Blogartikel zum Schlagwort: IT-Infrastruktur

Überblick über Lösungen für ServiceDesk mit Ticketsystem

ServiceDesk und Ticketsystem – Die Kundenkommunikation im Überblick

“Nennen Sie uns bitte die Ticketnummer”. “Bei Rückfragen beziehen Sie sich auf dieses Ticket”. Diese und ähnliche Aussagen haben Sie bestimmt schon einmal gelesen oder gehört. Was aber verbirgt sich dahinter und wieso ist die individuelle und teils sehr lange Ticketnummer am ServiceDesk so wichtig?

Warum ein Ticketsystem den Kundensupport verbessert

Als IT-Unternehmen stehen wir täglich in Kontakt mit vielen Kunden. Damit man hier nicht den Überblick verliert, ist so ein Ticketsystem wirklich Gold wert. Durch die auf diese Weise erreichte Struktur können wir schnell und unkompliziert den Support bzw. den Auftrag nachverfolgen und somit auch den Hilfsprozess analysieren und optimieren.

Stellt sich die Frage, welche Vorteile dieses Prinzip für den Kunden bringt.

Bei einem normalen Supportfall ist es nicht selten, dass ca. 10 Mails hin und her geschickt werden. Da jeder Nutzer üblicherweise direkt auf “Antworten” klickt,  ist die E-Mail, auch dank Signatur, dann schnell sehr lang und unübersichtlich. Wenn Sie jetzt noch jemanden vom 2nd- oder 3rd-Level-Support oder gar einen Externen hinzuziehen, braucht dieser schon einige Zeit, bis er den Mailverkehr analysiert hat.

Ein Ticketsystem erleichtert die Kommunikation, indem sie die E-Mail automatisch dem Ticket zuordnet. Somit ist eine Übersichtlichkeit gewahrt und auch der Kunde kann über ein Portal den gesamten Mailverkehr nachverfolgen.

Ein ServiceDesk für alle Branchen

Der Einsatz eines Ticketsystems ist grundsätzlich branchenunabhängig möglich, ob nun klassisch im IT-Support, in der Anwendungsentwicklung oder beim Onlineshop-Betreiber. Unterscheiden kann man hier Systeme, die für die externe Kommunikation, also mit Kunden, entwickelt wurden und andere, die für den internen Gebrauch, zum Beispiel zum Austausch in der Softwareentwicklung, dem Testteam und dem Support zur Verfügung stehen.

⇒ Als Branchenprimus ist hier klar der Jira ServiceDesk von Atlassian mit seiner Anbindung an das Jira Bug-Tracking zu sehen.

⇒ Auch OTRS und Zendesk sind und bleiben Maßstäbe, aber es gibt auch neue Spieler am Markt und alte Bekannte die man nicht vergessen sollte.

OSTicket zum Beispiel ist schon seit längerem als OpenSource und als Hosted-Variante zu haben. Es hat alle notwendigen Funktionen, die für eine saubere Kommunikation benötigt werden.

⇒ Vor kurzem ist mir noch ein neuer Anbieter aufgefallen: Zammad. Ebenfalls als Hosted-Variante verfügbar, aber auch über Github als OpenSource erhältlich. Mit einer Vielzahl von Anbindungsmöglichkeiten ein sehr interessantes Produkt.

Die kreITiv GmbH weiß seit Jahren, die Vorteile eines Ticketsystems zu schätzen. Mit unserem Softwareentwicklungsteam nutzen wir die neuen Möglichkeiten der Anbindungen über API’s an vorhandene CRM-, Monitoring- oder Projektsteuerungslösungen. Wenn auch Sie endlich Ordnung und Struktur in Ihre Kundenkommunikation bekommen wollen, dann sprechen Sie uns an.

Im Mai 2018 tritt die DSGVO in Kraft. Wir unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung.

Die EU-DSGVO – Segen für Verbraucher, Herausforderung für Unternehmen

Ab dem 25. Mai 2018 gilt europaweit die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In Kraft getreten ist sie bereits vor etwa zwei Jahren am 24. Mai 2016. Eine lange Zeit also für Unternehmen, Behörden, öffentliche Stellen und Vereine oder Verbände diese umzusetzen, müsste man meinen.

Doch wie es in der Natur des Menschen liegt, schieben wir Dinge gern auf und das ganz besonders dann, wenn wir wissen, dass wir noch viel Zeit dafür haben. Im Frühjahr 2018 sind nun viele Unternehmen spät dran und kommen bei der Umsetzung gut ins Schwitzen. Die meisten haben den Aufwand wahrscheinlich gehörig unterschätzt oder waren sich gar nicht bewusst, dass die Gesetzesänderung auch in ihren Geltungsbereich fällt.

“Nur rund jedes achte Unternehmen wird nach eigener Einschätzung bis zum Stichtag die Vorgaben der DSGVO vollständig umgesetzt haben”, sagt der deutsche Verband der Digitalwirtschaft Bitkom.

Die DSGVO ist für die Verbraucherseite eine große Errungenschaft und ein wichtiger Meilenstein für den europäischen Datenschutz. Für Unternehmen und Organisationen stellt die Umsetzung aber eine große Herausforderung dar. Einen groben Überblick über die Datenschutzgrundverordnung und die Herausforderungen für Unternehmen wollen wir in diesem Blogartikel geben.

Was sind eigentlich personenbezogene Daten nach DSGVO?

