Blogartikel zum Schlagwort ERP-Systeme

Unternehmerische Kontrolle, Planung und Steuerung im ERP-Controlling

Effizientes Controlling mit ERP-Systemen

Umgangssprachlich wird unter dem Begriff „Controlling“ oft nur die Kontrolle gewisser Prozesse oder Unternehmensbereiche verstanden.

Tatsächlich ist das Konzept aber deutlich umfassender zu sehen, und zwar als unternehmerisches Führungssystem, das neben der Kontrolle auch auf die Planung und Steuerung sämtlicher Unternehmensbereiche abzielt.

Für eine gesamte Unternehmenssteuerung ist es daher nötig, nicht nur Daten in einer ausreichenden Qualität aus dem Rechnungswesen, sondern zusätzlich auch aus möglichst vielen weiteren Quellen bzw. Unternehmensbereichen verfügbar zu haben. Mit Hilfe einer gut aufbereiteten Datenbasis kann die Geschäftsleitung respektive das Management sowohl bei der Formulierung der Unternehmensziele, als auch bei der Überprüfung auf deren Zielerreichung, unterstützt werden.

Der Einsatz von ERP-Software im Controlling

Grundsätzlich kann ein ERP-System nur genau die Daten bereitstellen, die in das System eingepflegt werden. Dazu können zum Beispiel auch automatisch erfasste Prozessdaten zählen. Ein ERP-System beinhaltet in der Regel immer die Finanzbuchhaltung, sowie Daten über Transaktionen mit Kunden und Lieferanten.

Neben den Ist-Daten, welche alle wirtschaftlich relevanten Informationen umfassen sollten, können auch Planungsdaten für eine konkret messbare Zielvorgabe eingepflegt werden. Mit einer Gegenüberstellung von Planungs- und Ist-Daten kann die Einhaltung der in der Planung gesetzten Ziele überwacht werden. Eine Abweichungsanalyse ist die Voraussetzung für ein rechtzeitiges Ergreifen von Maßnahmen zum Gegensteuern und letztendlich zum Schließen der Zielerreichungslücke.

Daten und Module für das ERP-System

Im Bereich der ERP-Software hat sich historisch der modulare Aufbau durchgesetzt. Dies ermöglicht es dem Controlling, je nach implementiertem Modul, Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen (z. B. Warenwirtschaft, Vertrieb oder dem Projektmanagement) zu generieren und diese für das gesamte Unternehmen beziehungsweise für flexible, aussagekräftige und automatisierte Berichte bereitzustellen. Eine schnelle Anpassung an sich gegebenenfalls veränderte Rahmenbedingungen ist ebenso ein Vorteil eines ERP-Systems und Grundvoraussetzung für ein gutes Unternehmenscontrolling.

Entscheidend ist jedoch der Vorteil einer gemeinsamen Datenbasis innerhalb eines Unternehmens, welche sowohl die Transparenz und Kommunikation, als auch den Informationsfluss verbessert. Redundante Daten, ein doppelter Erfassungsaufwand (da alle auf die gleiche Datenbasis zugreifen) sowie Inkonsistenten werden damit vermieden und können so ein effizientes und zielführendes Controlling ermöglichen.

Voraussetzungen für ein effizientes Controlling in Unternehmen

Festzuhalten bleibt, dass mit Hilfe eines integrierten ERP-Systems der Aufwand für den Prozess der Informationsbeschaffung und –aufbereitung im Vergleich zu geschlossenen Softwarelösungen aus diesem Bereich minimiert und eine Fokussierung auf die Analyse, Bewertung und Maßnahmenplanung erfolgen kann. Durch solch ein schnelleres und fokussierteres Controlling können Wettbewerbsvorteile schneller generiert und genutzt werden.

Für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems und damit verbunden eines Berichtswesen- und Controllingsystems, sollten Sie einen Überblick über Berichte in Ihrem Unternehmen haben.  Entscheidend ist zu wissen, wann, welcher Mitarbeiter oder externer Adressat, welche Information erhalten muss.

Die kreITiv hilft Ihnen in der ERP-Beratung, die richtigen Fragen zu stellen und Sie bei einem Einführungsprojekt unterstützen.

Die Anforderungsanalyse – Das Projekt vor der ERP-Einführung

Die Anforderungsanalyse – Das Projekt vor der ERP-Einführung

Wer sich mit dem Gedanken beschäftigt, umfangreiche Unternehmenssoftware einzuführen, wird schnell feststellen, dass er sich zunächst eher mit sich selbst als mit ERP-Anbietern beschäftigen muss.

