Blogartikel zum Schlagwort ERP-Software

Wie genau lösen ERP-Systeme man Prozessdenken in Unternehmen aus?

“Sorry, nicht meine Abteilung” – Wie ERP-Systeme das Prozessdenken fördern

Das Denken in ganzheitlichen Prozessen ist ein Ansatz, der wirtschaftliche Organisationsstrukturen von Grund auf erneuert hat. Damit können Arbeitsschritte in logische Organisationseinheiten eingeteilt, wertschöpfende Kernprozesse identifiziert und vorhandene Abläufe optimiert werden. Kein Wunder, dass immer mehr Firmen auf prozessorientierte Ansätze setzen.

Doch auch wenn diese Erkenntnis in den Chefetagen schon längst angekommen ist – wie erzieht man seine Mitarbeiter zum ganzheitlichen Denken? Gut funktionierende Abläufe können eine Menge bewirken, doch letztlich funktioniert Prozessorganisation nur dann, wenn das Konzept nicht abstrakt bleibt, sondern die Mitarbeiter auch auf einer persönlichen Ebene bei ihrer alltäglichen Arbeit erreicht. Dazu kann man sie aber schlecht zwingen. Was also tun?

An diesem Punkt sollte man den Einfluss der eigenen technischen Infrastruktur nicht unterschätzen. Die richtigen Tools, insbesondere natürlich ERP-Systeme, können bei der Einführung von Prozessdenken ein wertvoller Unterstützer sein. Wir möchten ein paar Denkanstöße geben, wie die richtige Unternehmenssoftware nicht nur die Prozesse, sondern auch deren Akzeptanz positiv beeinflussen kann.

Unterstützung von Unternehmensprozessen durch ERP-Software

 

  • Feinmechanik statt Abrissbirne

    Das ERP-System zwingt Sie, jeden Prozess genau zu definieren und den internen Arbeitsablauf an genau diesem zu orientieren. Ohne eine vollständige Prozessbeschreibung kann das Unternehmen auch nicht in der Software abgebildet werden. Das ist zwar extrem aufwändig, macht den Übergang zu einem prozessorientierten Denkansatz aber deutlich leichter und senkt die Fehleranfälligkeit. Beim Mitarbeiter entsteht im Idealfall ein besseres Verständnis für die Unternehmensabläufe, vor allem wenn er in die Prozessdefinition eingebunden ist.

  • Brandschutz statt Feuerlöscher

    Eine Restrukturierung in Form von Prozessen bietet die Möglichkeit, Probleme und Fehler von vornherein zu vermeiden, anstatt im Nachhinein nur auf Probleme zu reagieren. So kann sich das Management wieder um die Planung und strategische Entscheidungen kümmern und muss nicht mehr auf alle Ereignisse im alltäglichen Betrieb reagieren. Die Notwendigkeit für improvisierte Lösungen und der damit verbundene Frust werden verringert.

  • Aktenschrank statt Wühlkiste

    Insbesondere wenn ein Unternehmen den Großteil seiner Tätigkeiten digital durchführt, wird ohne eine einheitliche IT-Unterstützung schnell eine große Anzahl verschiedenster Softwarelösungen benötigt. Das verkompliziert Prozesse, lässt eine unübersichtliche Systemlandschaft entstehen und erzeugt Kosten durch Lizenzgebühren. ERP-Systeme bündeln und verschlanken diese. Zurück bleiben Schnittstellen zu weiterhin notwendigen Drittsystemen, die zentral gepflegt werden können. Die Quintessenz ist: Bessere Prozesse erhöhen die Akzeptanz von Prozessdenken.

  • Gläsernes Unternehmen statt gläserner Mitarbeiter

    Durch eine gute IT-Infrastruktur werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Mitarbeiter sehen durch die übergreifende Prozessstruktur über den eigenen Tellerrand und die eigenen Abteilungsgrenzen hinaus. Dadurch können sie ihren Beitrag an der Gesamtleistung des Unternehmens wahrnehmen und sind nicht mehr nur ein anonymer Teil des Ganzen, wodurch eine stärkere Vertrauensbasis aufgebaut wird. Eine Kultur des Misstrauens, in der nur noch die nötigsten Informationen weitergegeben und persönliche Datensammlungen angelegt werden, schadet langfristig dem Unternehmen.

    ERP-Systeme sind hier natürlich nur ein Baustein, aber sie können helfen, Entscheidungen transparenter und damit nachvollziehbarer zu machen. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Mitarbeiter einer Abteilung auch alle Zugriff auf die gleiche Datenbasis haben.

