Blogartikel aus der Kategorie: ERP-Beratung

Digitalisierte Geschäftsprozesse mit ERP-Systemen für Unternehmen

ERP-Systeme – Digitaler Segen für den Mittelstand

Durch die sich heutzutage oftmals schnell ändernden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in Anbetracht der Globalisierung sehen sich sowohl klein- und mittelständische, als auch Großunternehmen mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Der zunehmende Wettbewerbsdruck und die damit verbundene Prämisse der Effizienzsteigerung und Senkung von Produktionskosten sind dabei die größten Herausforderungen.

Um diese effizient und effektiv bewältigen zu können, ist der Einsatz von adäquaten Informations- und Kommunikationssystemen essenziell. Speziell Enterprise-Resource-Planning-Systeme sind zu einem wichtigen Instrument der Unternehmen geworden. An diesem Punkt stellen die Auswahl und Einführung von ERP-Systemen besonders komplexe Projekte für Unternehmen dar. [1]

Was bezeichnet ein ERP-System und was sind seine Funktionalitäten?

Enterprise-Resource-Planning bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern.

Gewährleistet wird hiermit ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe. Dabei unterstützen ERP-Systeme die verschiedenen internen Kerngeschäfts- und Unterstützungsprozesse eines Unternehmens, um diese Aufgaben zu lösen.

Ziel ist es, die Produktivität und Qualität der Erzeugnisse sowie die internen Prozesse zu steigern, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten und nebenbei die Kapitalbindung zu senken. Aufgrund der großen Komplexität der Aufgaben sowie der Vielzahl an Daten und Schnittstellen ist dies heutzutage nur noch mithilfe von IT-Systemen auf Basis einer modernen Informations- und Kommunikationstechnik zu erledigen. [2]

Flexible Softwaresysteme führen alle Geschäftsprozesse zusammen

ERP-Systeme sind dementsprechende Informationssysteme, welche die wichtigsten Geschäftsprozesse und Geschäftsregeln aller betrieblichen Funktionen in einem einzigen Softwaresystem abbilden und zusammenführen. Die Prozesse werden dahingehend teilweise oder ganz automatisiert. Die Daten von Geschäftsaktivitäten, werden in einer zentralen Datenbank erfasst und unternehmensweit zugänglich gemacht. Diese können anschließend flexibel gesammelt, gespeichert, verwaltet und verarbeitet werden.

Dabei wird ermöglicht, die Daten über verschiedene Abteilungen (Fertigung, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung usw.) hinweg zu teilen, welche diese Daten bereitstellen. Es erleichtert damit den Informationsfluss zwischen allen Unternehmensfunktionen und bietet eine ständig aktualisierte Sicht auf die Kerngeschäftsprozesse. Im Detail können folgende Unternehmensressourcen überwacht werden: Bargeld, Rohstoffe, Produktionskapazität – ebenso wie der Status der geschäftlichen Verpflichtungen: Aufträge, Bestellungen und Gehaltsabrechnungen. [3]

Die Funktionalität von ERP-Systemen wird in voneinander abhängigen Softwaremodulen angeboten. Diese Module gliedern sich nach den grundlegenden Kern- und Unterstützungsprozessen, die sie beinhalten. Sie sollten alle Geschäftsprozesse der betrieblichen Funktionen vollkommen abbilden. Eine durchgehende Integration und eine Abkehr von Insellösungen in den jeweiligen Bereichen führen zu einem ganzheitlichen ERP-System, in dem Ressourcen unternehmensweit verwaltet werden können.

Typische Funktionsbereiche einer ERP-Software sind dabei:

  • Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition)
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Forschung und Entwicklung
  • Stückliste
  • Produktion bzw. Produktionsplanung und -steuerung
  • Controlling
  • Verkauf
  • Produktdatenmanagement
  • Bedarfsermittlung
  • Personalwirtschaft
  • Marketing
  • Stammdatenverwaltung

Vorteile von ERP-Systemen

Wesentliche Vorteile von ERP-Systemen sind die gemeinsame, einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen quer durch das gesamte Unternehmen. Diese verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Sowohl Redundanzen, Inkonsistenzen, als auch doppelter Erfassungsaufwand werden somit beseitigt.