Allgemein formuliert gelten alle Informationen als personenbezogen, die sich auf “identifizierte oder identifizierbare lebende Personen” beziehen. Somit legt die EU diese Verordnung sehr weit aus. Neben Name, Anschrift und E-Mail-Adresse gelten als solche auch Ausweisnummer, Standortdaten, IP-Adressen, Cookie-Kennungen, Werbe-IDS und Gesundheitsdaten aus Krankenhäusern oder bei Ärzten, die zur eindeutigen Identifizierung einer Person führen könnten.

Erst wenn die Daten so anonymisiert wurden, dass auch mit größerem Aufwand keine Rückschlüsse mehr auf die betroffenen Personen gezogen werden können, gelten Daten als nicht mehr personenbezogen. Genau das stellt für Unternehmen in der Praxis durchaus einen sehr großen Aufwand dar. Was muss also beim Umgang mit personenbezogenen Daten beachtet werden?

Die 6 Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Grundlegend ist das Verarbeiten von personenbezogenen Daten verboten, wenn nicht eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
  2. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
  3. Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen zu schützen.
  4. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.
  5. Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.
  6. Die betroffene Person hat ihre Einwilligung gegeben.

Die Einwilligung ist durch die DSGVO für Unternehmen nun kompliziert geworden. Sie ist schwerer zu bekommen, muss aufwendig belegt werden und muss jederzeit widerrufbar sein.

Worauf müssen Unternehmen jetzt achten?

Mit der Neuregelung sind also der Aufwand und die Anforderung für die Verarbeiter erheblich gestiegen. Der Umgang mit Daten ist in Zeiten der Digitalisierung so alltäglich geworden, dass man schnell übersieht, ob und wann man tatsächlich mit kritischen Informationen hantiert. Jeder, der Informationen über Personen speichert, ist nun in der Bringpflicht. Das gilt nicht nur für IT-Unternehmen, sondern bspw. auch für Ärzte, Friseure, Wäschereien und Vereine. Dabei gibt es viel zu beachten und es winken hohe Bußgelder bei Nichteinhaltung.

  • Ein erster Schritt sollte sein, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn dieser notwendig ist. Er ist Pflicht, wenn z. B. Kunden- und Mitarbeiterdaten automatisiert, also per EDV, verarbeitet werden. Für kleinere Unternehmen macht die Verordnung Ausnahmen. Sind weniger als neun Personen damit beschäftigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, braucht es keinen Datenschutzbeauftragten. In Abhängigkeit von der Sensibilität der Daten, kann er aber in speziellen Fällen doch notwendig sein.

  • Vorgesehen ist auch das Anlegen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten. Hört sich hochtrabend an, ist am Ende aber nur eine einfache Tabelle, in der aufgelistet wird, welche Daten wann, wie und warum im Unternehmen erhoben werden; etwa die Daten seiner Kunden: Name, Adresse, Telefonnummer.

  • Darüber hinaus muss der Weg der Daten dokumentiert werden, von der Erhebung, Speicherung bis hin zur Nutzung. Diese Prozessdokumentation und -analyse soll bei der Identifikation von Fehlerstellen und der Optimierung von Abläufen helfen. Augenmerk sollte darauf gelegt werden, wie die Daten erhoben und verarbeitet werden. Letzteres ist über die DSGVO nun neu und komplex geregelt, speziell wie und worauf Betroffene einwilligen.

Datenauskunft, Datenschutzfolgenabschätzung und weitere Anforderungen

Den Betroffenen räumt der Gesetzgeber nun alle Möglichkeiten ein, weitreichende Auskunft über ihre Daten zu erhalten und ggf. das sofortige und permanente Löschen zu veranlassen.

Werden sehr sensible Daten verarbeitet – etwa in Arztpraxen oder durch Versicherungsmakler – ist nach DSGVO eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen. Das gilt für alle Unternehmen, die eine Identifizierung und Kategorisierung der Person nach Themen wie zum Beispiel Sexualität, Krankheiten, Finanzen, rassische oder ethnische Herkunft oder politischen Ansichten ermöglichen – denn hier besteht ein besonders hohes Risiko für die Betroffenen, wenn diese Daten missbraucht werden.

Für Unternehmen empfiehlt sich künftig das Dokumentieren aller Anstrengungen im Bereich des Datenschutzes.

  • Welche Firewall wird benutzt?
  • Welche Verträge wurden mit Dienstleistern geschlossen?
  • Welche Seminare hat der Datenschutzbeauftragte besucht?

Bei guter Dokumentation und erkennbarer Bemühung, seiner Verpflichtung nach Datenschutz nachzukommen, bestehen gute Chancen, auch im Falle eines Vergehens ohne Bußgeld davonzukommen. Entsprechende Auskünfte sollten man aber umgehend erteilen und Unterlagen lückenlos vorlegen können.

Die neuen Dokumentations-, Nachweis- und Rechenschaftspflichten, die Auskunftspflichten gegenüber Betroffenen und erst recht die Herkulesaufgabe einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung sollte jedes Unternehmen schnellstens in Angriff nehmen. Dazu gehört mindestens die Lektüre des Rechtstextes selbst beziehungsweise eines juristischen Ratgebers. Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich außerdem die Hinzuziehung interner oder externer Rechtsberatung. Das Team der kreITiv unterstützt Sie gern bei der Konzeption datenschutzkonformer IT-Systeme und Softwarelösungen. Mit dem kreITiv-DSGVO-Paket passen wir Ihre Webseite rechtskomform an.