  • Kommunikation statt Datenübertragung

    Zunächst einmal werden Informationen durch die Unternehmenssoftware intern einfach und schnell weitergeleitet. Das ist für den reibungslosen Ablauf einer durchgehenden Prozesskette sehr zu begrüßen, die persönliche Kommunikation bleibt dabei aber oft auf der Strecke. Doch das muss nicht so sein:

    Bereits die ERP-Einführung erfordert einen erheblichen Kommunikationsaufwand. Statt auf langen E-Mail-Verkehr zu setzen, kommt man um Kollaboration der verschiedenen Abteilungsleiter und Gespräche mit Mitarbeitern auf allen Ebenen in dieser Phase nicht herum. Außerdem bietet das System einen Anlass, die interne Kommunikation neu zu strukturieren und sogar zu verbessern.

    Beim Thema Kommunikation können die Auswirkungen eines ERP-Systems also sehr unterschiedlich sein. Im Sinne des abteilungsübergreifenden Denkens sollte immer darauf geachtet werden, dass persönlicher Kontakt im Arbeitsalltag nicht durch das Senden von Datensätzen ersetzt wird.

ERP-Beratung von kreITiv – Analyse, Einführung, Schulung

Ein ERP-System ist sicher kein Allheilmittel für jedes marode Unternehmen, aber es ist in jedem Fall viel mehr als nur die Inbetriebnahme einer neuen Software. Betrachten Sie eine ERP-Einführung als unternehmerische Chance und nutzen Sie die Gelegenheit, um prozessorientiertes Denken zu fördern. Das erhöht oftmals nicht nur die Unternehmensperformance an sich, sondern kann wie oben beschrieben auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeitermotivation sein.

Wenn Sie sich weiter über die Möglichkeiten von Unternehmenssoftware und speziell die ERP-Systeme informieren möchten, dann kontaktieren Sie uns gern.

Unternehmerische Kontrolle, Planung und Steuerung im ERP-Controlling

Effizientes Controlling mit ERP-Systemen

Umgangssprachlich wird unter dem Begriff „Controlling“ oft nur die Kontrolle gewisser Prozesse oder Unternehmensbereiche verstanden.

Tatsächlich ist das Konzept aber deutlich umfassender zu sehen, und zwar als unternehmerisches Führungssystem, das neben der Kontrolle auch auf die Planung und Steuerung sämtlicher Unternehmensbereiche abzielt.

Für eine gesamte Unternehmenssteuerung ist es daher nötig, nicht nur Daten in einer ausreichenden Qualität aus dem Rechnungswesen, sondern zusätzlich auch aus möglichst vielen weiteren Quellen bzw. Unternehmensbereichen verfügbar zu haben. Mit Hilfe einer gut aufbereiteten Datenbasis kann die Geschäftsleitung respektive das Management sowohl bei der Formulierung der Unternehmensziele, als auch bei der Überprüfung auf deren Zielerreichung, unterstützt werden.

Der Einsatz von ERP-Software im Controlling

Grundsätzlich kann ein ERP-System nur genau die Daten bereitstellen, die in das System eingepflegt werden. Dazu können zum Beispiel auch automatisch erfasste Prozessdaten zählen. Ein ERP-System beinhaltet in der Regel immer die Finanzbuchhaltung, sowie Daten über Transaktionen mit Kunden und Lieferanten.

Neben den Ist-Daten, welche alle wirtschaftlich relevanten Informationen umfassen sollten, können auch Planungsdaten für eine konkret messbare Zielvorgabe eingepflegt werden. Mit einer Gegenüberstellung von Planungs- und Ist-Daten kann die Einhaltung der in der Planung gesetzten Ziele überwacht werden. Eine Abweichungsanalyse ist die Voraussetzung für ein rechtzeitiges Ergreifen von Maßnahmen zum Gegensteuern und letztendlich zum Schließen der Zielerreichungslücke.

Daten und Module für das ERP-System

Im Bereich der ERP-Software hat sich historisch der modulare Aufbau durchgesetzt. Dies ermöglicht es dem Controlling, je nach implementiertem Modul, Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen (z. B. Warenwirtschaft, Vertrieb oder dem Projektmanagement) zu generieren und diese für das gesamte Unternehmen beziehungsweise für flexible, aussagekräftige und automatisierte Berichte bereitzustellen. Eine schnelle Anpassung an sich gegebenenfalls veränderte Rahmenbedingungen ist ebenso ein Vorteil eines ERP-Systems und Grundvoraussetzung für ein gutes Unternehmenscontrolling.