Denn selten scheitert eine ERP-Einführung daran, dass sich kein passender Anbieter findet. Entsprechende Software gibt es mittlerweile in unzähligen Formen, von diversen Anbietern und für alle nur denkbaren Geschäftsbereiche und Unternehmensgrößen. Die üblicherweise vorhandene individuelle Anpassung eines Systems erhöht die Möglichkeiten sogar noch weiter. Woran Projekte tatsächlich scheitern, sind fehlende Vorbereitung, unklare Prozessstrukturen oder die Ablehnung der Mitarbeiter.

Doch viele dieser Probleme lassen sich vermeiden, wenn man die Anforderungsanalyse, die noch vor der Auswahl eines Anbieters stattfindet, ernst nimmt und mit angemessenem Aufwand betreibt. Was sollten Sie dabei beachten?

„Ich kenne doch mein Unternehmen!“ – Wirklich?

Jedes Unternehmen besitzt eine einzigartige Struktur. Diese wird durch die individuelle Beantwortung bestimmter Fragen definiert:

  • Wie ist meine Herangehensweise, wenn unvorhergesehene Probleme auftreten?
  • Setze ich eher auf eine klar definierte Struktur oder auf flache Hierarchien?
  • Wie ist meine technische Ausstattung?

Wächst eine Firma, entsteht aber oftmals zusätzlich zur globalen noch eine untergeordnete Unternehmensstruktur und -kultur; zum Beispiel auf Abteilungsebene. Wurde eine gewisse Größe erreicht – etwa ein Punkt, an dem über die Einführung eines ERP-Systems nachgedacht wird – können sich schon eigenständige Dynamiken entwickelt haben.

Doch warum spielt das überhaupt eine Rolle? Eine komplexe Organisation mit internen organisatorischen, technischen, konzeptionellen oder kulturellen Unterschieden erzeugt eine Menge heterogener Anforderungen. Diese Anforderungsunsicherheit ist ein klarer Widerspruch zur Idee einer fürs gesamte Unternehmen einheitlich funktionierenden Unternehmenssoftware. Das kann ERP-Projekte erheblich verzögern oder im schlimmsten Fall komplett scheitern lassen. Dass solche Projekte teuer werden können, haben wir in einem Blogartikel zu den Kosten von ERP-Systemen schon einmal analysiert.

Mut zur Harmonie! Mit einer passgenauen Anforderungsanalyse

Wie löst man diese internen Widersprüche nun auf? Die Lösung lautet natürlich: Mit einer ausgiebigen Anforderungsanalyse. Denn was eine Gefahr ist, kann gleichzeitig als Chance wahrgenommen werden.

Nutzen Sie diese Chance, um einen Schritt zurückzutreten, Ihr Unternehmen mit all seinen Prozessen, seiner Struktur und seiner Kultur zu analysieren und zu hinterfragen. Externe können hierbei helfen, eine neue Perspektive zu bieten und vor der allzu bekannten Betriebsblindheit zu schützen. Im Idealfall können Sie wichtige Prozesse, vor allem natürlich die, die auch vom ERP-System abgebildet werden sollen, harmonisieren und optimieren.

  • 1. Status Quo

    Versuchen Sie, möglichst ergebnisoffen in eine Anforderungsanalyse zu gehen.

  • 2. Harmonisieren

    Außerdem sollten Sie auch hier schon intensiv wichtige Mitarbeiter („Key User“) mit einbinden, denn diese haben oftmals den besten Einblick in die tatsächlichen Prozessabläufe in ihrem Verantwortungsbereich.

  • 3. Optimieren

    Erst wenn diese ersten Schritte unternehmerischen Wandels erfolgt sind, ergibt es Sinn, sich näher mit der eigentlichen Auswahl eines passenden ERP-Anbieters auseinanderzusetzen.

  • 4. ERP-Auswahl

    Die Auswahl der für Sie optimalen Unternehmenssoftware erfolgt, nachdem die internen Prozesse eingehend betrachtet und die wichtigsten Strukturen abgebildet wurden.

kreITiv – Ihr Analysepartner für die ERP-Einführung

Planen Sie die Einführung eines ERP-Systems, aber haben sich noch nicht mit der Auswahl eines Anbieters beschäftigt? Befindet sich Ihr Unternehmen gerade in der oben beschriebenen Phase unternehmerischen Wandels? Dann sind unsere qualifizierten Berater die richtigen Ansprechpartner für Sie.