Der modulare Aufbau eines ERP-Systems vernetzt somit die Daten verschiedener Unternehmensbereiche. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen und profitieren von einheitlichen und vollständigen Informationen.

Wesentliche Vorteile sind die Verbesserungen im Controlling und Berichtswesen. Mittels vollständigen, verlässlichen und aktuellen Zahlen aus allen Abteilungen resultieren dank des vernetzten ERP-Systems flexible und aussagekräftige Berichte. Dabei bietet es im Regelfall sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen. Das ermöglicht ein adäquates Reporting zur Steuerung aller Unternehmensbereiche. Somit sind alle Ebenen jederzeit auskunftsfähig, vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zur Sachbearbeitung.

Alles wird automatisiert – Die Zukunft des ERP-Bereichs

Schon bei der Einführung eines ERP-Systems werden alle Arbeitsabläufe und Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Dabei kommt es in den meisten Fällen zu einer erheblichen Prozessoptimierung.

  • Die Software unterstützt häufig Best Practices und die Einhaltung von Compliance-Regeln. Die geforderten Verfahrensdokumentationen vom Gesetzgeber erledigt das System nebenbei mit, weil es alle Aktivitäten protokolliert.
  • Da ERP-Systeme Prozesse rationell verarbeiten, gehören Fehlerquellen der Vergangenheit an. Die verarbeiteten Daten werden nicht mehr doppelt erfasst und es entstehen keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen.
  • Rechnungen sind durch die ERP-Software automatisiert, vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Abrechnungsdaten aus dem System übernommen werden.
  • Reporting und Controlling bekommen keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt. Daraus resultiert Zeitersparnis, da Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten wegfallen.
  • Der Suchaufwand verringert sich.
  • Einsparungen bedeuten auch einen Wettbewerbsvorteil. Schnellere, flexible Unternehmen ziehen an langsameren Konkurrenten vorbei.
  • Die aufgrund dessen reibungslos ineinandergreifenden Unternehmensabläufe reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm. Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen sind durch Ressourcenoptimierung möglich. Unnötige Lagerhaltung oder Vorhalten von Personal werden vermieden. Das elektronische Rechnungswesen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und die digitale Archivierung von Dokumenten spart Platz, Büromaterial und Zeit. [4]

Suchen Sie Unterstützung im Bereich der ERP-Software? Stehen Sie vor der Einführung eines ERP-Systems oder planen Sie die Migration aus bestehenden Systemen? Wenden Sie sich gerne an die ERP-Spezialisten der kreITiv GmbH.

Quellen

  • Leyh, C. (2015): ERP-Systeme erfolgreich einführen. Ein Leidfaden für KMU, Broschüre von eBUSINESSLOTS in Dresden.
  • Ehrenberg G./Buchmann, K. (2013): ERP-Einführung, in ERP Management, Nr. 1/2013, S. 60-61.
  • Ebel B. (2002): Produktionswirtschaft, Herne
  • Fandel, G., Gubitz, K. (2008): ERP-Systeme für Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen: ERP-Marktstudie, 1. Auflage
  • Heymann-Reder, D. (2015): 10 Vorteile von ERP Software. Warum es sich lohnt, ERP-Software einzusetzen, in: ScopeVision Blog, https://www.scopevisio.com/blog/erp/10-vorteile-von-erp-systemen/ (10.10.2018).

[1] Vgl. Leyh, C. (2015), S. 1

[2] Vgl. Ebel B. (2002), S. 1

[3] Vgl. Fandel, G., Gubitz, K. (2008), S. 2-3

[4] Vgl. Heymann-Reder, D. (2015)

Veraltete ERP-Software erfolgreich migrieren

Was die erfolgreiche Migration eines ERP-Systems bestimmt

Beim Blick auf die Software-Landschaft des deutschen Mittelstands findet man einen großen Prozentsatz an ERP-Systemen, die älter als zehn Jahre sind. Das ist grundsätzlich kein Problem, wirft aber für den CIO bzw. andere ERP-Verantwortliche der Unternehmen durchaus die Frage nach der Zukunft auf.

Alt oder neu – Analyse des eigenen ERP-Systems

  • Haben sich unsere Anforderungen an das ERP-System im Laufe des letzten Jahrzehnts geändert?
  • Passt unser System noch zu unseren Prozessen?
  • Können moderne Drittsysteme nahtlos angebunden werden?