Entscheidend ist jedoch der Vorteil einer gemeinsamen Datenbasis innerhalb eines Unternehmens, welche sowohl die Transparenz und Kommunikation, als auch den Informationsfluss verbessert. Redundante Daten, ein doppelter Erfassungsaufwand (da alle auf die gleiche Datenbasis zugreifen) sowie Inkonsistenten werden damit vermieden und können so ein effizientes und zielführendes Controlling ermöglichen.

Voraussetzungen für ein effizientes Controlling in Unternehmen

Festzuhalten bleibt, dass mit Hilfe eines integrierten ERP-Systems der Aufwand für den Prozess der Informationsbeschaffung und –aufbereitung im Vergleich zu geschlossenen Softwarelösungen aus diesem Bereich minimiert und eine Fokussierung auf die Analyse, Bewertung und Maßnahmenplanung erfolgen kann. Durch solch ein schnelleres und fokussierteres Controlling können Wettbewerbsvorteile schneller generiert und genutzt werden.

Für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems und damit verbunden eines Berichtswesen- und Controllingsystems, sollten Sie einen Überblick über Berichte in Ihrem Unternehmen haben.  Entscheidend ist zu wissen, wann, welcher Mitarbeiter oder externer Adressat, welche Information erhalten muss.

Die kreITiv hilft Ihnen in der ERP-Beratung, die richtigen Fragen zu stellen und Sie bei einem Einführungsprojekt unterstützen.

Geschichte der ERP-Systeme – Vom Mainframe bis in die Cloud

Die Geschichte der ERP-Systeme

ERP-Systeme sind heutzutage ein essentieller Bestandteil in der IT-Infrastruktur von Unternehmen. Sie helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und effizient zu verwalten.

Im Idealfall sind sie flexibel, skalierbar, mit den nötigen Schnittstellen ausgestattet und bilden auf diese Weise die komplette Anforderungs- und Prozesslandschaft eines Unternehmens in digitaler Form ab. Doch dieser umfassende Anspruch wurde erst mit der Zeit entwickelt. Tauchen wir ein in die wechselvolle Geschichte der ERP-Software.

Vom Mainframe bis in die Cloud, ERP-Software im Zeitverlauf

 

  • 60er Jahre: MRP als Pionier der Branche

    Die moderne Fabrikproduktion nahm zu und das Computing wurde geboren. Das führte dazu, dass die Produktion und die Kundenanforderungen besser gesteuert und ausgeglichen werden mussten. Dadurch entstand Software, die als Material Requirements Planning – oder MRP bekannt ist.

    Diese frühen Rechenprogramme halfen, die Fertigung, den Einkauf und die Lieferung zu planen. Sie ermöglichten den Unternehmen, ihre Bestände niedrig zu halten, was wiederum die Menge an gebundenem Geld reduzierte.

  • 70er Jahre: Die Zeit der Großrechner

    Bis 1975 war die MRP-Software in wenigen hundert Unternehmen im Einsatz. Sie war nur für die großen Hersteller erschwinglich und lief auf leistungsstarken Mainframe-Computern.

    Zu dieser Zeit entstand Business-Software, die in Echtzeit funktionierte. Gleichzeitig entwickelte sich der Bereich des rechnergestützten Finanzmanagements, der jedoch von anderen Systemen isoliert war.

  • 80er Jahre: Der Sprung zum MRP II

    In den achtziger Jahren entwickelten sich MRP’s in ihren Fähigkeiten immer weiter und wurde später zu dem, was man MRP II oder Manufacturing Resource Planning nannte. Es kamen weitere Fertigungsprozesse und eine größere Leistungsfähigkeit hinzu, insbesondere im Bereich der Kapazitätenplanung.

  • 90er Jahre: Die Geburt des ERP-Begriffs

    In den 1990er Jahren wurde das Akronym ERP – für Enterprise Resource Planning – erstmals eingesetzt. Geprägt von der Gartner-Gruppe, beschrieb es Software, die MRP und MRP II um Funktionalitäten wie Engineering, Finanzen und Rechnungswesen, Personal- und Projektmanagement erweiterte.

    Der drohende Y2K-Computerfehler und die bevorstehende Einführung des Euro bewegte viele Unternehmen dazu, ihre ERP-Software noch vor dem Jahr 2000 zu aktualisieren oder komplett neue ERP-Systeme einzuführen und damit einen zwingend nötigen weiteren Digitalisierungsschritt zu unternehmen.

  • 2000er Jahre: Die Entwicklung zum Komplettsystem

    Zu den Erweiterungen ab dem Jahr 2000 gehörten die Integration von Supply Chain Management, Customer Relationship Management und Business Intelligence. Parallel dazu entwickelte sich in den frühen 2000er Jahren die Interaktion über mobile Geräte und es entstanden verlässliche webbasierte Funktionalitäten.

