine konkret messbare Zielvorgabe eingepflegt werden. Mit einer Gegenüberstellung von Planungs- und Ist-Daten kann die Einhaltung der in der Planung gesetzten Ziele überwacht werden. Eine Abweichungsanalyse ist die Voraussetzung für ein rechtzeitiges Ergreifen von Maßnahmen zum Gegensteuern und letztendlich zum Schließen der Zielerreichungslücke.

Daten und Module für das ERP-System

Im Bereich der ERP-Software hat sich historisch der modulare Aufbau durchgesetzt. Dies ermöglicht es dem Controlling, je nach implementiertem Modul, Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen (z. B. Warenwirtschaft, Vertrieb oder dem Projektmanagement) zu generieren und diese für das gesamte Unternehmen beziehungsweise für flexible, aussagekräftige und automatisierte Berichte bereitzustellen. Eine schnelle Anpassung an sich gegebenenfalls veränderte Rahmenbedingungen ist ebenso ein Vorteil eines ERP-Systems und Grundvoraussetzung für ein gutes Unternehmenscontrolling.

Entscheidend ist jedoch der Vorteil einer gemeinsamen Datenbasis innerhalb eines Unternehmens, welche sowohl die Transparenz und Kommunikation, als auch den Informationsfluss verbessert. Redundante Daten, ein doppelter Erfassungsaufwand (da alle auf die gleiche Datenbasis zugreifen) sowie Inkonsistenten werden damit vermieden und können so ein effizientes und zielführendes Controlling ermöglichen.

Voraussetzungen für ein effizientes Controlling in Unternehmen

Festzuhalten bleibt, dass mit Hilfe eines integrierten ERP-Systems der Aufwand für den Prozess der Informationsbeschaffung und –aufbereitung im Vergleich zu geschlossenen Softwarelösungen aus diesem Bereich minimiert und eine Fokussierung auf die Analyse, Bewertung und Maßnahmenplanung erfolgen kann. Durch solch ein schnelleres und fokussierteres Controlling können Wettbewerbsvorteile schneller generiert und genutzt werden.

Für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems und damit verbunden eines Berichtswesen- und Controllingsystems, sollten Sie einen Überblick über Berichte in Ihrem Unternehmen haben.  Entscheidend ist zu wissen, wann, welcher Mitarbeiter oder externer Adressat, welche Information erhalten muss.

Die kreITiv hilft Ihnen in der ERP-Beratung, die richtigen Fragen zu stellen und Sie bei einem Einführungsprojekt unterstützen.

Die Anforderungsanalyse – Das Projekt vor der ERP-Einführung

Die Anforderungsanalyse – Das Projekt vor der ERP-Einführung

Wer sich mit dem Gedanken beschäftigt, umfangreiche Unternehmenssoftware einzuführen, wird schnell feststellen, dass er sich zunächst eher mit sich selbst als mit ERP-Anbietern beschäftigen muss.

Denn selten scheitert eine ERP-Einführung daran, dass sich kein passender Anbieter findet. Entsprechende Software gibt es mittlerweile in unzähligen Formen, von diversen Anbietern und für alle nur denkbaren Geschäftsbereiche und Unternehmensgrößen. Die üblicherweise vorhandene individuelle Anpassung eines Systems erhöht die Möglichkeiten sogar noch weiter. Woran Projekte tatsächlich scheitern, sind fehlende Vorbereitung, unklare Prozessstrukturen oder die Ablehnung der Mitarbeiter.

Doch viele dieser Probleme lassen sich vermeiden, wenn man die Anforderungsanalyse, die noch vor der Auswahl eines Anbieters stattfindet, ernst nimmt und mit angemessenem Aufwand betreibt. Was sollten Sie dabei beachten?

„Ich kenne doch mein Unternehmen!“ – Wirklich?

Jedes Unternehmen besitzt eine einzigartige Struktur. Diese wird durch die individuelle Beantwortung bestimmter Fragen definiert:

  • Wie ist meine Herangehensweise, wenn unvorhergesehene Probleme auftreten?
  • Setze ich eher auf eine klar definierte Struktur oder auf flache Hierarchien?
  • Wie ist meine technische Ausstattung?