Sichere Speicherung von Unternehmensdaten in Cloud- oder NAS-Systemen

Cloud- und NAS-Lösungen – Die richtigen Datenspeicher für Unternehmen

Sie kennen das Szenario vielleicht auch aus Ihrem Unternehmen: Wenn man Daten zentral speichern will, kommt als erstes ein ausrangierter Arbeitsplatz-PC zum Einsatz. Aber haben Sie dabei an die möglichen Konsequenzen gedacht? Oder sagen Sie sich, eine externe Festplatte dient prima als Backup?

Dann stehen Sie in puncto Datenspeicher leider noch auf dem Stand von vor 20 Jahren und sollten hier schnellstmöglich tätig werden.

Zwei essenzielle Anforderungen an moderne und sichere Datenspeicher

Punkt 1: Ein zentraler Speicherort sollte immer über einen redundanten Speicher verfügen. Das heißt im Minimum zwei Festplatten, ein Software-RAID oder besser mittels Controller ein Hardware-RAID. Damit es beim Zugriff nicht zu Datenschutzverstößen kommt, ist außerdem ein Berechtigungskonzept angebracht. Hierbei kann man für die zentralisierte Verwaltung einen Domain-Controller auf Windows- oder Linux-Basis einsetzen.

Punkt 2: Das Backup für den Datenserver sollte regelmäßig erfolgen. Für die optimale Kapazität im Datenspeicher bietet sich ein Verfahren aus Differenziell- und Vollbackups an. Ebenfalls sollte immer ein Backup(-ziel) außerhalb des Schuttkegels des Gebäudes aufbewahrt werden. Hierfür empfehlen sich ein Schließfach bei einer Bank, der Tresor zu Hause oder ein Rechenzentrum. Letztere Option ist die optimalste, da das Sichern einfach zu handhaben ist und man einen Teil der Verantwortung auslagert. Auch das Rücksichern ist im Katastrophenfall so am schnellsten zu gewährleisten.

Nun müssen Sie trotz dieser technischen und organisatorischen Ansprüche nicht gleich an einen super-potenten Server denken, der Ihnen als kleines Unternehmen oder als Mittelständler in der Anschaffung und Unterhaltung die Haare vom Kopf frisst.

Zwei Lösungen für Unternehmen zur Datenhaltung und -speicherung

Variante 1: Sie haben eine gute Internetanbindung? Dann lagern Sie die Datenspeicherung komplett in die Cloud aus. Zum Beispiel nach Office365, als DE-Cloud-Variante mit Datenschutz nach der neuen DGSVO. Hier haben Sie alles in einem und noch etwas mehr. Da haben wir Sharepoint, die Datei-/Dokumentverwaltung mit Zugriffsnachverfolgung, und natürlich Word und Excel in der aktuellsten Version und Online, aber auch viele andere nützliche Tools, die Ihnen im täglichen Geschäft weiterhelfen. Erfahren Sie mehr über die Office365-Produkte für Unternehmen.

Variante 2: Ein Network Attached Storage, kurz NAS, von Synology. Dies lagert sicher bei Ihnen vor Ort und bringt nicht nur redundanten Speicherplatz mit, sondern deckt auch die weiteren oben genannten Anforderungen ab, zum Beispiel einen Domain-Controller und die Anbindungsmöglichkeiten an Online- und Offline-Backupziele.

Spielen Sie nicht weiter mit dem Feuer und bringen Sie Ihre Daten in eine sichere und geschützte Umgebung. Unser IT-Team kennt sich mit den Anforderungen von KMUs bestens aus und hat sich auf genau diese Varianten spezialisiert. Sie erreichen uns über unser Kontaktformular.

Harmonisierte Schritte zur Digitalisierung - Softwareentwicklung, ERP-Beratung, IT-Infrastruktur und Onlinemarketing

Vom IT-Einzelinstrument zum Orchester der Digitalisierung – kreITiv GmbH

Vor ca. zehn Jahren startete die kreITiv mit zahlreichen Einzelinstrumenten im Bereich der IT-Infrastruktur. Die Lösungen waren moderne technische Ausstattungen, wie Einzelcomputer und Server, sowie Dienstleistungen rund um die Vernetzung dieser Hardware im Sinne des Cloud-Gedankens. Unsere Kunden der ersten Stunde haben die melodischen Klänge der Einzelinstrumente für gut befunden – und sie wollten mehr von uns hören. Der perfekte Anlass also, an der Vielseitigkeit unserer Aufführungen zu arbeiten.

Nicht nur die Anzahl und die Harmonisierung der Instrumente, also unserer IT-Dienstleistungen, erweiterte sich in diesem Schritt. Die Leistung der Musiker (unsere Mitarbeiter), die Qualität der Instrumente und auch die Abstimmung der einzelnen Genres entwickelten sich positiv. Auf diese Weise gelang uns die Entwicklung zum digitalen Orchester. In der Folge wuchs auch bei unseren Kunden die Lust auf digitale und genreübergreifende Melodien.

