Blogartikel zum Schlagwort: Digitalisierte Geschäftsprozesse

Verbesserungsprozesse mit ITIL als Best Practices im Service-Management

ITIL – Best Practice im Service-Management

Das Schöne an Fehlern ist: Wenn alles richtig läuft, muss man sie nur einmal machen. Positiv formuliert kann und sollte man von den Erfahrungen und Erkenntnissen seiner Vorgänger lernen – und das überall im Leben. Für den IT-Service-Bereich wurde Ende der 80er Jahre dafür ITIL entworfen, das seit 2007 in seiner dritten Version ITIL V3 existiert, 2011 erneut aktualisiert wurde und nun meistens schlicht als “ITIL” ohne weiteren Namenszusatz bezeichnet wird.

Die Abkürzung steht für “Information Technology Infrastructure Library” und soll mehr als eine Sammlung praxiserprobter und bewährter Standardverfahren und weniger als festgeschriebenes Regelwerk verstanden werden. Es ist daher völlig in Ordnung, ITIL im Unternehmen an seine individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten anzupassen, wenn dies zu einer besseren Serviceleistung beiträgt. Ziel ist es, möglichst wirtschaftlich zu arbeiten und dabei hohe Qualitätsstandards einzuhalten.

Ursprünglich war es ein von der Central Computing and Telecommunications Agency (CCTA), einer britischen Behörde, entwickelter Katalog bewährter Best-Practise-Methoden. Mittlerweile existieren fünf Bände, die nach den fünf Kernbereichen von ITIL benannt sind und noch immer sehr allgemeingültige Empfehlungen enthalten.

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse mit ITIL

Strategie, Design, Überführung, Betrieb und Verbesserung im ITIL-KreislaufZentraler Ansatzpunkt des Konzeptes ist dementsprechend die kontinuierliche Verbesserung der geleisteten Servicequalität, wie im Bild rechts, dem ITIL Service Lifecycle, ersichtlich wird. Die weiteren Bausteine sind:

  • Service-Strategie bezeichnet die Definition des Service aus Geschäftsperspektive, inklusive finanzieller Aspekte.
  • Service-Design bezeichnet die Entwicklung der Servicearchitektur aus operativer Perspektive. Es überträgt die Servicestrategie in eine konkrete Serviceleistung und definiert die dazu notwendigen Prozesse und Spezifikationen.
  • Service-Überführung bezeichnet die konkrete Umsetzung des Designs. Es beinhaltet daher neben dem Änderungsmanagement die Freigabe, Prüfung, das Testing und letztlich die Abnahme des Service. Da ITIL von kontinuierlicher Verbesserung ausgeht, findet diese Phase regelmäßig und nicht nur zur Einführung des Service statt.
  • Service-Betrieb bezeichnet die operative Tätigkeit, also die eigentliche Leistungserbringung.

Die Grundstruktur folgt dabei dem Deming Cycle, der auch aus dem Qualitätsmanagement bekannt ist und nach dem Muster “Plan – Do – Check – Act” auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist.

ITIL Zertifizierung für IT-Unternehmen

Mittlerweile hat sich ITIL zum De-Facto-Standard im IT-Service-Management entwickelt und wird in viele weitere Modelle (z. B. ISO 20000 und das Microsoft Operations Framework) einbezogen. Das lag zum einen am zunehmenden Qualitätsbewusstsein der Servicemanager und zum anderen am Bedarf einer gemeinsamen Terminologie in diesem Bereich. Der Erfolg rührt auch daher, dass für die Nutzung die Unternehmensgröße und -struktur nicht zwangsläufig eine Rolle spielen. Theoretisch kann der kleine IT-Dienstleister es genauso gut nutzen und davon profitieren, wie der weltweit agierende Großkonzern.

Auch unsere IT-Infrastruktur-Abteilung orientiert sich an diesen Grundsätzen. Haben Sie Fragen rund ums Thema ITIL? Unsere Berater sind ITIL-zertifiziert und helfen Ihnen gern weiter.

Egal ob IT, Prozesse oder Marketing - kreITiv unterstützt auch Sie bei der Digitalisierung

Digitalisierung und wie sich Vertrieb verändert

Im Vertrieb hat man bekanntermaßen sehr viel Kundenkontakt, leistet Überzeugungsarbeit und repräsentiert ein Unternehmen. Bei kreITiv nicht anders – vom Dresdner IT-Systemhaus zum Lösungsanbieter für den Digitalausbau unserer Kunden, deren Anforderungen immer komplexer und individueller werden, hat sich der Vertrieb in Zeiten der Digitalisierung verändert.

Informationen zu jeder Zeit und überall

Heutzutage ist jeder Mensch in der Lage, sich schnell und einfach via Internet über ein Produkt und dessen Features sowie Besonderheiten zu informieren. Zusätzlich ist der Vergleich von Dienstleistungen, Produkten und dem Unternehmen selbst ein Kinderspiel.

Ein weiterer Fakt ist, dass sich die Chefetage in aller Regel über die eigenen Probleme im Unternehmen bewusst ist und selten jemanden braucht, um diese „Schmerzen“ aufzudecken. Vielmehr sucht sie einen passenden und langfristigen Partner für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und Unterstützung auf ihrem Weg zur Lösung.

Mitarbeiter als Wissensträger in der Digitalisierung

Jeder einzelne Mitarbeiter, aus den unterschiedlichsten Abteilungen zu einer Organisation zusammengefügt, ist ein wichtiger Wissensträger. Dieses Wissen verfügbar zu machen und zu bündeln, ist heute eine enorm wichtige Aufgabe.

Ich habe beispielsweise kein großes Wissen im Bereich der Softwareentwicklung, mein Kollege allerdings ist Profi, hat dafür aber wiederum keine vertrieblichen Kenntnisse. Nehme ich ihn mit zum Kundentermin, so werden wir zu einem unschlagbaren Vertriebsteam. Wir sprechen mit dem Kunden über seine eigene individuelle Softwarelösung, die mit nichts vergleichbar ist und ganz nebenbei erfährt er Wertschätzung, Authentizität und Verbindlichkeit.