  • Heute: Mobil und in der Cloud

    Heute sind ERP-Systeme sehr weit fortgeschritten, hochflexibel und skalierbar. Sie sind oft cloud-basiert und ermöglichen über einen Webzugriff auch auf mobilen Endgeräten einen vollen Funktionsumfang und damit ein ortsunabhängiges Arbeiten. Moderne ERP-Lösungen beschränken sich nicht nur auf Fertigungs-, Lieferketten-, Finanz- und Rechnungswesen, sondern auch auf andere Bereiche.

    Die heutigen ERP-Systeme erlauben auch komplexe Berichterstattung, Vertriebs- und Marketingautomatisierung, CRM, E-Commerce sowie Service- und Garantiemanagement.

Und was kann Ihr ERP-System?

Unternehmen aller Größen und aus jeder Branche können von ERP-Systemen profitieren. Ob smartes ERP oder KI-ERP, wir von kreITiv verfolgen auch in Zukunft alle Trends aus dem ERP-Bereich und beraten Sie gerne für Ihre persönliche und maßgeschneiderte Lösung.

Wie ERPs mit Sprachassistenten zum Gesprächspartner werden

Smarte ERP-Systeme – Wie ERPs zum Gesprächspartner werden

Seit ca. 2012 sind Sprachassistenten verfügbar. Die wohl bekanntesten Dienste sind aktuell Apples Siri, Google Now, Microsofts Cortana und Alexa von Amazon. Benutzer können mit diesen Systemen in ihrer natürlichen Sprache interagieren. Durch die rasanten Fortschritte beim maschinellen Lernen in den letzten Jahren ist die Technologie der Spracherkennung ausgereift und findet ihren Weg zunehmend auch in den Bereich der Unternehmenssoftware.

Chancen und Risiken von digitalen Sprachassistenten

Waren die verschiedenen Mundarten und Akzente der Benutzer anfängliche Hürden, ist es nun auch möglich, verschiedene Varianten von inhaltsgleichen Sätzen richtig zu interpretieren. Sogenannte intelligente Chatbots generieren den eigentlichen Nutzen dieser Systeme. Sie liefern die konkrete Funktionalität, um beispielsweise eine Suchanfrage ins Internet zu starten oder eine Erinnerung in einen Kalender einzutragen.

Berührungsängste sollen dem Benutzer durch Feedback und Nachfragen der Chatbots genommen werden. Auch um witzige Antworten auf offensichtliche Scherzfragen sind Cortana & Co. nicht verlegen. Fragt man zum Beispiel Siri nach ihrer Herkunft, antwortet sie „Es steht doch auf dem Karton … Ich wurde von Apple in Kalifornien entwickelt“.

Wanda, die digitale Assistentin im ERP-System von Unit4

Auch unser Technologiepartner Unit4 hält mit den aktuellen Entwicklungen Schritt und veröffentlichte einen Blogbeitrag Alexa meets Wanda, der in die Zukunft schauen lässt. Digitale Sprachassistenten avancieren zu umfassenden Projektassistenten. Unit4 zeigt, dass verfügbare Dienste zur Spracherkennung mit Analysefunktionen eines ERP-Systems kombiniert werden können.

Im zugehörigen Videoclip wird ein Prototyp vorgestellt, bei dem ein Echo von Amazon mit der seit Mitte 2016 in der ERP-Lösung Unit4 Business World On! verfügbaren digitalen Assistentin Wanda, einem selbstlernenden System auf Basis künstlicher Intelligenz, gekoppelt ist. Einer der Protagonisten stellt Fragen zu einem Projekt, Alexa gibt die Antworten. Beide sind sichtlich beeindruckt, wie gut das funktioniert.

Smarte Mehrwerte in der Unternehmenssoftware

Was nach Spielerei klingt, kann durchaus einen praktischen Nutzen haben. Als wesentliche Vorteile sehen Technologieanbieter:

  • Effektivität – einfache und bessere Kauf- und Service-Interaktionen für Ihre Kunden
  • Effizienz – Reduzierung von manuellen, ressourcenintensiven Geschäfts- und Lieferkettenprozessen
  • Benutzerfreundlichkeit – Möglichkeit, Routineaufgaben in viel weniger Zeit mit den eigenen Kommunikationsmitteln zu erledigen

Im Bereich von ERP-Systemen setzen die Unternehmen Unit4 und SAP bereits Intelligent Bots ein. Beispielweise könnte der Mitarbeiter mit Wanda seine Arbeitszeitbuchung, die Arbeitsmittelbestellung oder Workflowaufgaben schnell und effizient mit seiner Social Media App erledigen. Dazu muss er nicht mehr im Büro sein. ERP-Systeme sind meist so flexibel entwickelt, dass sie auch auf zukünftige Anforderungen erweiterbar sind. Insofern ist der Phantasie keine Grenze gesetzt, welche Arbeitsprozesse noch mit dieser Technik unterstützt werden können.

kreITiv ist seit 2016 exklusiver Unit4 Partner in Sachsen und wir beraten Sie auch gern zu weiteren Themen rund um ERP-Systeme.