2017 – Unser Jahr der Erneuerung und der Spezialisierung

Bereits seit drei Jahren haben wir den harmonischen Dreiklang der Digitalisierung angestrebt: IT-Infrastruktur, Softwareentwicklung und Onlinemarketing. Für diesen Dreiklang steht unser erfolgreiches Produkt Tippevent.de, das  kreITiv Tippspiel für Unternehmen, exemplarisch. Es wurde von unseren Softwareentwicklern komponiert, von unseren Marketingspezialisten online besungen und durch die IT-Infrastruktur hochskalierend und sicher im Rahmen der Tontechnik vernetzt. Auch für die WM 2018 in Russland ist das Tippspiel wieder kostenfrei und ab sofort für Unternehmen verfügbar.

Genau solche Harmonien möchten wir für unsere Kunden bereitstellen! Und dies möchte auch unser Publikum. Im Jahr 2017 wollten wieder mehr Kunden zu mehr Konzerten kommen – unser digitales Repertoire stieg weiter. So haben wir beispielsweise unsere Onlinemarketing-Spezialisten unter der eigenen Marke mi-marketing positionieren können.

Mit der ERP-Beratung von kreITiv haben wir im gleichen Zug den Weg hin zum digitalen Orchester weiter beschritten. ERP-Software wird als komplexe Verwaltungssoftware in vielen betrieblichen Bereichen von Buchführung bis hin zur Leistungserstellung genutzt. Unsere Berater sind zertifiziert und beherrschen ihre Instrumente im Zusammenspiel unterschiedlichster Stimmen.

Die Digitalisierung schreitet voran und wir geben den Takt vor

Auch 2018 möchten wir das digitale Orchester für Ihr optimales IT-Erlebnis spielen lassen. Und zwar für einen guten Zweck: die digitalen Fortschritte in Ihren Prozessen für Ihre unternehmensweite digitale Transformation. Damit agieren Sie nachhaltig und zukunftssichernd.

Wir starten mit dem Neujahrskonzert. Kommen Sie gern auf uns zu und lassen Sie sich beraten.

50% Förderung für Ihr Digitalisierungsprojekt – go-digital und kreITiv

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie BMWi schickt sein 2015 in einer Pilotphase gestartetes Förderprogramm “go-digital” endlich in den Regelbetrieb – und kreITiv ist wieder dabei.

Breits vor zwei Jahren waren wir als deutschlandweit erstes Beratungsunternehmen für sämtliche Bereiche des Modellprojekts autorisiert und sind auch diesmal in allen drei Modulen “IT-Sicherheit”, “Digitale Markterschließung” und “Digitalisierte Geschäftsprozesse” bestätigt.

Ziele und Inhalte des Förderprogramms go-digital

Das Programm setzt sich die Etablierung der Digitalisierung in allen Geschäftsprozessen von Unternehmen zum Ziel und soll dabei speziell dem deutschen Mittelstand eine Hand reichen, um entsprechende Projekte zu initialisieren und branchenübergreifend die digitalen Potenziale zu erschließen.

Häufig sind es gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die die Herausforderungen der digitalen Transformation scheuen und dadurch immer schwerer mit dem Wettbewerb Schritt halten können. Mit individuellen Beratungen und Lösungen werden Ihr Online-Handel und die Digitalisierung Ihres Geschäftsalltags unterstützt sowie in einer ganzheitlichen Perspektive dem stetig steigenden Sicherheitsbedarf bei der digitalen Vernetzung Rechnung getragen.

Hierfür stehen die vom BMWi autorisierten Beratungsunternehmen als Partner zur Seite. Auch wir von kreITiv sind wieder offizieller Konzept- und Praxispartner für Ihre Vorhaben in der Digitalisierung. Möchten Sie also bestimmte Abläufe durch Softwarelösungen ergänzen oder ersetzen, Ihre technischen Sicherheitssysteme auf den aktuellen Stand bringen oder Ihr Geschäftsmodell auch online zum Erfolg bringen? Mit unserer von offizieller Stelle bestätigten Kompetenz und Erfahrung sind wir gern für Sie da.

Wie Sie von go-digital profitieren

Gefördert werden im go-digital Programm…

  • Beratungsleistungen in den Bereichen “IT-Sicherheit”, “Digitale Markterschließung” und “Digitalisierte Geschäftsprozesse”
  • für kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks
  • mit einem Fördersatz von 50 Prozent

Als Beratungsunternehmen begleiten wir Sie auch bei den organisatorischen Fragen der Förderung und übernehmen die komplette administrative Projektabwicklung: von der Antragstellung für die Fördermittel, über die Abrechnung bis zum Berichtswesen. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und die Digitalisierung konzentrieren.

Weitere Informationen zum Förderprogramm erhalten Sie auf den Seiten des BMWi und natürlich bei einer persönlichen Anfrage an uns.

Der Klassiker der Office-Pakete von Microsoft

Microsoft Office 365, Zusammenarbeit leicht gemacht!

Es war 1997, als ich das erste Mal mit dem Schreibprogramm Word und der Tabellenkalkulation Excel von Microsoft Kontakt hatte. Beide stammten aus der mittlerweile zwanzig Jahre alten Microsoft Office 97 Suite. Es war spannend, die Funktionen und Möglichkeiten der Software zu erkunden. Wer hat sich damals nicht alle möglichen Sprüche mit WordArt ausgedruckt?

Word und Excel wurden als Schlüsselprogramme des Pakets zum Quasi-Standard der Geschäftswelt und dienten als Ursprung der Entwicklung von Microsoft Office hin zu einem leistungsfähigen und heute standortunabhängigen Tool.