Selbst die beste Referenz im Vertrieb sein

Oft werde ich berechtigterweise in Kundengesprächen nach Referenzen gefragt. Nun kann man vom zuletzt größten abgeschlossenen Projekt mit der gewissen Story kommen, was manchmal auch absolut notwendig ist. Doch meist helfe ich meinen Kunden schon damit, aufzuzeigen wie ich selbst arbeite.

  1. Ortsungebunden im Firmennetzwerk arbeiten
  2. Überall unter der Festnetznummer des Büros erreichbar
  3. Papierlos unterwegs sein

Das sind optimale Einstiege in die Erklärung der digitalen und mobilen Welt des Arbeitens und all dem damit verknüpften Nutzen. Wir sind selbst unsere beste Referenz.

Wir verstehen Sie und Ihre Digitalisierungsprojekte!

Wir haben selbst viele Stolpersteine auf dem Weg zum digitalen IT-Spezialisten überwinden müssen. Wir wissen, was es bedeutet, plötzlich arbeitsunfähig oder abhängig von Hardware im Haus zu sein. Auch fällt das Umdenken in Richtung des papierlosen Büros schwer. Hierbei die passenden Lösungen parat zu haben zeichnet einen professionellen Partner aus. Dabei stellt das Mitnehmen der Mitarbeiter bei Einführung digitaler Geschäftsprozesse die wohl wichtigste und größte Herausforderung dar. Das wissen wir und richten unser Handeln nach genau diesen Aspekten aus.

Als Spezialist in der Beratung digitaler Geschäftsprozesse und Lösungsanbieter, sind wir als kreITiv GmbH der ideale Partner für Ihre Anforderungen. Für Sie bedeutet das konkret, dass Sie von unserem Know-how profitieren und Ihre Wettbewerbsvorteile aufdecken und optimal nutzen können.

Sie erreichen uns mit Ihren Fragen und Anliegen zur Digitalisierung über unser > KONTAKTFORMULAR

Im Mai 2018 tritt die DSGVO in Kraft. Wir unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung.

Die EU-DSGVO – Segen für Verbraucher, Herausforderung für Unternehmen

Ab dem 25. Mai 2018 gilt europaweit die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In Kraft getreten ist sie bereits vor etwa zwei Jahren am 24. Mai 2016. Eine lange Zeit also für Unternehmen, Behörden, öffentliche Stellen und Vereine oder Verbände diese umzusetzen, müsste man meinen.

Doch wie es in der Natur des Menschen liegt, schieben wir Dinge gern auf und das ganz besonders dann, wenn wir wissen, dass wir noch viel Zeit dafür haben. Im Frühjahr 2018 sind nun viele Unternehmen spät dran und kommen bei der Umsetzung gut ins Schwitzen. Die meisten haben den Aufwand wahrscheinlich gehörig unterschätzt oder waren sich gar nicht bewusst, dass die Gesetzesänderung auch in ihren Geltungsbereich fällt.

“Nur rund jedes achte Unternehmen wird nach eigener Einschätzung bis zum Stichtag die Vorgaben der DSGVO vollständig umgesetzt haben”, sagt der deutsche Verband der Digitalwirtschaft Bitkom.

Die DSGVO ist für die Verbraucherseite eine große Errungenschaft und ein wichtiger Meilenstein für den europäischen Datenschutz. Für Unternehmen und Organisationen stellt die Umsetzung aber eine große Herausforderung dar. Einen groben Überblick über die Datenschutzgrundverordnung und die Herausforderungen für Unternehmen wollen wir in diesem Blogartikel geben.

Was sind eigentlich personenbezogene Daten nach DSGVO?

Allgemein formuliert gelten alle Informationen als personenbezogen, die sich auf “identifizierte oder identifizierbare lebende Personen” beziehen. Somit legt die EU diese Verordnung sehr weit aus. Neben Name, Anschrift und E-Mail-Adresse gelten als solche auch Ausweisnummer, Standortdaten, IP-Adressen, Cookie-Kennungen, Werbe-IDS und Gesundheitsdaten aus Krankenhäusern oder bei Ärzten, die zur eindeutigen Identifizierung einer Person führen könnten.

Erst wenn die Daten so anonymisiert wurden, dass auch mit größerem Aufwand keine Rückschlüsse mehr auf die betroffenen Personen gezogen werden können, gelten Daten als nicht mehr personenbezogen. Genau das stellt für Unternehmen in der Praxis durchaus einen sehr großen Aufwand dar. Was muss also beim Umgang mit personenbezogenen Daten beachtet werden?

Die 6 Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Grundlegend ist das Verarbeiten von personenbezogenen Daten verboten, wenn nicht eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
  2. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
  3. Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen zu schützen.
  4. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.
  5. Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.
  6. Die betroffene Person hat ihre Einwilligung gegeben.

Die Einwilligung ist durch die DSGVO für Unternehmen nun kompliziert geworden. Sie ist schwerer zu bekommen, muss aufwendig belegt werden und muss jederzeit widerrufbar sein.

Worauf müssen Unternehmen jetzt achten?

Mit der Neuregelung sind also der Aufwand und die Anforderung für die Verarbeiter erheblich gestiegen. Der Umgang mit Daten ist in Zeiten der Digitalisierung so alltäglich geworden, dass man schnell übersieht, ob und wann man tatsächlich mit kritischen Informationen hantiert. Jeder, der Informationen über Personen speichert, ist nun in der Bringpflicht. Das gilt nicht nur für IT-Unternehmen, sondern bspw. auch für Ärzte, Friseure, Wäschereien und Vereine. Dabei gibt es viel zu beachten und es winken hohe Bußgelder bei Nichteinhaltung.

  • Ein erster Schritt sollte sein, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn dieser notwendig ist. Er ist Pflicht, wenn z. B. Kunden- und Mitarbeiterdaten automatisiert, also per EDV, verarbeitet werden. Für kleinere Unternehmen macht die Verordnung Ausnahmen. Sind weniger als neun Personen damit beschäftigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, braucht es keinen Datenschutzbeauftragten. In Abhängigkeit von der Sensibilität der Daten, kann er aber in speziellen Fällen doch notwendig sein.