Wächst eine Firma, entsteht aber oftmals zusätzlich zur globalen noch eine untergeordnete Unternehmensstruktur und -kultur; zum Beispiel auf Abteilungsebene. Wurde eine gewisse Größe erreicht – etwa ein Punkt, an dem über die Einführung eines ERP-Systems nachgedacht wird – können sich schon eigenständige Dynamiken entwickelt haben.

Doch warum spielt das überhaupt eine Rolle? Eine komplexe Organisation mit internen organisatorischen, technischen, konzeptionellen oder kulturellen Unterschieden erzeugt eine Menge heterogener Anforderungen. Diese Anforderungsunsicherheit ist ein klarer Widerspruch zur Idee einer fürs gesamte Unternehmen einheitlich funktionierenden Unternehmenssoftware. Das kann ERP-Projekte erheblich verzögern oder im schlimmsten Fall komplett scheitern lassen. Dass solche Projekte teuer werden können, haben wir in einem Blogartikel zu den Kosten von ERP-Systemen schon einmal analysiert.

Mut zur Harmonie! Mit einer passgenauen Anforderungsanalyse

Wie löst man diese internen Widersprüche nun auf? Die Lösung lautet natürlich: Mit einer ausgiebigen Anforderungsanalyse. Denn was eine Gefahr ist, kann gleichzeitig als Chance wahrgenommen werden.

Nutzen Sie diese Chance, um einen Schritt zurückzutreten, Ihr Unternehmen mit all seinen Prozessen, seiner Struktur und seiner Kultur zu analysieren und zu hinterfragen. Externe können hierbei helfen, eine neue Perspektive zu bieten und vor der allzu bekannten Betriebsblindheit zu schützen. Im Idealfall können Sie wichtige Prozesse, vor allem natürlich die, die auch vom ERP-System abgebildet werden sollen, harmonisieren und optimieren.

  • 1. Status Quo

    Versuchen Sie, möglichst ergebnisoffen in eine Anforderungsanalyse zu gehen.

  • 2. Harmonisieren

    Außerdem sollten Sie auch hier schon intensiv wichtige Mitarbeiter („Key User“) mit einbinden, denn diese haben oftmals den besten Einblick in die tatsächlichen Prozessabläufe in ihrem Verantwortungsbereich.

  • 3. Optimieren

    Erst wenn diese ersten Schritte unternehmerischen Wandels erfolgt sind, ergibt es Sinn, sich näher mit der eigentlichen Auswahl eines passenden ERP-Anbieters auseinanderzusetzen.

  • 4. ERP-Auswahl

    Die Auswahl der für Sie optimalen Unternehmenssoftware erfolgt, nachdem die internen Prozesse eingehend betrachtet und die wichtigsten Strukturen abgebildet wurden.

kreITiv – Ihr Analysepartner für die ERP-Einführung

Planen Sie die Einführung eines ERP-Systems, aber haben sich noch nicht mit der Auswahl eines Anbieters beschäftigt? Befindet sich Ihr Unternehmen gerade in der oben beschriebenen Phase unternehmerischen Wandels? Dann sind unsere qualifizierten Berater die richtigen Ansprechpartner für Sie.

Wir können Sie sowohl bei der Analyse Ihrer Prozesse und Anforderungen an ein ERP-System, als auch bei der Auswahl geeigneter Anbieter unterstützen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Geschichte der ERP-Systeme – Vom Mainframe bis in die Cloud

Die Geschichte der ERP-Systeme

ERP-Systeme sind heutzutage ein essentieller Bestandteil in der IT-Infrastruktur von Unternehmen. Sie helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und effizient zu verwalten.

Im Idealfall sind sie flexibel, skalierbar, mit den nötigen Schnittstellen ausgestattet und bilden auf diese Weise die komplette Anforderungs- und Prozesslandschaft eines Unternehmens in digitaler Form ab. Doch dieser umfassende Anspruch wurde erst mit der Zeit entwickelt. Tauchen wir ein in die wechselvolle Geschichte der ERP-Software.

Vom Mainframe bis in die Cloud, ERP-Software im Zeitverlauf

 

  • 60er Jahre: MRP als Pionier der Branche

    Die moderne Fabrikproduktion nahm zu und das Computing wurde geboren. Das führte dazu, dass die Produktion und die Kundenanforderungen besser gesteuert und ausgeglichen werden mussten. Dadurch entstand Software, die als Material Requirements Planning – oder MRP bekannt ist.