Mit Office 365 in die Cloud

Microsoft Office 365 im Business Einsatz

Microsoft Office als Webanwendung für Unternehmen.
Bildquelle: microsoft.com

Zwei Jahrzehnte später ist die Cloud-Lösung Office 365 aktuell, mit der per Browser von überall aus auf Dokumente und Tabellen zugegriffen und diese bearbeitet werden können. Auch per Smartphone-App und als Client-Installation steht die Software innerhalb des Abos zur Verfügung, das 2016 die regelmäßigen Releases von Jahresversionen abgelöst hat.

Dies gilt natürlich auch für alle anderen Tools der Suite, wie zum Beispiel das Präsentationsprogramm PowerPoint, die Notizsoftware OneNote und in der Version Business Premium sogar die Mailserver-Lösung Exchange sowie die Webanwendung SharePoint. Die beiden letztgenannten Programme ermöglichen die heutzutage notwendige Zusammenarbeit inner- und außerhalb des eigenen Unternehmens.

Die vier entscheidenden Vorteile von Office 365 liegen somit auf der Hand:

  • Kollaboration
  • Verfügbarkeit
  • Aktualität
  • Kosteneffizienz

Es braucht lediglich einen Ratgeber im Dschungel der diversen Office 365 Produkte für Unternehmen, wie bspw. ProPlus, Business Premium und die Enterprise E Reihe.

Microsoft Software nach deutschem Datenschutz

Da Microsoft sein Softwarepaket in Zusammenarbeit mit der Deutschen Telekom in deutschen Rechenzentren bereitstellt, kommt auch der lang vernachlässigte Datenschutz nicht mehr zu kurz. Wir, die kreITiv, nutzen Office 365 als Microsoft Silver Partner sowohl für interne Zwecke als auch für unsere Kundenprojekte.

Auch wenn der große Konkurrent Google Docs einige Funktionen vor Microsoft bereitstellte, haben wir hier doch aufs richtige Pferd gesetzt. Vor allem was die Lizenzierung betrifft, können wir hiermit sicher sein, nicht auf die schiefe Bahn zu geraten. Immer wieder finden wir bei Neukunden noch die ein oder andere für Unternehmen nicht geeignete „Download-Lizenz“ oder Home-Version. Diese können wir natürlich damit schnell und kostengünstig wieder auf den richtigen Weg bringen. Wir empfehlen Ihnen: Hände weg von Office-Versionen für 29 Euro! Diese sind ganz sicher illegal und kosten Sie am Ende unter Umständen mehr als nur Geld.

Sprechen Sie uns an, wir finden mit Ihnen gemeinsam die für Ihr Unternehmen passende Office 365 Version und übernehmen auch die Administration darüber. So können Sie sich ganz in Ruhe auf Ihr Geschäft konzentrieren und Ihre IT- und Softwareinfrastruktur liegt in sicheren Händen.

Mobiles Arbeiten und Home Office in modernen Unternehmen

Mobiles Arbeiten – Das Büro in der Tasche

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie wir leben, denken und arbeiten. Sie macht uns mobiler, weil es uns erlaubt ist, ganze Büros in Taschen zu packen und unser Wissen ständig bequem mit uns zu führen. Dieses Wissen aber ist nur dann etwas wert, wenn es jederzeit und an jedem Ort abrufbar ist.

Mobiles Arbeiten bedeutet Zeitersparnis.

Home Office & Arbeiten von überall

Der Mitarbeiter muss nicht im Büro erscheinen, an Meetings kann auch im Home Office vom Sofa aus teilgenommen werden. Man kann morgens länger schlafen, eine Runde joggen oder wenn es heiß ist ins Freibad gehen. Das alles ist möglich, wenn die Arbeit nicht fest an einen Standort gebunden ist und sich frei einteilen lässt. Warum also nicht draußen in der Sonne die E-Mails bearbeiten? Der heutige Stand der Technik macht das Arbeiten von überall zur Leichtigkeit.

Mobiles Arbeiten hat positive Auswirkungen auf die Gesundheit und verringert Stress.

Wenn sich mittags schon Frustration breitmacht, weil wieder nichts weitergeht, nichts so funktioniert wie es sollte und der Stresspegel bereits den Anschlag erreicht hat, ist es sicher wenig produktiv, den ganzen Nachmittag im Büro zu sitzen. Ein Ortswechsel kann uns auf andere Gedanken bringen, die Perspektive verändern und in entspannter Atmosphäre frische Ideen fließen lassen.

Freiräume und Work-Life-Balance

Einer der wichtigsten Faktoren aber ist: Motivation. Wenn Herr Müller am Geburtstag seiner Tochter von zu Hause arbeiten und so mehr Zeit mit ihr verbringen kann, wird er seine Arbeit motivierter angehen, als wäre er bis 17 Uhr im Büro, um danach noch in den überfüllten Zug nach Hause steigen zu müssen. Wir nennen das Work-Life-Balance.

Nicht zu vergessen ist die Kostenersparnis, die ein mobiles Büro mit sich bringt. Gerade für kleine Unternehmen oder Startups ist Raum ein großer Kostenpunkt, der viele Ressourcen beansprucht, die woanders sicher dringender benötigt werden.

Bringt das mobile Arbeiten auch Nachteile mit sich?

Ist man nur selten am Unternehmensstandort tätig, hat man folglich relativ eingeschränkten Kontakt zu den Kollegen. Ein Austausch im Team findet in begrenzter Form statt, etwa durch Chats oder Telefon. Ein Punkt, den man bedenken sollte. Hier gilt: Die Mischung aus Office und mobiler Arbeit macht’s.