  • Vorgesehen ist auch das Anlegen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten. Hört sich hochtrabend an, ist am Ende aber nur eine einfache Tabelle, in der aufgelistet wird, welche Daten wann, wie und warum im Unternehmen erhoben werden; etwa die Daten seiner Kunden: Name, Adresse, Telefonnummer.

  • Darüber hinaus muss der Weg der Daten dokumentiert werden, von der Erhebung, Speicherung bis hin zur Nutzung. Diese Prozessdokumentation und -analyse soll bei der Identifikation von Fehlerstellen und der Optimierung von Abläufen helfen. Augenmerk sollte darauf gelegt werden, wie die Daten erhoben und verarbeitet werden. Letzteres ist über die DSGVO nun neu und komplex geregelt, speziell wie und worauf Betroffene einwilligen.

Datenauskunft, Datenschutzfolgenabschätzung und weitere Anforderungen

Den Betroffenen räumt der Gesetzgeber nun alle Möglichkeiten ein, weitreichende Auskunft über ihre Daten zu erhalten und ggf. das sofortige und permanente Löschen zu veranlassen.

Werden sehr sensible Daten verarbeitet – etwa in Arztpraxen oder durch Versicherungsmakler – ist nach DSGVO eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen. Das gilt für alle Unternehmen, die eine Identifizierung und Kategorisierung der Person nach Themen wie zum Beispiel Sexualität, Krankheiten, Finanzen, rassische oder ethnische Herkunft oder politischen Ansichten ermöglichen – denn hier besteht ein besonders hohes Risiko für die Betroffenen, wenn diese Daten missbraucht werden.

Für Unternehmen empfiehlt sich künftig das Dokumentieren aller Anstrengungen im Bereich des Datenschutzes.

  • Welche Firewall wird benutzt?
  • Welche Verträge wurden mit Dienstleistern geschlossen?
  • Welche Seminare hat der Datenschutzbeauftragte besucht?

Bei guter Dokumentation und erkennbarer Bemühung, seiner Verpflichtung nach Datenschutz nachzukommen, bestehen gute Chancen, auch im Falle eines Vergehens ohne Bußgeld davonzukommen. Entsprechende Auskünfte sollten man aber umgehend erteilen und Unterlagen lückenlos vorlegen können.

Die neuen Dokumentations-, Nachweis- und Rechenschaftspflichten, die Auskunftspflichten gegenüber Betroffenen und erst recht die Herkulesaufgabe einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung sollte jedes Unternehmen schnellstens in Angriff nehmen. Dazu gehört mindestens die Lektüre des Rechtstextes selbst beziehungsweise eines juristischen Ratgebers. Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich außerdem die Hinzuziehung interner oder externer Rechtsberatung. Das Team der kreITiv unterstützt Sie gern bei der Konzeption datenschutzkonformer IT-Systeme und Softwarelösungen. Mit dem kreITiv-DSGVO-Paket passen wir Ihre Webseite rechtskomform an.

ERP-Software lohnt sich auch für den Mittelstand, wir erläutern die Hintergründe

Köpfe, Kohle, Kompetenz – Warum der ERP-Einsatz im Mittelstand schwächelt

Der Ansatz, Geschäftsbereiche zu verknüpfen, bereichsübergreifende Prozesse zu definieren und das Ganze mit einer individuell angepassten Software zusammenzufügen – kurz: Industrie 4.0 – wird die Unternehmen und speziell auch den Mittelstand künftig immer stärker prägen.

Genau an dieser Stelle kommen aktuelle und leistungsstarke ERP-Systeme zum Zuge. Im kreITiv-Blog haben wir beschrieben, wie bereits eine Mehrzahl der großen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern irgendeine Art von ERP-System nutzen. Bei KMU, also dem Mittelstand, dagegen verläuft die Entwicklung bislang schleppend. Für Kleinunternehmer mangelt es natürlich oft an der Notwendigkeit, denn ohne langwierige und bereichsübergreifende Prozesse gibt es wenig Nachfrage nach einer digitalen Unterstützung.

In der Tat gäbe es bei vielen Mittelständlern jedoch diesen Bedarf und trotzdem lahmt die Digitalisierung an der Stelle. Woran liegt das?

Kleine Unternehmen – wenige Mittel große ERP-Projekte

 

ERP-Einführung bindet Ressourcen

Ein großes Problem für den Mittelstand ist der beträchtliche Eingriff, den eine ERP-Einführung mit sich bringt. Im Gegensatz zur Implementierung kleinerer, spezialisierter Software erfordern ERP-Systeme ein umfangreiches Einführungsprojekt mit Anforderungsanalyse, langwieriger Planung und notwendigen Übergangsphasen. In dieser Zeit sinkt logischerweise die normale Unternehmensperformance, denn Ressourcen müssen in ein Projekt investiert werden, das sich erst langfristig rentieren kann. Auch bei guter Planung sind Unsicherheiten nicht zu vermeiden und viele Mittelständler haben Ängste, ihren operativen Betrieb länger als nötig zu gefährden.

Personelle Möglichkeiten im Mittelstand

Ein weiterer Punkt sind die geringeren Personalkapazitäten von KMU. Diese stellen einerseits einen zusätzlichen Risikofaktor dar – unerwartete Krankheitsfälle von Schlüsselpersonen können beispielsweise sofort projektgefährdend sein – andererseits erschweren sie den Wissensaufbau. Mit der ERP-Einführung ist ein Wissenstransfer zu den Mitarbeitern verbunden, der auf möglichst viele Schultern verteilt werden sollte, um auch bei Personalabgängen kein Wissen über strukturelle Prozesse zu verlieren.