    Diese frühen Rechenprogramme halfen, die Fertigung, den Einkauf und die Lieferung zu planen. Sie ermöglichten den Unternehmen, ihre Bestände niedrig zu halten, was wiederum die Menge an gebundenem Geld reduzierte.

  • 70er Jahre: Die Zeit der Großrechner

    Bis 1975 war die MRP-Software in wenigen hundert Unternehmen im Einsatz. Sie war nur für die großen Hersteller erschwinglich und lief auf leistungsstarken Mainframe-Computern.

    Zu dieser Zeit entstand Business-Software, die in Echtzeit funktionierte. Gleichzeitig entwickelte sich der Bereich des rechnergestützten Finanzmanagements, der jedoch von anderen Systemen isoliert war.

  • 80er Jahre: Der Sprung zum MRP II

    In den achtziger Jahren entwickelten sich MRP’s in ihren Fähigkeiten immer weiter und wurde später zu dem, was man MRP II oder Manufacturing Resource Planning nannte. Es kamen weitere Fertigungsprozesse und eine größere Leistungsfähigkeit hinzu, insbesondere im Bereich der Kapazitätenplanung.

  • 90er Jahre: Die Geburt des ERP-Begriffs

    In den 1990er Jahren wurde das Akronym ERP – für Enterprise Resource Planning – erstmals eingesetzt. Geprägt von der Gartner-Gruppe, beschrieb es Software, die MRP und MRP II um Funktionalitäten wie Engineering, Finanzen und Rechnungswesen, Personal- und Projektmanagement erweiterte.

    Der drohende Y2K-Computerfehler und die bevorstehende Einführung des Euro bewegte viele Unternehmen dazu, ihre ERP-Software noch vor dem Jahr 2000 zu aktualisieren oder komplett neue ERP-Systeme einzuführen und damit einen zwingend nötigen weiteren Digitalisierungsschritt zu unternehmen.

  • 2000er Jahre: Die Entwicklung zum Komplettsystem

    Zu den Erweiterungen ab dem Jahr 2000 gehörten die Integration von Supply Chain Management, Customer Relationship Management und Business Intelligence. Parallel dazu entwickelte sich in den frühen 2000er Jahren die Interaktion über mobile Geräte und es entstanden verlässliche webbasierte Funktionalitäten.

  • Heute: Mobil und in der Cloud

    Heute sind ERP-Systeme sehr weit fortgeschritten, hochflexibel und skalierbar. Sie sind oft cloud-basiert und ermöglichen über einen Webzugriff auch auf mobilen Endgeräten einen vollen Funktionsumfang und damit ein ortsunabhängiges Arbeiten. Moderne ERP-Lösungen beschränken sich nicht nur auf Fertigungs-, Lieferketten-, Finanz- und Rechnungswesen, sondern auch auf andere Bereiche.

    Die heutigen ERP-Systeme erlauben auch komplexe Berichterstattung, Vertriebs- und Marketingautomatisierung, CRM, E-Commerce sowie Service- und Garantiemanagement.

Und was kann Ihr ERP-System?

Unternehmen aller Größen und aus jeder Branche können von ERP-Systemen profitieren. Ob smartes ERP oder KI-ERP, wir von kreITiv verfolgen auch in Zukunft alle Trends aus dem ERP-Bereich und beraten Sie gerne für Ihre persönliche und maßgeschneiderte Lösung.

Die Digitalisierung stellt Unternehmen vor Herausforderungen

Die Herausforderungen der Digitalisierung – Erkennen und gezielt überwinden

Seien es Wirtschaftsnachrichten oder die mittlerweile omnipräsenten politischen Debatten: Digitalisierung ist ein fester Bestandteil des Anforderungskataloges für Unternehmen weltweit geworden. Die rasche Entwicklung von Technologien wie Cloud Computing, Big Data und natürlich die sog. Industrie 4.0 werden stets als Treiber der Digitalisierung genannt.

So vielversprechend, wichtig, ja sogar unumgänglich dieser Trend aber ist, so birgt er doch einige Risiken und Herausforderungen, welche wir hier (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) kurz beleuchten wollen.