Die kreITiv ist Ihr Spezialist für die Realisierung eines mobilen Arbeitsplatzes. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit mittels unserer IT-Leistungspakete für Sie und Ihre Mitarbeiter unkompliziert den Start in die mobile Arbeitswelt umzusetzen. Weitere Infos dazu finden Sie auf unserer Webseite.

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gern in einem persönlichen Gespräch.

Trojaner, Viren und Ransomware bedrohen Unternehmensdaten

Ransomware – Wenn Daten unter Verschluss geraten

Bewegt man sich eine Weile im Internet, gerät man sicher auch sehr bald mit den Unannehmlichkeiten darin in Kontakt: Spam, Phishing, Viren, Trojaner, Würmer etc.

Vor Kurzem sorgte eine sehr spezielle Art Trojaner mit dem Namen “WannaCry” für Aufsehen. Er gehört zur Kategorie der Ransomware (engl., to ransom – auslösen, freikaufen), die, einmal gestartet, Festplatteninhalte verschlüsseln und die so unbrauchbar gewordenen Daten nur gegen Zahlung von Lösegeld wiederherstellen.

Von der Diskette zum Internetwurm, die Evolution der Schadsoftware

“WannaCry” ist dabei nur die Spitze des Eisberges und Ransomware an sich keineswegs neu. Davor trieben beispielsweise schon “Locky” (den wir im März 2016 unter die Lupe genommen haben), “Goldeneye” und “KeRanger” ihr Unwesen. Erstmals tauchte vergleichbare Schadsoftware im Jahr 1989 auf, die damals noch per Diskette Verbreitung fand und deren erpresste Gelder schließlich der AIDS-Forschung gespendet wurden.

Ransomware WannaCry auf Bahnhofsanzeige

Anzeigetafel im Bahnhof Dresden-Neustadt am Abend des 12.05.2017
(Foto: Martin Wießner)

Von der Attacke, die sich am zweiten Mai-Wochenende 2017 abgespielt hat, waren hauptsächlich Rechner mit den Windows-Betriebssystemen 7, 8.x und 10 betroffen, die ohne aktuelle Updates der Betriebssysteme liefen. Entgegen den ersten Meldungen trugen Computer mit Windows XP weit weniger dazu bei, dass der Schädling sich automatisch verbreiten konnte. Das seit April 2014 von Microsoft nicht mehr unterstützte System ist laut Forschern der Sicherheitsfirma Kryptos Logic schlicht zu instabil.

Funktionsweise der Ransomware WannaCry

Einmal infiziert, zum Beispiel durch Öffnen manipulierter Mailanhänge, nutzt der Trojaner eine Schwachstelle des NetBIOS-Protokolls, um sich in Netzwerken massiv zu verbreiten. Dabei baut er sowohl ins Internet, als auch zum TOR-Netzwerk Verbindung auf, lädt von dort Daten nach, verschlüsselt währenddessen die Dateien auf dem infizierten System und sucht weitere Workstations und Server, um sich dort einzunisten.

Ist ein Rechner befallen, muss er sofort von LAN und Internet isoliert werden. Danach gibt es verschiedene Ansätze, die vorhandenen Daten eventuell doch noch retten zu können:

  • Von den Daten auf dem befallenen Computer wird mit Hilfe externer Tools ein Backup gezogen. Die Hoffnung stirbt bekanntlich zuletzt.
  • Der PC kann unter Umständen mit den Werkzeugen WannaKey bzw. WanaKiwi dechiffriert werden. Dafür müssen aber die von WannaCry erzeugten RSA-Schlüssel noch im RAM liegen. Das heißt, das System darf nicht neu gestartet worden sein. Diese Methode funktioniert allerdings nicht unter Windows 8 und 10. In diesen Versionen wurde das Speichermanagement verändert.

Schutz vor Trojaner, Viren und anderen Schädlingen

Der Schutz gegen solche Bedrohungen besteht vor allem darin, ein gesundes Misstrauen gegenüber unangekündigten Mailanhängen von unbekannten Absendern zu hegen. Niemand wird Ihnen ohne vorherige Absprache vorgebliche Rechnungen, Personaldatenbanken oder Auflistungen von Vorstandsgehältern schicken.

Prüfen Sie stets folgende vier Punkte:

  1. Sind Ihre Downloadquellen vertrauenswürdig?
  2. Ist das Betriebssystem auf dem aktuellsten Stand?
  3. Sind die Signaturen Ihres Antiviren-Programms frisch?
  4. Sind Ihre Netzwerke mit Intrusion-Detection- und Prevention-Systemen ausgestattet?

Um sich ausreichend zu schützen, hat sich eine Mischung aus segmentierten Netzen, Firewalling und Sandboxes, die solche Bedrohungen schon recht gut im Zaum halten können, bewährt. Die IT-Sicherheitsexperten der kreITiv helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen gern weiter und wappnen Ihre IT-Infrastruktur für zukünftige Vorfälle.