Nicht selten steht am Ende eines solchen Fragenkataloges die Entscheidung für ein neues ERP-System, da mit einem veralteten System das Herzstück der Business-Softwarelandschaft unter Umständen modernen Anforderungen nicht gerecht wird. Die Administration bzw. Wartung wird zunehmend schwieriger, Support ist ggf. nur noch eingeschränkt verfügbar, Funktions- und Sicherheitsupdates bleiben aus. Auf lange Sicht führen diese Faktoren zu Wettbewerbsnachteilen.

Zwar erkennen die IT-Verantwortlichen diese Problematik, schrecken aber vor einem Umstieg zurück. Gründe hierfür sind vor allem die Komplexität und die Kosten eines solchen Migrationsprojektes, die gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ein Problem sein können. Mit der Kostenfrage neuer Systeme habe wir uns in einem kreITiv-Blogartikel bereits befasst.

Verantwortliche sollten sich daher sehr bewusst und intensiv vorbereitet an das Thema ERP-Migration machen, sonst endet die Umstellung schnell in einem Fiasko. Gerade in letzter Zeit haben einige Fälle für Schlagzeilen gesorgt – z. B. Lidl und die missglückte SAP-Einführung 2018.

Wann lohnt ein Wechsel der ERP-Software und wie gelingt er?

Aufgrund von Inkompatibilitäten können Migrationen von Daten und Funktionen misslingen. Dadurch besteht die Gefahr, dass Aufträge nicht pünktlich abgearbeitet oder gar ganze Produktionsstraßen lahmgelegt werden. Schnell resultieren daraus Verzögerungen, die dem Unternehmen im schlimmsten Fall Liquiditätsengpässe bescheren, die letztendlich sogar in der Zahlungsunfähigkeit enden können.

Oft betrachtet man eine ERP-Migration vor allem aus technischer Perspektive und begeht damit eigentlich schon den ersten Fehler. ERP-Umstellungen berühren das Herz eines Unternehmens. Wer hier Anpassungen wünscht, sollte das als Chance nutzen und sämtliche Prozesse auf den Prüfstand stellen. Speziell auch die vor- und nachgelagerten Prozesse und Systeme.

  • Ist die Entscheidung für ein neues ERP-System gefallen, kommt es zunächst vor allem darauf an, das neue System mit Leben zu füllen. Anders gesagt: das neue System ist mit Daten zu befüllen. Nun kann man jedoch nicht einfach die Daten des Altsystems in das neue System kopieren. Stattdessen muss es gelingen, einen sanften Übergang zu schaffen, während altes und neues System im Parallelbetrieb nebeneinander laufen.
  • Migration bedeutet meistens, für einen gewissen Zeitraum, die Koexistenz zweier Systeme. Die Inhalte aus den alten Strukturen müssen für die neuen Bedingungen vorbereitet und angepasst werden. Zunächst sollte sich das Unternehmen die einfache Frage stellen, welche Daten es überhaupt noch benötigt. Hierzu müssen die Firmen entscheiden und definieren, welche Daten als Stamm- und welche als Bewegungsdaten gelten können.
  • Danach ist zu überlegen, welche Dateninhalte in welche Elemente (Felder) des neuen Systems zu überführen sind. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Formate zukünftig benötigt werden und wie diese Daten gegebenenfalls anzureichern beziehungsweise zu transformieren sind. Diese Datenmigration ist aufwendig und erfordert von allen Beteiligten intensive Zusammenarbeit.

Haben auch Sie Bedarf an einer ERP-Migration und möchten im Vorfeld ein sauberes Vorgehen definieren, um keine Überraschungen zu erleben? Wenden Sie sich gerne an die ERP-Spezialisten der kreITiv GmbH.

Presales als Aufwertung des Vertriebsprozesses

Erst die Arbeit, dann der Deal – Was ist Presales?

Nachdem wir vor kurzem schon Oracle in Paris besuchten, bot sich Mitte September nun die Gelegenheit, einen unserer Berater in die beschauliche Kleinstadt Reading westlich von London zu schicken. In den UK Headquarters von Oracle waren wir zu einem Presales-Kurs fürs hauseigene Cloud-ERP-System NetSuite eingeladen.