Hersteller von ERP-Systemen

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist außerdem die Anbieterseite. Zwar gibt es grundsätzlich extrem viele Anbieter auf dem Markt, aber nicht alle erfüllen die Anforderungen, die im deutschen Mittelstand benötigt werden oder sie sind für einen solchen Unternehmer schlichtweg nicht bezahlbar. Hier gilt es, die vorhandenen ERP-Systeme weiterzuentwickeln und mit den Anforderungen des Marktes abzugleichen, denn auch abseits der Großkonzerne lassen sich für ERP-Hersteller ertragreiche Nischen finden. Ohne externe Unterstützung ist die adäquate Auswahl des richtigen Produktes auf dem stark bevölkerten Markt momentan aber sehr schwierig.

Zwar gibt es Initiativen, wie das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, die Informationen und Unterstützung anbieten, doch deren Existenz ist nicht jedem Mittelständler bekannt und auch mit Hilfe externer Partner muss eine grundlegende Bereitschaft auf Seiten der Unternehmer bestehen, die eigenen IT-Prozesse zu modernisieren.

Mit kreITiv in die digitale Zukunft

Als Unternehmen aus dem Mittelstand sollten Sie bei grundlegendem Interesse auf jeden Fall die Entwicklungen auf dem ERP-Markt im Auge behalten, Erfahrungsberichte einholen und sich vor einer Einführung beraten lassen. Das kann sowohl die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse an sich als auch die Möglichkeit zu deren Integration und Digitalisierung betreffen.

Bei diesen Aufgaben stehen Ihnen unsere ERP-Experten gern zur Seite – ob es um Prozessoptimierung, Anforderungsanalyse oder Betreuung des Einführungsprojektes geht und auch bei der Auswahl des richtigen Anbieters können wir Sie gern beraten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Mehraufwand und Mehrwert in der Finanzbranche dank MiFID II

MiFID II – Neue Pflichten für Unternehmen ab 2018

Am 03.01.2018 ist das Zweite Finanzmarktnovellierungsgesetz (2. FiMaNoG) in Kraft getreten. Es legt fest, welche Regeln die Finanz- und Versicherungsbranche, aber auch professionelle Callcenter künftig bei Geschäften mit Privatkunden befolgen müssen.

Schwerpunkt hierbei ist die Finanzmarktrichtlinie (Markets in Financial Instruments Directive II) – kurz MiFID II, welche MiFID I ablöst. Gleichzeitig werden damit zahlreiche nationale Vorschriften im Bereich der Finanzmarktaufsicht an neue europäische Vorgaben angepasst. Betroffen sind Banken, Vermögensverwalter und grundsätzlich alle Unternehmen, die Geschäftsabschlüsse am Telefon tätigen.

Rechtskonforme Sprachaufzeichnung – Pflicht ab 2018

Eine der neuen verpflichtenden Regeln stellt die rechtskonforme Sprachaufzeichnung dar. Jedes telefonische Beratungsgespräch, das zu einem Geschäftsabschluss führen könnte, muss beweissicher dokumentiert werden. Ein Verzicht auf diese Aufzeichnung ist nicht möglich. Die Aufbewahrungspflicht liegt bei 5, in Sonderfällen bei 7 Jahren. Im Anforderungsfall müssen diese Aufzeichnungen schnell auffindbar sein und es muss sichergestellt werden, dass die archivierten Telefonate nicht gelöscht oder manipuliert werden können.

Der Sinn: Bei Rechtsstreitigkeiten soll besser nachvollzogen werden können, ob z. B. ausreichend über Risiken eines Produktes hingewiesen wurde. Dies sehen die neuen europäischen Regeln vor.

Der Mehrwert im Mehraufwand für Unternehmen

Außer Frage steht, dass die Einführung einer solchen Richtlinie für Firmen einen Mehraufwand und Mehrkosten bedeutet. Mit gutem Grund befürchten diese einen Verlust an Flexibilität. Daneben stehen allerdings auch viele Vorteile im Raum. Die Beratungsqualität Ihrer Kunden gegenüber steigt zwangsläufig, dank neuer Transparenz und Risikominimierung.

Sie bekommen eine super Gelegenheit Ihre Kunden zum Jahresauftakt mit dieser Information zu versorgen, die Bindung zu stärken und den Cross-Selling Gedanken zu vertiefen. Und ganz nebenbei wird das Vertrauen in Ihre Beratungsleistung gestärkt, da vor Falschberatung geschützt wird.

Interne Prozesse überdenken und optimieren

Fakt ist, dass wenig Zeit für Unternehmen blieb, zu überdenken wie sich die MiFID II Einführung mit all den Regularien auf interne Prozesse und die IT auswirkt und wie es vor allem um die Kompatibilität von Kundeninformationen und Verträgen steht.

Doch gerade hier bietet MiFID II eine ideale Chance, nach der Einführung die eigenen Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und unter der Idee der Digitalisierung neue strategische Chancen zu entwickeln. Bei der Gestaltung alternativer Vertriebskanäle bietet sich dies geradezu an! Statt Bedenken vor dem Wegfall von Einnahmequellen oder einer Einschränkung des Geschäftsmodells zu hegen, sollten wir positiv nach vorn schauen und es als Antrieb nutzen.

kreITiv als Partner für Prozessdigitalisierung und Ihr MiFID II Projekt

Für Unternehmen, die noch keine Sprachaufzeichnung umgesetzt haben, oder mit Ihrer jetzigen Lösung unzufrieden sind, beraten wir Sie als langjähriger und erfahrener Partner der NFON AG gern zu dem Thema Virtuelle Telefonanlagen. Wir sind in der Lage, Ihr individuelles MiFID II Projekt professionell umzusetzen.

Als Spezialist in der Beratung digitaler Geschäftsprozesse, sind wir als kreITiv GmbH der ideale Partner für Ihre Anforderungen. Für Sie bedeutet das konkret, dass Sie von unserem Know-how profitieren und Ihre Wettbewerbsvorteile aufdecken und optimal nutzen können.

Im modernen Personalwesen kommt zunehmend ERP-Software zum Einsatz

ERP-Software im Personalwesen – Der Mensch in der Maschine

Welcher Mitarbeiter ist für das kommende Projekt verfügbar? Welche Qualifikationen werden im Unternehmen noch benötigt? Ist es sinnvoller, aktuelle Mitarbeiter weiterzubilden oder neues Personal anzuwerben?