Wir können Sie sowohl bei der Analyse Ihrer Prozesse und Anforderungen an ein ERP-System, als auch bei der Auswahl geeigneter Anbieter unterstützen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Geschichte der ERP-Systeme – Vom Mainframe bis in die Cloud

Die Geschichte der ERP-Systeme

ERP-Systeme sind heutzutage ein essentieller Bestandteil in der IT-Infrastruktur von Unternehmen. Sie helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und effizient zu verwalten.

Im Idealfall sind sie flexibel, skalierbar, mit den nötigen Schnittstellen ausgestattet und bilden auf diese Weise die komplette Anforderungs- und Prozesslandschaft eines Unternehmens in digitaler Form ab. Doch dieser umfassende Anspruch wurde erst mit der Zeit entwickelt. Tauchen wir ein in die wechselvolle Geschichte der ERP-Software.

Vom Mainframe bis in die Cloud, ERP-Software im Zeitverlauf

 

  • 60er Jahre: MRP als Pionier der Branche

    Die moderne Fabrikproduktion nahm zu und das Computing wurde geboren. Das führte dazu, dass die Produktion und die Kundenanforderungen besser gesteuert und ausgeglichen werden mussten. Dadurch entstand Software, die als Material Requirements Planning – oder MRP bekannt ist.

    Diese frühen Rechenprogramme halfen, die Fertigung, den Einkauf und die Lieferung zu planen. Sie ermöglichten den Unternehmen, ihre Bestände niedrig zu halten, was wiederum die Menge an gebundenem Geld reduzierte.

  • 70er Jahre: Die Zeit der Großrechner

    Bis 1975 war die MRP-Software in wenigen hundert Unternehmen im Einsatz. Sie war nur für die großen Hersteller erschwinglich und lief auf leistungsstarken Mainframe-Computern.

    Zu dieser Zeit entstand Business-Software, die in Echtzeit funktionierte. Gleichzeitig entwickelte sich der Bereich des rechnergestützten Finanzmanagements, der jedoch von anderen Systemen isoliert war.

  • 80er Jahre: Der Sprung zum MRP II

    In den achtziger Jahren entwickelten sich MRP’s in ihren Fähigkeiten immer weiter und wurde später zu dem, was man MRP II oder Manufacturing Resource Planning nannte. Es kamen weitere Fertigungsprozesse und eine größere Leistungsfähigkeit hinzu, insbesondere im Bereich der Kapazitätenplanung.

  • 90er Jahre: Die Geburt des ERP-Begriffs

    In den 1990er Jahren wurde das Akronym ERP – für Enterprise Resource Planning – erstmals eingesetzt. Geprägt von der Gartner-Gruppe, beschrieb es Software, die MRP und MRP II um Funktionalitäten wie Engineering, Finanzen und Rechnungswesen, Personal- und Projektmanagement erweiterte.

    Der drohende Y2K-Computerfehler und die bevorstehende Einführung des Euro bewegte viele Unternehmen dazu, ihre ERP-Software noch vor dem Jahr 2000 zu aktualisieren oder komplett neue ERP-Systeme einzuführen und damit einen zwingend nötigen weiteren Digitalisierungsschritt zu unternehmen.

  • 2000er Jahre: Die Entwicklung zum Komplettsystem

    Zu den Erweiterungen ab dem Jahr 2000 gehörten die Integration von Supply Chain Management, Customer Relationship Management und Business Intelligence. Parallel dazu entwickelte sich in den frühen 2000er Jahren die Interaktion über mobile Geräte und es entstanden verlässliche webbasierte Funktionalitäten.

  • Heute: Mobil und in der Cloud

    Heute sind ERP-Systeme sehr weit fortgeschritten, hochflexibel und skalierbar. Sie sind oft cloud-basiert und ermöglichen über einen Webzugriff auch auf mobilen Endgeräten einen vollen Funktionsumfang und damit ein ortsunabhängiges Arbeiten. Moderne ERP-Lösungen beschränken sich nicht nur auf Fertigungs-, Lieferketten-, Finanz- und Rechnungswesen, sondern auch auf andere Bereiche.

    Die heutigen ERP-Systeme erlauben auch komplexe Berichterstattung, Vertriebs- und Marketingautomatisierung, CRM, E-Commerce sowie Service- und Garantiemanagement.

Und was kann Ihr ERP-System?