Interne und Externe Kostenfaktoren bei der Einführung von ERP-Software

Neuer ist teuer – Was kostet ein ERP-System?

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die Einführung von ERP-Software. Neben bekannten Dickschiffen auf den Weltmeeren der Unternehmenssoftware wie SAP und Oracle gibt es eine Vielzahl kleinerer Anbieter, die sich auch an Mittelständler richten.

Doch neben der Thematik des Funktionsumfangs eines Systems, stellt sich vor der Anschaffung natürlich zwingend auch die Kostenfrage. Die ist gar nicht so einfach zu beantworten, schließlich ist Unternehmenssoftware kein Auto, das man beim Gebrauchtwagenhändler seines Vertrauens kauft und dann besitzt, sondern es ist stets mit großem Projektaufwand verbunden. Versuchen wir uns also der Antwort zu nähern.

Interne Kostenfaktoren von ERP-Software

Als interne Faktoren können alle Kosten betrachtet werden, die direkt im Unternehmen an sich anfallen. Diese entstehen auch schon sehr früh. Bereits für die ERP-Auswahl müssen Mitarbeiter vom Tagesgeschäft abgezogen werden. Zur Veranschaulichung:

Werden die Produkte von drei verschiedenen ERP-Anbietern einem 4-köpfigen Projektteam jeweils in einer ganztägigen Präsentation vorgestellt, entsteht bereits ein Arbeitsaufwand von 96 Stunden!

An diesem Punkt der Sondierungsphase hat die Einführung an sich noch gar nicht begonnen. Ähnlich gestaltet es sich nach der Auswahl und Implementierung mit dem Arbeitsaufwand, der für die Schulung der beteiligten Mitarbeiter benötigt wird. Sparen Sie hier, indem Sie sich schon früh mit diesen Fragen beschäftigen.

Grenzen Sie durch ein Screening die potentiellen Anbieter schon vorab ein und orientieren Sie sich an Referenzen, wie viel Zeitaufwand benötigt wird und wie Sie Ihr Projektteam optimal besetzen.

Externe Kostenfaktoren eines ERP-Systems

Extern Ausgaben sind alle Kosten, die außerhalb des Unternehmens anfallen. Dazu zählen zum Beispiel die Kosten für die Bereitstellung der benötigten Serverinfrastruktur und einer eventuell nötigen Datenmigration von alten Systemen.

Außerdem müssen Nutzerlizenzen und der Arbeitsaufwand externer Kräfte zur individuellen Systemanpassung bezahlt werden, wobei die Anbieter hierfür meist verschiedene Preismodelle bereitstellen. Auch nach der Einführung können außerdem noch Folgekosten für Wartung, Anpassung und Support anfallen.

Auch hier gilt: Verlässliche Schätzungen sind kompliziert. Reden Sie mit Anbietern, aktuellen Nutzern und Beratern, um eine bessere Einschätzung zu erhalten.

Kostenvermeidung bei der Einführung von Business-Software

Die Hauptkostentreiber von ERP-Systemen sind in den meisten Fällen die Nutzeranzahl, der Funktionsumfang des Systems, sowie die individuelle Anpassung der Unternehmenssoftware.

Diese lassen sich durch umfangreiche Planung geringhalten. Wie viele Nutzer brauchen Zugang zur Software, was soll es können und wie komplex sind die Prozesse, die es abbilden muss? Denn richtig teuer wird eine ERP-Anschaffung, wenn nachträglich noch vom geplanten Projektablauf abgewichen werden muss, weil Details nicht eingeplant wurden oder doch ein größerer Funktionsumfang benötigt wird.

Wenn Sie die Einführung eines ERP-Systems in Erwägung ziehen, wenden Sie sich gern an die kreITiv. Unsere zertifizierten Berater begleiten Sie auf Wunsch durch den gesamten Einführungsprozess, sodass effizienteres, produktiveres Arbeiten die Ausgaben schnell wieder amortisieren kann.