Blogartikel zum Schlagwort: Enterprise Resource Planning

Digitalisierte Geschäftsprozesse mit ERP-Systemen für Unternehmen

ERP-Systeme – Digitaler Segen für den Mittelstand

Durch die sich heutzutage oftmals schnell ändernden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in Anbetracht der Globalisierung sehen sich sowohl klein- und mittelständische, als auch Großunternehmen mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Der zunehmende Wettbewerbsdruck und die damit verbundene Prämisse der Effizienzsteigerung und Senkung von Produktionskosten sind dabei die größten Herausforderungen.

Um diese effizient und effektiv bewältigen zu können, ist der Einsatz von adäquaten Informations- und Kommunikationssystemen essenziell. Speziell Enterprise-Resource-Planning-Systeme sind zu einem wichtigen Instrument der Unternehmen geworden. An diesem Punkt stellen die Auswahl und Einführung von ERP-Systemen besonders komplexe Projekte für Unternehmen dar. [1]

Was bezeichnet ein ERP-System und was sind seine Funktionalitäten?

Enterprise-Resource-Planning bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern.

Gewährleistet wird hiermit ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe. Dabei unterstützen ERP-Systeme die verschiedenen internen Kerngeschäfts- und Unterstützungsprozesse eines Unternehmens, um diese Aufgaben zu lösen.

Ziel ist es, die Produktivität und Qualität der Erzeugnisse sowie die internen Prozesse zu steigern, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten und nebenbei die Kapitalbindung zu senken. Aufgrund der großen Komplexität der Aufgaben sowie der Vielzahl an Daten und Schnittstellen ist dies heutzutage nur noch mithilfe von IT-Systemen auf Basis einer modernen Informations- und Kommunikationstechnik zu erledigen. [2]

Flexible Softwaresysteme führen alle Geschäftsprozesse zusammen

ERP-Systeme sind dementsprechende Informationssysteme, welche die wichtigsten Geschäftsprozesse und Geschäftsregeln aller betrieblichen Funktionen in einem einzigen Softwaresystem abbilden und zusammenführen. Die Prozesse werden dahingehend teilweise oder ganz automatisiert. Die Daten von Geschäftsaktivitäten, werden in einer zentralen Datenbank erfasst und unternehmensweit zugänglich gemacht. Diese können anschließend flexibel gesammelt, gespeichert, verwaltet und verarbeitet werden.

Dabei wird ermöglicht, die Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.) hinweg zu teilen, welche diese Daten bereitstellen. Es erleichtert damit den Informationsfluss zwischen allen Unternehmensfunktionen und bietet eine ständig aktualisierte Sicht auf die Kerngeschäftsprozesse. Im Detail können folgende Unternehmensressourcen überwacht werden: Bargeld, Rohstoffe, Produktionskapazität – ebenso wie der Status der geschäftlichen Verpflichtungen: Aufträge, Bestellungen und Gehaltsabrechnungen. [3]

Die Funktionalität von ERP-Systemen wird in voneinander abhängigen Softwaremodulen angeboten. Diese Module gliedern sich nach den grundlegenden Kern- und Unterstützungsprozessen, die sie beinhalten. Sie sollten alle Geschäftsprozesse der betrieblichen Funktionen vollkommen abbilden. Eine durchgehende Integration und eine Abkehr von Insellösungen in den jeweiligen Bereichen führen zu einem ganzheitlichen ERP-System, in dem Ressourcen unternehmensweit verwaltet werden können.

Typische Funktionsbereiche einer ERP-Software sind dabei:

  • Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition)
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Forschung und Entwicklung
  • Stückliste
  • Produktion bzw. Produktionsplanung und -steuerung
  • Controlling
  • Verkauf
  • Produktdatenmanagement
  • Bedarfsermittlung
  • Personalwirtschaft
  • Marketing
  • Stammdatenverwaltung

Vorteile von ERP-Systemen

Wesentliche Vorteile von ERP-Systemen sind die gemeinsame, einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen quer durch das gesamte Unternehmen. Diese verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Sowohl Redundanzen, Inkonsistenzen, als auch doppelter Erfassungsaufwand werden somit beseitigt.

Der modulare Aufbau eines ERP-Systems vernetzt somit die Daten verschiedener Unternehmensbereiche. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen und profitieren von einheitlichen und vollständigen Informationen.

Wesentliche Vorteile sind die Verbesserungen im Controlling und Berichtswesen. Mittels vollständigen, verlässlichen und aktuellen Zahlen aus allen Abteilungen resultieren dank des vernetzten ERP-Systems flexible und aussagekräftige Berichte. Dabei bietet es im Regelfall sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen. Das ermöglicht ein adäquates Reporting zur Steuerung aller Unternehmensbereiche. Somit sind alle Ebenen jederzeit auskunftsfähig, vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zur Sachbearbeitung.

Alles wird automatisiert – Die Zukunft des ERP-Bereichs

Schon bei der Einführung eines ERP-Systems werden alle Arbeitsabläufe und Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Dabei kommt es in den meisten Fällen zu einer erheblichen Prozessoptimierung.

  • Die Software unterstützt häufig Best Practices und die Einhaltung von Compliance-Regeln. Die geforderten Verfahrensdokumentationen vom Gesetzgeber erledigt das System nebenbei mit, weil es alle Aktivitäten protokolliert.
  • Da ERP-Systeme Prozesse rationell verarbeiten, gehören Fehlerquellen der Vergangenheit an. Die verarbeiteten Daten werden nicht mehr doppelt erfasst und es entstehen keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen.
  • Rechnungen sind durch die ERP-Software automatisiert, vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Abrechnungsdaten aus dem System übernommen werden.
  • Reporting und Controlling bekommen keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt. Daraus resultiert Zeitersparnis, da Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten wegfallen.
  • Der Suchaufwand verringert sich.
  • Einsparungen bedeuten auch einen Wettbewerbsvorteil. Schnellere, flexible Unternehmen ziehen an langsameren Konkurrenten vorbei.
  • Die aufgrund dessen reibungslos ineinandergreifenden Unternehmensabläufe reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm. Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen sind durch Ressourcenoptimierung möglich. Unnötige Lagerhaltung oder Vorhalten von Personal werden vermieden. Das elektronische Rechnungswesen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und die digitale Archivierung von Dokumenten spart Platz, Büromaterial und Zeit. [4]

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Quellen

  • Leyh, C. (2015): ERP-Systeme erfolgreich einführen. Ein Leidfaden für KMU, Broschüre von eBUSINESSLOTS in Dresden.
  • Ehrenberg G./Buchmann, K. (2013): ERP-Einführung, in ERP Management, Nr. 1/2013, S. 60-61.
  • Ebel B. (2002): Produktionswirtschaft, Herne
  • Fandel, G., Gubitz, K. (2008): ERP-Systeme für Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen: ERP-Marktstudie, 1. Auflage
  • Heymann-Reder, D. (2015): 10 Vorteile von ERP Software. Warum es sich lohnt, ERP-Software einzusetzen, in: ScopeVision Blog, https://www.scopevisio.com/blog/erp/10-vorteile-von-erp-systemen/ (10.10.2018).

[1] Vgl. Leyh, C. (2015), S. 1

[2] Vgl. Ebel B. (2002), S. 1

[3] Vgl. Fandel, G., Gubitz, K. (2008), S. 2-3

[4] Vgl. Heymann-Reder, D. (2015)