Moderne Headsets bieten viele Mehrwerte und erleichtern Ihren Arbeitsalltag ungemein

Endlich freie Hände beim Telefonieren – Moderne Headsets und deren Mehrwerte

Wer kennt es nicht: Mitten in einer Konzentrationsphase läutet das Telefon. Der obligatorische Griff zum Hörer findet quasi automatisch statt. Der Anrufer ist hektisch, benötigt umgehend Informationen oder Unterstützung. Da man etwas notieren muss, klemmt man sich den Hörer mehr schlecht als recht zwischen Schulter und Kopf, kramt nach Zettel und Stift, um Notizen mehr in Hieroglyphen zu kritzeln, anstatt klar das Anliegen des gestressten Gegenüber aufzunehmen. Das Entziffern und korrekte Ableiten der notwendigen Folgehandlungen dauert dann nochmal so lang wie das eigentliche Telefonat.

Unterzieht man sich dieser Tortur mehrmals am Tag, so wird das Telefonieren ein Feindbild. Die Anrufer spüren das, womit neben der Ineffizienz der Bearbeitung auch noch die Servicequalität leidet.

Aber es muss nicht so sein! Wir haben für Sie Stichpunkte zusammengetragen, die erläutern, wie dank modernen Headsets das Telefonieren wieder Spaß macht und die Arbeit korrekt und effizient erledigt werden kann.

Freie Hände!

Der offensichtliche Vorteil: Ein Headset ermöglicht es während des Gespräches beide Hände zu benutzen. Das gestattet Ihnen, Anliegen schon während des Telefonates rasch zu bearbeiten. Kein krummes einhändiges Tippen auf der Tastatur, sondern konzentriertes gezieltes Arbeiten mit dem Arbeitsplatz-PC ist möglich. Schluss mit den wilden Notizzetteln.

Der Mehrwert: Weniger fehleranfälliges Abarbeiten von Gesprächsinhalten – meist noch während der Telefonate – steigert drastisch die Effizienz.

Nie wieder rote Ohren

Ergonomie lernt man immer dann zu schätzen, wenn sie Unerträgliches in Angenehmes transformiert. Moderne Headsets sind federleicht und passen sich aufgrund einer Vielzahl von Einstelloptionen optimal an den Kopf des Trägers an. Sie spüren es manchmal überhaupt nicht mehr.

Dank angenehmer Polster und adaptivem Druck, sind die Zeiten von schmerzenden, verschwitzten roten Ohren vorbei. Das Tragen eines Headsets ist wirklich angenehm, egal ob mit Kopf- oder Nackenbügel, ob mono- oder binaural.

Der Mehrwert: Die Ergonomiefeatures moderner Headsets ermöglichen ein langanhaltendes, konzentriertes Arbeiten bei einer Minimierung von Stress sowie gesundheitsschädlicher Körperhaltungen. Ergo: Fehlerfreies Arbeiten durch gesunde Mitarbeiter.

„Können Sie das bitte nochmal wiederholen?“

kreITiv ist offizieller Partner des Audiotechnik-Herstellers Sennheiser

kreITiv ist offizieller Partner des Audiotechnik-Herstellers Sennheiser

Verbannen Sie das Rauschen und die dumpf wirkenden Stimmen in die Nostalgiekiste. Durch den Einsatz erprobter Technologien aus dem HiFi-Bereich können Sie und Ihr Gesprächspartner die herausragende Sprachqualität modernen IP-basierter Telefonie mit Headsets voll ausschöpfen.

Keine unangenehmen Gegenfragen mehr, Sie verstehen auf Anhieb Ihr Gegenüber und er versteht auch Sie unmittelbar.

Der Mehrwert: Durch glasklare Audioqualität steigern Sie unmittelbar Ihre Servicequalität. Missverständnisse werden vermieden und Fehler minimiert, das steigert auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Noch mehr Freiheiten

Bei den Händen hört es nicht auf. Wireless-Technologien wie Bluetooth und DECT ermöglichen es, dass auch Sie sich frei mit dem Headset bewegen können. Geben Sie Ihrem Bewegungsdrang freien Lauf, wenn Sie in einer Telefonkonferenz Ihre Ideen und Gedanken sammeln wollen.

Dank der sog. EHS-Funktion (Electronic Hook Switch) müssen Sie noch nicht einmal am Telefon sein, um Gespräche anzunehmen oder aufzulegen. Ein Tastendruck am Headset genügt.

Selbst an das Endgerät sind Sie nicht gebunden: Schalten Sie bequem vom Telefon auf Ihr Smartphone oder den PC um, damit Sie dort Ihre Arbeit fortsetzen können. Vom Telefonat zum Diktat über Spracherkennungssoftware, mit wenigen Handgriffen ohne lästiges Wechseln von Endgeräten.

Der Mehrwert: Unverkrampft am Telefon aufzutreten, steigert die Servicequalität. Telefonate können umgehend entgegengenommen werden und SLAs eingehalten werden. Weniger Kabelsalat verringert Fauxpas und steigert die Ergonomie sowie die Ästhetik des Arbeitsplatzes.

kreITiv ist Authorised Sennheiser Partner

Wenn Sie sich jetzt fragen, wieso Sie eigentlich noch keine Headsets für Ihre Telefonie einsetzen, können Sie sich mit Ihrem Anliegen gern direkt an die kreITiv wenden. Dank unserer Partnerschaft mit Sennheiser können wir mit einem breiten Erfahrungsschatz aufwarten und Sie optimal beraten. In speziellen Fällen ist es uns sogar möglich, einen Sennheiser-Berater mit ins Boot zu holen und zusammen mit Ihnen und uns die bestmögliche Lösung für Sie zu finden. Fragen Sie gleich an!