Unternehmen aller Größen und aus jeder Branche können von ERP-Systemen profitieren. Ob smartes ERP oder KI-ERP, wir von kreITiv verfolgen auch in Zukunft alle Trends aus dem ERP-Bereich und beraten Sie gerne für Ihre persönliche und maßgeschneiderte Lösung.

Wie ERPs mit Sprachassistenten zum Gesprächspartner werden

Smarte ERP-Systeme – Wie ERPs zum Gesprächspartner werden

Seit ca. 2012 sind Sprachassistenten verfügbar. Die wohl bekanntesten Dienste sind aktuell Apples Siri, Google Now, Microsofts Cortana und Alexa von Amazon. Benutzer können mit diesen Systemen in ihrer natürlichen Sprache interagieren. Durch die rasanten Fortschritte beim maschinellen Lernen in den letzten Jahren ist die Technologie der Spracherkennung ausgereift und findet ihren Weg zunehmend auch in den Bereich der Unternehmenssoftware.

Chancen und Risiken von digitalen Sprachassistenten

Waren die verschiedenen Mundarten und Akzente der Benutzer anfängliche Hürden, ist es nun auch möglich, verschiedene Varianten von inhaltsgleichen Sätzen richtig zu interpretieren. Sogenannte intelligente Chatbots generieren den eigentlichen Nutzen dieser Systeme. Sie liefern die konkrete Funktionalität, um beispielsweise eine Suchanfrage ins Internet zu starten oder eine Erinnerung in einen Kalender einzutragen.

Berührungsängste sollen dem Benutzer durch Feedback und Nachfragen der Chatbots genommen werden. Auch um witzige Antworten auf offensichtliche Scherzfragen sind Cortana & Co. nicht verlegen. Fragt man zum Beispiel Siri nach ihrer Herkunft, antwortet sie „Es steht doch auf dem Karton … Ich wurde von Apple in Kalifornien entwickelt“.

Wanda, die digitale Assistentin im ERP-System von Unit4

Auch unser Technologiepartner Unit4 hält mit den aktuellen Entwicklungen Schritt und veröffentlichte einen Blogbeitrag Alexa meets Wanda, der in die Zukunft schauen lässt. Digitale Sprachassistenten avancieren zu umfassenden Projektassistenten. Unit4 zeigt, dass verfügbare Dienste zur Spracherkennung mit Analysefunktionen eines ERP-Systems kombiniert werden können.

Im zugehörigen Videoclip wird ein Prototyp vorgestellt, bei dem ein Echo von Amazon mit der seit Mitte 2016 in der ERP-Lösung Unit4 Business World On! verfügbaren digitalen Assistentin Wanda, einem selbstlernenden System auf Basis künstlicher Intelligenz, gekoppelt ist. Einer der Protagonisten stellt Fragen zu einem Projekt, Alexa gibt die Antworten. Beide sind sichtlich beeindruckt, wie gut das funktioniert.

Smarte Mehrwerte in der Unternehmenssoftware

Was nach Spielerei klingt, kann durchaus einen praktischen Nutzen haben. Als wesentliche Vorteile sehen Technologieanbieter:

  • Effektivität – einfache und bessere Kauf- und Service-Interaktionen für Ihre Kunden
  • Effizienz – Reduzierung von manuellen, ressourcenintensiven Geschäfts- und Lieferkettenprozessen
  • Benutzerfreundlichkeit – Möglichkeit, Routineaufgaben in viel weniger Zeit mit den eigenen Kommunikationsmitteln zu erledigen

Im Bereich von ERP-Systemen setzen die Unternehmen Unit4 und SAP bereits Intelligent Bots ein. Beispielweise könnte der Mitarbeiter mit Wanda seine Arbeitszeitbuchung, die Arbeitsmittelbestellung oder Workflowaufgaben schnell und effizient mit seiner Social Media App erledigen. Dazu muss er nicht mehr im Büro sein. ERP-Systeme sind meist so flexibel entwickelt, dass sie auch auf zukünftige Anforderungen erweiterbar sind. Insofern ist der Phantasie keine Grenze gesetzt, welche Arbeitsprozesse noch mit dieser Technik unterstützt werden können.

kreITiv ist seit 2016 exklusiver Unit4 Partner in Sachsen und wir beraten Sie auch gern zu weiteren Themen rund um ERP-Systeme.