Mit all diesen Fragen beschäftigt sich das Personalwesen – je nach Gusto auch Personalwirtschaft oder Personalmanagement genannt. Es gilt als einer der essenziellsten Unternehmensbereiche, denn oft wird eine erfolgreiche Unternehmensperformance nur durch qualifizierte Mitarbeiter möglich gemacht.

Auf der anderen Seite ist gerade dieser Bereich sehr stark reglementiert – besonders in Deutschland. Urlaubszeiten, Personaldatenverwaltung und vor allem natürlich Lohnbuchhaltung – für all diese Punkte gibt es detaillierte gesetzliche Vorschriften und Regelungen, die beachtet werden müssen. Das führt dazu, dass zahlreiche eigenständige Softwareprodukte existieren, von der Lohnbuchhaltung im Speziellen bis zum Personalwesen im Allgemeinen.

Lohnt sich aber ein Personal-Modul fürs eigene ERP-System trotzdem oder kann man hier getrost der Spezialsoftware vertrauen?

All-Inclusive oder Abenteuerurlaub?

Für beide Sichtweisen gibt es gute Argumente. Spezialsoftware fürs Personalwesen kann aufgrund ihrer genauen Ausrichtung oftmals einzelne Aufgaben besser erfüllen, aber vor allem wird sie in der Regel schneller an gesetzliche Änderungen und neue Vorschriften angepasst.

Doch die eigentlich wichtige Frage ist, wie man die Daten des Personalwesens mit dem Rest seiner Softwareinfrastruktur verbinden kann. Denn ein Mitarbeiter kann als hervorragendes Beispiel für die Verknüpfung von Unternehmensbereichen herhalten – er ist die Spinne im ERP-Netz. Ob die Ressourcenplanung für ein anstehendes Projekt durchgeführt wird oder nachvollzogen werden soll, wer wann eine Bestellung getätigt hat.

Fast alle Unternehmensbereiche sind auf die eine oder andere Weise mit den eigenen Mitarbeitern und damit auch mit dem Personalwesen verknüpft – eine Chance, die man nutzen kann.

Wählt man also keine im ERP-System integrierte Lösung, sind diese Informationen zunächst einmal nicht mehr so leicht zugänglich und eventuell vorhandene Synergieeffekte gehen verloren. Alternativ kann man sich natürlich für eine Anbindung per Schnittstelle entscheiden, mit der die Daten an die restliche Unternehmenssoftware geknüpft werden, was aber wiederum ganz eigene Probleme mit sich bringt.

Je nach Software (auf beiden Seiten) und den Anforderungen des Unternehmens muss eine individuelle Lösung als Schnittstelle entwickelt und zumeist auch künftig auf aktuellem Stand gehalten werden, was Aufwand und/oder Kosten verursacht. Zudem erhöht jede angebundene Software die Ausfallwahrscheinlichkeit des Gesamtsystems oder könnte eine Sicherheitslücke darstellen, was besonders bei den im Personalwesen kritischen Informationen sehr gefährlich ist.

Die unternehmerische Entscheidung für oder gegen eine nicht integrierte Personalverwaltung ist daher immer ein Trade-off zwischen den Fähigkeiten der entsprechenden Spezialsoftware im Vergleich zur ERP-integrierten Variante und den damit verbundenen Kosten und Risiken.

ERP – Connecting people! Lösungen im modernen Personalwesen

Dabei sind die Mehrwerte eines integrierten Personalwesens enorm und das gilt nicht nur für weiche Faktoren, wie die Förderung des prozessualen Denkens der Mitarbeiter.

  • Beispielsweise kann direkt bei der Personaleinsatzplanung auf hinterlegte Informationen wie etwa die Urlaubsplanung zurückgegriffen oder notwendige Qualifikationen fürs Projekt mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter abgeglichen werden.
  • Nutzt ein Unternehmen flexible Arbeitszeiten, ist es möglich, die Zeiterfassung zu integrieren oder Reisekosten direkt dem richtigen Mitarbeiter zuzuordnen und korrekt zu verbuchen. Dasselbe gilt auch für künftiges Personal.
  • Für eine effizientere Personalentwicklung können Seminare und Fortbildungen direkt im System beantragt und entsprechend eingeplant werden.
  • Auch ein angeschlossenes Bewerberportal, in dem Bewerber vorgefertigte Fragebögen ausfüllen und Dokumente wie ihren Lebenslauf hochladen können, ist denkbar.

Die Möglichkeiten, gut verwaltete Informationen nutzbar zu machen, sind schier unbegrenzt!

Eine gut organisierte Personalverwaltung kann wirkungsvolle Synergieeffekte auslösen, die Controllingmöglichkeiten verbessern und die Unternehmensperformance insgesamt erhöhen. Ob dafür eine eigenständige Software oder ein integrierter Bestandteil eines ERP-Systems genutzt wird, ist dabei stets eine individuelle Entscheidung, die sich immer nach der konkreten Situation eines Unternehmens, der Personalintensität sowie persönlichen Präferenzen richtet.

Wenn Sie mehr rund ums Thema Personalmanagement in ERP-Systemen erfahren möchten, freuen wir uns über Ihre Nachricht.

Das Grundprinzip und die Einsatzmöglichkeiten von Blockchains

Die Blockchain – Eine sichere dezentrale Datenhaltung

Vielen ist der Begriff “Blockchain” aus dem Kontext der Kryptowährungen bekannt. Ihr berühmtester Vertreter ist der Bitcoin, der gleichzeitig die älteste noch bestehende Blockchain ist. Doch auch in anderen Bereichen können Blockchains zum Einsatz kommen und über die ursprüngliche Idee eines dezentralen Buchungssystems in der Finanzwelt weit hinausreichen.

Wozu eine Blockchain?

Grundsätzlich dienen sie der Verbesserung und Verifizierung von Transaktionen in verteilten Systemen.