Grund genug, uns ein wenig dem Verkauf vor dem Verkauf zu widmen und zu fragen: Was ist eigentlich “Presales” und warum ist so etwas besonders im IT-Business relevant?

Was macht ein Presales Consultant?

In erster Linie ist er ein Kundenberater. Wie der Name schon sagt, agiert er vor allem in der Phase vor dem eigentlichen Kauf des Produktes. Damit bildet er die Schnittstelle zwischen dem Vertrieb und dem klassischen Beraterteam aus der Fachabteilung. Das bedeutet…

  • er übernimmt die Erstberatung,
  • präsentiert das Produkt,
  • erstellt Angebote
  • und geht dabei auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Kunden ein,
  • um ihn letztlich vom Kauf zu überzeugen.

All dies geschieht auf einer möglichst unkomplizierten und unverbindlichen Ebene. Der Mitarbeiter im Presales geht über normale Vertriebsaktivitäten hinaus, denn er benötigt ein weitaus tieferes Produktverständnis, handelt aber trotzdem im vertrieblichen Bereich. Das ist allerdings eher eine grobe Einordnung, denn eine offizielle Definition des Begriffs existiert nicht, weshalb seine Bedeutung teilweise sehr weit gefasst werden kann. Wichtig ist nur, dass dem Kunden klar ist, was er von “Presales” zu erwarten hat.

Aufwertung des Vertriebsprozesses

Der Unterschied eines Presales Consultant zu einem einfachen Verkäufer ist demnach in erster Linie die Tiefe der Beratungskompetenz. Sinnvoll ist eine vorgelagerte Presales-Abteilung daher vor allem bei Produkten, die durch ihre Größe und Komplexität besonders beratungsintensiv sind. Fürs 08/15-Produkt reicht der “normale Vertrieb” völlig aus.

Kenner haben längst bemerkt: ERP-Einführungsprojekte sind genau solche umfangreichen Produkte. Diese Projekte dauern in der Regel lange, sind sehr teuer und haben komplexe Anforderungen. Ein Zuschlag erfolgt hier nie ad-hoc, sondern meistens nach einer längeren Presales-Phase, in der verschiedene Angebote eingeholt und verglichen werden. Dazu können Präsentationen, Workshops, ein Proof of Concept und viele andere Vertriebsstrategien dienen. Je tiefer das Produktwissen des Beraters, desto besser kann er den Kunden, etwa bei der Auswahl der richtigen Produktkomponenten, unterstützen.

Falls Sie die Einführung eines ERP-Systems erwägen, können Sie unsere geschulten Presales-Mitarbeiter gern auch einmal live erleben.
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kreITiv-Webinar zu ERP-Lösungen für eCommerce

Webinar zu Best Practice ERP-Lösungen für eCommerce Unternehmen

Gemeinsam mit unserem Partner Oracle veranstalteten wir am 21.09.2018 ein Webinar zum Thema “Best Practice ERP-Lösungen für eCommerce Unternehmen” mit dem Ziel, Interessenten einen Einblick in die Welt von Oracle NetSuite unter den speziellen Aspekten des eCommerce zu geben.

Um die Herausforderungen eines eCommerce Unternehmens im Umfeld des globalen Wachstums zu meistern, ist es wichtig, sich von einzelnen Software-Insel-Lösungen zu trennen und mit einem integrierten System zu arbeiten. Unternehmen aus diesem Bereich müssen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Um sie bei der Einführung eines ERP-Systems zu unterstützen, hat sich die kreITiv als kompetenter Implementierungspartner bereits vor über zwei Jahren positioniert.

Unsere große Stärke auf dem Feld der ERP-Beratung ist, dass unsere Abteilungen der IT-Infrastruktur und Softwareentwicklung das Consulting unterstützen und einrahmen. Das bedeutet für unsere Kunden ein Höchstmaß an IT-Sicherheits- und Schnittstellenkompetenzen. Die Migration für die Neulösung wird hierbei stets professionell begleitet.

Dabei steht die 360-Grad-Kundenperspektive, sowohl bei der kreITiv als auch bei NetSuite im Fokus. Diese Einigkeit, in der Betrachtung unserer Kunden, macht NetSuite somit zum idealen Partner bei der Einführung von ERP-Systemen.