IT-Dokumentation und Wissensmanagement

Dokumentation und Wissensmanagement, die Grundpfeiler des IT-Betriebs

Heute widmen wir uns einem Thema, welches gern stiefmütterlich behandelt wird; der Fleißarbeit, zu der sich Admins über den ganzen Globus hinweg genötigt sehen, die aber unendlich wichtig ist: Dokumentation. Wieso hat sie eigentlich einen so hohen Stellenwert? Worauf kommt es bei Dokumentationen an und gibt es Hilfsmittel, welche die Pflichtaufgabe gut unterstützen und damit weniger lästig erscheinen lassen?

Der Grund für Dokumentationen

Es ist nicht nur den Verwaltern und den Betreuern von IT-Infrastrukturen klar, dass diese in ihrer Komplexität stetig wachsen. Es gilt den Überblick zu wahren, welche Komponente welchen Zweck erfüllt und wie eben dieser durch welche Konfigurationen erreicht wurde. Der Begriff Komponente deutet es schon an: Deren Zweck ist stets im Verbund zu verstehen, daher ist auch die funktionale Verknüpfung der Teile eine wichtige Information, um den Regelbetrieb eines Systems an sich am Laufen zu halten.

Und hier haben wir schon den Grund für Dokumentation: Selbst wenn man über ein ausgefeiltes Monitoringsystem schnell auf eine Störung des Regelbetriebes an einer ganz bestimmten Stelle hingewiesen wird, braucht es eine Informationsquelle, die erklärt, wie der Betrieb eigentlich funktionieren sollte und wie die gestörte Komponente da hereinspielt.

Eine saubere Dokumentation sorgt für Informationshaltung, um den Regelbetrieb abzubilden, damit dieser im Falle einer Störung effizient wiederhergestellt werden kann. Zu bedenken ist auch folgender Fall: Der alteingesessene Admin verlässt das Unternehmen und damit gehen nicht nur seine Fähigkeiten und Fertigkeiten, sondern auch sein Wissen. Eine gut geführte Dokumentation sorgt dafür, dass ein fachkundiger Dritter schnell die IT-Landschaft übernehmen kann. Denn er versteht durch sie die Intention und daraus resultierte Konfiguration der einzelnen Bestandteile.

Worauf es bei der Dokumentation ankommt

Die Wikipedia fasst die Qualitätsmerkmale einer Dokumentation gut zusammen:

VollständigkeitStrukturiertheitNachvollziehbarkeit
ÜbersichtlichkeitKorrektheitIntegrität/Authentizität
VerständlichkeitEditierbarkeitObjektivität

Man erkennt, dass es nicht reicht, alles mögliche aus einem Berg aus Notizzetteln in einen Ordner abzuheften (oder zu speichern, man denkt ja papierlos). Es ist auch dafür zu sorgen, dass man sieht, wer was wann zu welchem Zweck niedergeschrieben hat, dass dies ohne persönliche Wertung („der Exchange Server war mir schon immer zu langsam“) geschieht und zudem auch noch auffindbar ist, am besten dort, wo man danach auch suchen würde.

Aus eigener Erfahrung möchte ich noch folgendes hinzufügen: Auch die Prozesse rund um die IT sind zu dokumentieren. Meldewege bei Störungen oder Sicherheitsvorfällen, wo muss man sich melden, wenn es gilt neue Hard- oder Software zu ordern, wie kündigt man Wartungsarbeiten an, was ist beim Zu- bzw. Abgang von Mitarbeitern zu beachten etc. sind ebenso entscheidend für den Regelbetrieb wie die Konfiguration einer Firewall!

Womit diese Anforderungen abgedeckt werden können

Sprechen wir von Dokumentation, sprechen wir von Wissensspeicher und – wie wir soeben gelernt haben – auch vom Management dieses Wissens. Das heißt für uns, dass das Utensil der Wahl ein Wissensmanagementsystem sein muss. Hier müssen wir nicht lange suchen, denn es gibt Software, welche wohl alle schon irgendwie kennen: Wiki-Systeme.

Sei es nun MediaWiki, DokuWiki oder eine andere Spielart, haben all diese Systeme etwas gemein: Es werden Artikel zu Themen erstellt, dabei wird ein Autor benannt und ein Zeitstempel angehängt. Besser noch, die Artikel können untereinander verlinkt werden, es gibt eine Revisionshistorie und man kann (in Abghängigkeit von den gesetzten Berechtigungen) mittels einer Volltextsuche den gesamten Wissensspeicher durchsuchen.

Was man zuvor erarbeiten sollte, ist eine Struktur, die man diesem Wissensspeicher verpassen muss. Dazu gehören nicht nur Kategorien wie etwa Netzwerk, Server und Clients, sondern eben auch ein Berechtigungskonzept sowie einige Standardartikel (Template würde der Softwareentwickler sagen).

Hat man das zusammengetragen, steht einer wirklich guten Dokumentation nichts mehr im Wege. Und wer weiß, vielleicht macht die Wiki-Pflege am Ende sogar Spaß …

 

Als langjähriger IT Service Provider hat die kreITiv GmbH viel Erfahrung mit diesem Thema, denn auch wir mussten uns einst dieser Herausforderung stellen. Benötigen Sie Unterstützung beim Aufbau einer Dokumentation, dann zögern Sie nicht, unser Team zu kontaktieren! Wir helfen gern.