Die Grundidee einer Blockchain ist es, einen weltweiten Austausch von Werten zu ermöglichen und dabei auf eine übergeordnete Aufsichtsinstanz, komplizierte Verifizierungsverfahren oder Gebühren zu verzichten.

Somit können bei Transaktionen Kosten gespart, Zeit gewonnen und Transparenz erhöht werden.

Wie funktioniert die Blockchain?

Sehr vereinfacht gesagt, ist die Blockchain eine sehr große, verschlüsselte Textdatei, die alle Transaktionen beinhaltet. Technisch gesehen, handelt es sich um eine Log-Datei, in der alle Peer-to-Peer-Verbindungen aufgezeichnet werden. Angefangen wird dabei immer mit dem Initial-Block. Neue Blöcke werden über ein sogenanntes Konsensverfahren geschaffen und anschließend an die Blockchain angehängt.

Das populärste Konsensverfahren ist hierbei die Proof-of-Work-Methode. Es existieren zahlreiche andere Formen, Konsens herzustellen. Dazu zählen: Proof-of-Stake, Proof-of-Burn, Proof-of-Activity. Die Daten in einer Blockchain können nicht ohne Weiteres manipuliert werden, da sie aufeinander aufbauen und bei Manipulation die Integrität des kompletten Systems zerstört wäre.

Dadurch wird die Möglichkeit von böswilligen Änderungen erheblich erschwert. Der dezentrale Kontrollmechanismus macht eine dritte Instanz zur Bestätigung der Integrität von Transaktionen überflüssig.

Noch detaillierter wird die Funktionsweise im folgenden Vortrag vom Chaos Communication Congress 2016 beleuchtet.

Was kann die Blockchain bewirken?

Beim Kauf z. B. von Immobilien, verdienen unter anderem immer auch Notare, Städte und Gemeinden mit. Der Aufwand für die Dokumentation von Wertübertragungen ist teuer. Auch die Art und Weise, wie heute Verträge zustande kommen oder Urheberrechte verwaltet werden, könnte sich dramatisch verändern. Digitale Verträge könnten sich in Zukunft selber überwachen. Auch ein Fachbegriff für diese Art von Verträgen existiert bereits: “Smart Contracts”. Eine einzelne Aufsichtsinstanz ist damit nicht mehr notwendig.

Weitere Optimierungspotenziale sind in folgenden Bereichen vorstellbar:

  • die Reduzierung von Risiken bei Finanzgeschäften
  • die Vereinfachungen interner Betriebsabläufe
  • effizienter Umgang zwischen Regulierern und den von ihnen beaufsichtigten Finanzunternehmen
  • Zeitersparnisse bei der Verbuchung und Abwicklung von Finanzgeschäften
  • eine bessere Nutzung des Eigenkapitals und der liquiden Mittel eines Unternehmens
  • geringere Gefahr von Betrügereien

Die Digitalisierung, derzeit auch in Form von Blockchain, sorgt zunehmend dafür, dass durch Technologie ein Macht- und Kontrolltransfer stattfindet. Dieser erfolgt immer stärker von zentralen Systemen hin zu den verteilten Massen der Anwender und Netzwerke, die sich in Zukunft immer stärker selber kontrollieren.

Lassen Sie sich von den Digitalisierungsexperten der kreITiv GmbH beraten, wenn es um Sicherheit und Zukunftstechnologien geht. Smarte Verträge, die selbst auf ihre Einhaltung achten, sind heute nur der Anfang von etwas sehr Spannendem.

50% Förderung für Ihr Digitalisierungsprojekt – go-digital und kreITiv

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie BMWi schickt sein 2015 in einer Pilotphase gestartetes Förderprogramm “go-digital” endlich in den Regelbetrieb – und kreITiv ist wieder dabei.

Breits vor zwei Jahren waren wir als deutschlandweit erstes Beratungsunternehmen für sämtliche Bereiche des Modellprojekts autorisiert und sind auch diesmal in allen drei Modulen “IT-Sicherheit”, “Digitale Markterschließung” und “Digitalisierte Geschäftsprozesse” bestätigt.

Ziele und Inhalte des Förderprogramms go-digital

Das Programm setzt sich die Etablierung der Digitalisierung in allen Geschäftsprozessen von Unternehmen zum Ziel und soll dabei speziell dem deutschen Mittelstand eine Hand reichen, um entsprechende Projekte zu initialisieren und branchenübergreifend die digitalen Potenziale zu erschließen.

Häufig sind es gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die die Herausforderungen der digitalen Transformation scheuen und dadurch immer schwerer mit dem Wettbewerb Schritt halten können. Mit individuellen Beratungen und Lösungen werden Ihr Online-Handel und die Digitalisierung Ihres Geschäftsalltags unterstützt sowie in einer ganzheitlichen Perspektive dem stetig steigenden Sicherheitsbedarf bei der digitalen Vernetzung Rechnung getragen.

Hierfür stehen die vom BMWi autorisierten Beratungsunternehmen als Partner zur Seite. Auch wir von kreITiv sind wieder offizieller Konzept- und Praxispartner für Ihre Vorhaben in der Digitalisierung. Möchten Sie also bestimmte Abläufe durch Softwarelösungen ergänzen oder ersetzen, Ihre technischen Sicherheitssysteme auf den aktuellen Stand bringen oder Ihr Geschäftsmodell auch online zum Erfolg bringen? Mit unserer von offizieller Stelle bestätigten Kompetenz und Erfahrung sind wir gern für Sie da.

Wie Sie von go-digital profitieren

Gefördert werden im go-digital Programm…

  • Beratungsleistungen in den Bereichen “IT-Sicherheit”, “Digitale Markterschließung” und “Digitalisierte Geschäftsprozesse”
  • für kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks
  • mit einem Fördersatz von 50 Prozent

Als Beratungsunternehmen begleiten wir Sie auch bei den organisatorischen Fragen der Förderung und übernehmen die komplette administrative Projektabwicklung: von der Antragstellung für die Fördermittel, über die Abrechnung bis zum Berichtswesen. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und die Digitalisierung konzentrieren.