Ohne IT gibt es kein Business

Wie eingangs erwähnt, sind es Technologien – genau genommen Informationstechnologien – also IT, die die Basis jedweder digitaler Daten, deren Erstellung und Verarbeitung darstellen. Kennt man die Nutzungsmöglichkeiten zu seinen Anwendungsfällen also kaum oder gar nicht, gerät man schnell ins Straucheln.

Ist alles mit IT durchdrungen, so muss diese skalierbar und äußerst robust aufgestellt sein. Ohne Skalierbarkeit fehlt die notwendige Dynamik, ohne Robustheit leidet die Arbeitsqualität, die Qualität und Quantität der Daten und im Worst Case, d.h. ohne funktionierende IT, das ganze Unternehmen, was sehr schnell das Aus sein kann.

Ohne Ideen und Erfahrung sind nur Daten digital

Digitalisierung bedeutet längst nicht mehr nur das Umwandeln von analogen in digitale Daten. Vielmehr ist die vernetzte Nutzung, speziell das gezielte automatische Auswerten eben dieser Daten der Kerntenor. Es sind also individuelle Ideen zur Abbildung und Weiterentwicklung der von Daten getriebenen Geschäftsprozesse durch Technologien notwendig, um nicht den Anschluss an den Wettbewerb zu verlieren.

Ob nun analog oder digital, die Qualität – z.B. die Vertrauenswürdigkeit – der Daten ist essentiell um mit ihnen gut zu arbeiten. Fehlentscheidungen auf Basis fehlerhafter oder gar gezielt veränderter Daten können bei dem hohen Tempo fatal werden. Die Basis jeder Dynamik sind saubere Anfangs- und Randdaten, selbst robuste Algorithmen helfen hier nicht.

Achten Sie daher auf hochwertige und vertrauenswürdige Quelldaten und sichern Sie deren Integrität in Ihren eigenen Systemen.

Nicht alle Daten darf man uneingeschränkt nutzen

So grenzenlos einem die Möglichkeiten der Datenauswertung z.B. im Falle des Marketings und Vertriebs durch die schier unendlichen Datenquellen wie etwa Google, Amazon oder Facebook erscheinen, so muss diese Euphorie doch gebremst werden.

Gerade in Deutschland ist die Sensibilität für personenbeziehbare und personenbezogene Daten äußerst hoch. Der Gesetzgeber räumt dem „Auswertungsobjekt“ Mensch daher weitreichende Rechte zur Einsicht und zur Löschung erhobener Daten ein.

Ergo: Achten Sie bei allen Digitalisierungsvorhaben auf die restriktiven Rahmenparameter Datenschutz und Compliance.

Der Mitarbeiter versus die Status LED

Offensichtlich transformiert die Digitalisierung von Geschäftsprozessen die Arbeitsweisen eines jeden von uns. Tätigkeiten wie das Erheben von Daten, deren Auswertung bis hin zur Ableitung optimaler Entscheidungen werden durch Sensorik, heuristische Algorithmen und künstliche Intelligenz immer mehr Aufgabe von Maschinen.

Studie zum jährlichen Lagebild zur Digitalen Gesellschaft

Zugang, Nutzung, Kompetenz und Offenheit in Bezug auf die Digitalisierung in Deutschland,
weitere Informationen zum D21-Digital-Index 2016, Bildquelle: Initiative D21 (CC BY 2.0)

Wo platzieren wir hier den Menschen als Arbeitnehmer? Degradieren wir ihn zur finalen Prüfinstanz maschineller Abläufe? Als ITler stellt sich der Autor einen dumpf auf Status LEDs blickenden Techniker vor. Oder ist der Mensch nur noch der Innovator, ein Komponist der vorhandenen und aufkommenden Technologien? Dies ist eine gesellschaftliche Herausforderung, welcher wir uns gemeinsam stellen müssen.

Aber auch abseits von diesen Zukunftsgedanken (um nicht von einer Dystopie zu sprechen) erleben wir schon im Jetzt durch die Always On Mentalität, smartphonegetriebene Techniksklaven sowie die Möglichkeit, uneingeschränkt von Zeit und Ort arbeiten zu können, eine Verschiebung dessen, was wir geregelte Arbeit nennen.

Die Herausforderung ist es also, auch die Arbeitnehmer mit zu transformieren – d.h. Kompetenzen und Wissen im Sinne der Technologien aufzubauen – ohne dass sie selbst zu phantasielosen Robotern mutieren.