ERP-Systeme, wie z.B. SAP, bilden die Basis der Unternehmenssoftware

ERP-Systeme – Das Rückgrat der Unternehmenssoftware

ERP-Systeme sind in aller Munde – 2015 nutzten in Deutschland über 91% der Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern derartige Software, wobei die Dienstleistungsbranche dem produzierenden Gewerbe etwas hinterherhinkt. Deutschland gilt als sehr ERP-freundlich, nicht zuletzt, weil SAP als deutsches Unternehmen mit ca. 25% weltweiter Marktführer ist.

Grund genug, sich näher mit diesem Thema zu beschäftigen. Was genau ist ein ERP-System, lohnt sich auch für Mittelständler eine Anschaffung und an welchen Anbieter sollte man sich wenden? Diese und weitere Fragen beantwortet unser kreITiv-Blogartikel.

E – R – Was?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, bezeichnet also die unternehmerische Aufgabe, alle vorhanden Ressourcen in den Unternehmensprozessen möglichst effizient einzuplanen. Dazu wird das Unternehmen mit all seinen relevanten Abläufen und Kennzahlen abgebildet.

Durch die Verknüpfung und Integration aller Prozesse und Bereiche in einem System, können Prozesse gesteuert und optimiert werden. Da sie nach der vollständigen Integration das zentrale verknüpfende Element ist, gilt diese Software für ein Unternehmen auch als Wirbelsäule, Herzstück, Skelett oder wahlweise eine andere Metapher, die „sehr sehr wichtig“ ausdrückt. Als Keimzelle gelten Material Resource Planing-Systeme in den 60er Jahren, die sukzessive um andere Bereiche erweitert wurden.

Ein ERP-System – Was kann es und was kostet es?

Wie bei jeder strategischen Entscheidung müssen auch bei der Anschaffung eines ERP-Systems Vor- und Nachteile abgewogen werden. Gerade für größere Unternehmen, in denen Prozesse komplexer und Kommunikationswege länger werden, kann die richtige Unternehmenssoftware enormes Potential entfalten.

Arbeitsweisen werden vereinheitlicht, unnötige Schnittstellen vermieden und schnellerer Informationsaustausch ermöglicht. Diese Leistungen haben natürlich einen Preis. Neben oft sehr hohen monetären Kosten, bedeutet ein neues ERP-System auch inhaltlich und organisatorisch meist einen großen Einschnitt. Unternehmenssoftware ist sehr komplex und die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult, sowie die Infrastruktur mit dem neuen System abgestimmt werden. Außerdem bedeutet dieser Schritt eine gewisse Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter, denn die Software muss, um effektiv zu funktionieren, aktuell gehalten werden.

Im Durchschnitt sind einmal implementierte Systeme 7,4 Jahre im Einsatz, oft aber auch deutlich länger. Das erfordert natürlich laufenden Arbeitsaufwand, sowohl vom Unternehmen als auch vom ERP-Entwickler.

Aber ich bin Mittelständler!

SAP ist Marktführer im Markt der ERP-Systeme

SAP, Marktführer unter den ERP-Systemen.
Bildquelle: Original von Marc Smith (CC BY 2.0), Bild bearbeitet

Zwar gibt es mit SAP, Oracle oder Infor einige Dickschiffe auf dem ERP-Markt, aber mittlerweile liegen auch Lösungen vor, die sich nicht nur an Großkonzerne richten. Allein in Deutschland existieren Schätzungen zufolge über 300 Anbieter. Dementsprechend gibt es auch für kleinere Unternehmen ERP-Entwickler abseits der „Großen“, die sich eher an KMUs und deren individuelle Ansprüche richten oder auch nur einzelne Module für bestimmte Unternehmensbereiche anbieten.

Das Gebiet ist so weit und die Anbieter und Möglichkeiten so divers, dass die Antwort auf die Frage, ob ein ERP-System sinnvoll ist, lautet: „Kommt darauf an“. Sieht man in den eigenen Unternehmensprozessen und deren Umsetzung Optimierungspotential und findet dafür einen entsprechenden ERP-Anbieter, dann kann sich die Anschaffung durchaus auch für einen Mittelständler lohnen. Wenn nicht, sollte man trotzdem ein Auge auf ERPs behalten, denn auch diese sind in ständiger Entwicklung. Aktuelle Trends sind vor allem mobile Anwendung, besseres Handling bei wachsenden Datenmengen sowie Cloud-Lösungen.

kreITiv wünscht erfolgreiches Optimieren und steht gern mit Rat bei der Konzipierung und Umsetzung einer individuellen Lösung für Ihr Unternehmen zur Seite.