Weitere Informationen zum Förderprogramm erhalten Sie auf den Seiten des BMWi und natürlich bei einer persönlichen Anfrage an uns.

Wie genau lösen ERP-Systeme man Prozessdenken in Unternehmen aus?

“Sorry, nicht meine Abteilung” – Wie ERP-Systeme das Prozessdenken fördern

Das Denken in ganzheitlichen Prozessen ist ein Ansatz, der wirtschaftliche Organisationsstrukturen von Grund auf erneuert hat. Damit können Arbeitsschritte in logische Organisationseinheiten eingeteilt, wertschöpfende Kernprozesse identifiziert und vorhandene Abläufe optimiert werden. Kein Wunder, dass immer mehr Firmen auf prozessorientierte Ansätze setzen.

Doch auch wenn diese Erkenntnis in den Chefetagen schon längst angekommen ist – wie erzieht man seine Mitarbeiter zum ganzheitlichen Denken? Gut funktionierende Abläufe können eine Menge bewirken, doch letztlich funktioniert Prozessorganisation nur dann, wenn das Konzept nicht abstrakt bleibt, sondern die Mitarbeiter auch auf einer persönlichen Ebene bei ihrer alltäglichen Arbeit erreicht. Dazu kann man sie aber schlecht zwingen. Was also tun?

An diesem Punkt sollte man den Einfluss der eigenen technischen Infrastruktur nicht unterschätzen. Die richtigen Tools, insbesondere natürlich ERP-Systeme, können bei der Einführung von Prozessdenken ein wertvoller Unterstützer sein. Wir möchten ein paar Denkanstöße geben, wie die richtige Unternehmenssoftware nicht nur die Prozesse, sondern auch deren Akzeptanz positiv beeinflussen kann.

Unterstützung von Unternehmensprozessen durch ERP-Software

 

  • Feinmechanik statt Abrissbirne

    Das ERP-System zwingt Sie, jeden Prozess genau zu definieren und den internen Arbeitsablauf an genau diesem zu orientieren. Ohne eine vollständige Prozessbeschreibung kann das Unternehmen auch nicht in der Software abgebildet werden. Das ist zwar extrem aufwändig, macht den Übergang zu einem prozessorientierten Denkansatz aber deutlich leichter und senkt die Fehleranfälligkeit. Beim Mitarbeiter entsteht im Idealfall ein besseres Verständnis für die Unternehmensabläufe, vor allem wenn er in die Prozessdefinition eingebunden ist.

  • Brandschutz statt Feuerlöscher

    Eine Restrukturierung in Form von Prozessen bietet die Möglichkeit, Probleme und Fehler von vornherein zu vermeiden, anstatt im Nachhinein nur auf Probleme zu reagieren. So kann sich das Management wieder um die Planung und strategische Entscheidungen kümmern und muss nicht mehr auf alle Ereignisse im alltäglichen Betrieb reagieren. Die Notwendigkeit für improvisierte Lösungen und der damit verbundene Frust werden verringert.

  • Aktenschrank statt Wühlkiste

    Insbesondere wenn ein Unternehmen den Großteil seiner Tätigkeiten digital durchführt, wird ohne eine einheitliche IT-Unterstützung schnell eine große Anzahl verschiedenster Softwarelösungen benötigt. Das verkompliziert Prozesse, lässt eine unübersichtliche Systemlandschaft entstehen und erzeugt Kosten durch Lizenzgebühren. ERP-Systeme bündeln und verschlanken diese. Zurück bleiben Schnittstellen zu weiterhin notwendigen Drittsystemen, die zentral gepflegt werden können. Die Quintessenz ist: Bessere Prozesse erhöhen die Akzeptanz von Prozessdenken.

  • Gläsernes Unternehmen statt gläserner Mitarbeiter

    Durch eine gute IT-Infrastruktur werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Mitarbeiter sehen durch die übergreifende Prozessstruktur über den eigenen Tellerrand und die eigenen Abteilungsgrenzen hinaus. Dadurch können sie ihren Beitrag an der Gesamtleistung des Unternehmens wahrnehmen und sind nicht mehr nur ein anonymer Teil des Ganzen, wodurch eine stärkere Vertrauensbasis aufgebaut wird. Eine Kultur des Misstrauens, in der nur noch die nötigsten Informationen weitergegeben und persönliche Datensammlungen angelegt werden, schadet langfristig dem Unternehmen.

    ERP-Systeme sind hier natürlich nur ein Baustein, aber sie können helfen, Entscheidungen transparenter und damit nachvollziehbarer zu machen. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Mitarbeiter einer Abteilung auch alle Zugriff auf die gleiche Datenbasis haben.

  • Kommunikation statt Datenübertragung

    Zunächst einmal werden Informationen durch die Unternehmenssoftware intern einfach und schnell weitergeleitet. Das ist für den reibungslosen Ablauf einer durchgehenden Prozesskette sehr zu begrüßen, die persönliche Kommunikation bleibt dabei aber oft auf der Strecke. Doch das muss nicht so sein:

    Bereits die ERP-Einführung erfordert einen erheblichen Kommunikationsaufwand. Statt auf langen E-Mail-Verkehr zu setzen, kommt man um Kollaboration der verschiedenen Abteilungsleiter und Gespräche mit Mitarbeitern auf allen Ebenen in dieser Phase nicht herum. Außerdem bietet das System einen Anlass, die interne Kommunikation neu zu strukturieren und sogar zu verbessern.

    Beim Thema Kommunikation können die Auswirkungen eines ERP-Systems also sehr unterschiedlich sein. Im Sinne des abteilungsübergreifenden Denkens sollte immer darauf geachtet werden, dass persönlicher Kontakt im Arbeitsalltag nicht durch das Senden von Datensätzen ersetzt wird.

ERP-Beratung von kreITiv – Analyse, Einführung, Schulung

Ein ERP-System ist sicher kein Allheilmittel für jedes marode Unternehmen, aber es ist in jedem Fall viel mehr als nur die Inbetriebnahme einer neuen Software. Betrachten Sie eine ERP-Einführung als unternehmerische Chance und nutzen Sie die Gelegenheit, um prozessorientiertes Denken zu fördern. Das erhöht oftmals nicht nur die Unternehmensperformance an sich, sondern kann wie oben beschrieben auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeitermotivation sein.

Wenn Sie sich weiter über die Möglichkeiten von Unternehmenssoftware und speziell die ERP-Systeme informieren möchten, dann kontaktieren Sie uns gern.

Moderne App-Entwicklung für Smartphones und Tablets

App-Entwicklung für Android und iOS in der Praxis

Dem Thema “mobile” und der App-Entwicklung geht die Luft nicht aus – ganz im Gegenteil, die oft zurückhaltende Unternehmenswelt entdeckt gerade erst die vielfältigen Möglichkeiten zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen mittels Apps fürs Smartphone und Tablet. Immer wieder bekommen auch wir Kundenanfragen zur Entwicklung von Anwendungen für mobile Endgeräte, denen wir mit unserer kreITiv Softwareentwicklung gern nachkommen.

Wie man Apps für Unternehmen entwickelt

Im konkreten Fall gilt es zunächst, die Anforderungen und Wünsche der Kunden für die gewünschte Lösung zu analysieren und zu prüfen. Oft eignen sich Webanwendungen, die über den Browser überall und von jedem Gerät aus verfügbar sind – die sogenannten Web-Apps.

Für uns in der Webentwicklung ist es mittlerweile zum Standard geworden, Webanwendungen responsive zu erstellen und das Design somit von vornherein für alle Endgeräte zu optimieren. Viele Firmen legen zusätzlich aber auch Wert darauf, in den App Stores von Apple und Android vertreten zu sein und die eigene App zum Download zur Verfügung zu stellen. Dadurch können natürlich Umsatzsteigerungen durch neue Kunden realisiert werden. Außerdem ergreift man damit u. U. die Chance, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

  • In einigen Fällen steht beim Kunden bereits eine Responsive Webseite oder Webanwendung zur Verfügung. Diese können wir in kurzer Zeit in eine native App – also eine speziell für die mobilen Plattformen entwickelte Anwendung – umsetzen. Anschließend wird die App in den Google Play Store für Android-Geräte übertragen oder auf der Webseite des Kunden zum Download zur Verfügung gestellt.
  • Bei Apps für das iPhone ist dies nicht ganz so einfach, da Apple strengere Richtlinien für seinen App Store verfolgt und Anwendungen aus diversen Gründen auch gern ablehnt. Über das sogenannte Volume Purchase Program (VPP) von Apple haben wir allerdings die Möglichkeit, die entwickelte App im B2B-Store für iPhones und iPads anzubieten und somit doch auf allen Endgeräten zu platzieren.

Wann empfiehlt sich eine native App und wann reicht die Web-App?

Oft ergeben sich in der App-Entwicklung funktionelle Anforderungen, die in einer reinen Web-App nicht umgesetzt werden können, nach denen also eine native Anwendung durchaus sinnvoll oder auch zwingend erforderlich ist. Dies empfiehlt sich insbesondere, wenn die App auf die Hardware von Endgeräten (wie z. B. GPS-Funktionen oder die Kamera für einen Barcode-Scanner) zugreifen soll. Aber auch Anforderungen wie Push-Benachrichtigungen, Hintergrunddienste, Bluetooth oder Near Field Communication (NFC) erfordern die Entwicklung einer nativen App.

Mitunter kann auch der spätere Gebrauch der App darüber entscheiden, ob es sinnvoll ist, die App nativ für Android und/oder iOS zu entwickeln. Häufig sollen in kurzer Zeit Daten erfasst werden, um Prozesse zu digitalisieren. Für einen echten Produktivitätsgewinn muss dies flüssig und ohne Unterbrechungen am Stück geschehen. Wenn es sich hierbei um größere Datenmengen handelt und eventuell nicht immer eine Internetverbindung verfügbar ist, ist es sinnvoll die Daten zunächst auf dem Gerät zu speichern.

Nach Abschluss des Vorgangs können diese Informationen dann von der App an den Server über das Internet übertragen werden. Eine native App eignet sich somit bspw. auch, wenn Sie sensible Daten speichern, diese aber nicht in eine Cloud oder nach Außen übertragen wollen.

Ihre App zum Download oder im App Store von Google & Apple

Wie bereits erwähnt, kann es bei Anwendungen für Apple-Geräte vorkommen, dass diese nicht zur Veröffentlichung im öffentlichen App Store zugelassen werden. Doch nicht immer ist es überhaupt nötig oder vom Kunden auch gewünscht, dass die App für jedermann im Store zugänglich ist. In solchen Fällen übertragen wir die entwickelten Apps in den separaten Store für B2B-Kunden. So wird sichergestellt, dass die Anwendung auch nur an berechtigte Nutzer verteilt wird und z. B. im internen Gebrauch bei Unternehmen verwendet werden kann.

Für Android-Nutzer ist der Prozess deutlich weniger kompliziert. Das Ergebnis der App-Entwicklung ist eine APK-Datei, die beliebig an ausgewählte Nutzer verteilt und zum Download zur Verfügung gestellt werden kann. Der Weg über den Google Play Store ist nicht zwingend nötig, kann sich aber speziell im B2C-Bereich ebenso anbieten.

Individuelle App-Entwicklung von kreITiv

Bei der Entwicklung von Apps verhält es sich ganz ähnlich wie bei jedem herkömmlichen Softwareprojekt. Zunächst ist es immer wichtig, die Anforderungen genau zu analysieren und anschließend zu entscheiden, welcher der richtige Weg zum Ziel ist. Dank der zahlreichen technischen Standards, die Smartphones und Tablets heute bieten, ergeben sich auch ganz neue Möglichkeiten für intelligente Softwarelösungen, welche Unternehmensprozesse digitalisieren und zu mehr Produktivität im alltäglichen Arbeiten führen können.

Wir beraten Sie gern in der Konzeption Ihrer App und unterstützen Sie in jedem Schritt der Umsetzung nach Ihren individuellen Vorstellungen.