Vorteile und Nachteile von CRM-Modulen für ERP-Software

CRM-Modul – das schwarze Schaf der ERP-Landschaft

Wenn Sie einen beliebigen ERP-Berater fragen, ob Sie Geschäftsbereich X in ein ERP-System, das bereits vorhanden ist oder gerade eingeführt wird, integrieren sollen, erhalten Sie meist diese Antwort: „Ja! Je zusammenhängender die Softwarelandschaft in Ihrem Unternehmen ist, desto besser.“ Wie für jede Regel, gibt es dabei die große Ausnahme – Das Modul fürs Customer-Relationship-Management, kurz CRM.

Obwohl eine gute Kundenkommunikation zu den wichtigsten Säulen einer funktionierenden Geschäftstätigkeit gehört, bieten viele ERP-Systeme hier nur eine abgespeckte Lösung in Form von Adressverwaltung und Mailintegration an. Zwar gibt es auch in diesem Bereich stetige Weiterentwicklung, doch im Vergleich zu anderen Geschäftsfeldern hinkt CRM oft hinterher. Warum ist das so?

ERP-Erweiterung oder CRM-Spezialsoftware?

Die Ursache für die scheinbare Vernachlässigung der CRM-Funktionalitäten liegt in deren vergleichsweise langer Geschichte. Bereits in den 80ern wurden Kundeninformationen systematisch gesammelt und zur Verbesserung der Kommunikation ausgewertet. Lösungsansätze und Funktionalitäten in CRM-Systemen sind daher mittlerweile sehr ausgereift und der Markt bietet zahlreiche hochspezialisierte Lösungen an.

Selbst große ERP-Anbieter tun sich dementsprechend schwer, diese hohen Anforderungen zu erfüllen, schließlich sind sie nicht ausschließlich darauf spezialisiert. Dementsprechend hinken die CRM-Module oftmals der spezialisierten Software hinterer. Gerade im B2B-Bereich müssen Lösungen fürs Customer-Relationship-Management extrem leistungsstark und flexibel sein, um auch komplexe Geschäftsprozesse wirksam zu unterstützen.

Dafür sind CRM-Module als Erweiterung bereits bestehender Unternehmenssoftware preiswerter als Einzellösungen, richtig? Kommt darauf an. Zwar ist ihr Einführungspreis meist günstiger, doch langfristig gilt es zu bedenken, was eventuell nicht erfüllte Funktionalitäten oder mangelnde Prozessunterstützung an Folgekosten bringen könnten.

Die richtige Software zur Kundenkommunikation

Heißt die Lösung also, stets auf spezialisierte CRM-Systeme parallel zum ERP-System zu setzen? Nicht unbedingt! Die Antwort auf diese Frage steht und fällt mit Ihren individuellen Anforderungen an die Software.

  • Auch in ERP-Systemen integrierte CRM-Module werden nach und nach immer besser und wenn diese alle Ihre Bedürfnisse im Bereich des Kundenmanagements erfüllen, dann spricht überhaupt nichts gegen die im ERP-System integrierte Lösung.
  • Stellen Sie aber auch die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter sicher. Selbst die auf dem Papier beste Lösung nützt wenig, wenn sie von der Belegschaft abgelehnt und nicht vollständig genutzt wird.
  • Bedenken Sie auch, dass Sie für ein externes System zusätzliche Ressourcen für die Entwicklung einer Schnittstelle aufbringen müssen. Selbst wenn Standardschnittstellen existieren, kommt man um weiteren Anpassungsbedarf selten herum. Auf die Synergieeffekte, insbesondere für Marketing, Service und Vertrieb, möchten Sie in der Regel nicht verzichten – egal ob diese durch ein integriertes oder ein angebundenes CRM-System entstanden sind. Wenn Sie sich für eine Schnittstellenlösung entscheiden, sprechen Sie mit dem jeweiligen Anbieter. Vielleicht gibt es für Ihre CRM/ERP-Kombination schon eine Schnittstelle, die zuverlässig funktioniert und schnell eingesetzt werden kann.

Für alle Fragen rund um die Themen ERP, CRM und weitere Unternehmenssoftware stehen Ihnen unsere Berater jederzeit gern zur Verfügung.

Unsere Berater besuchten Oracle zum NetSuite-Workshop

Voyage, Voyage – kreITiv zu Gast bei Oracle in Paris

Gute geschäftliche Partnerschaften haben den zusätzlichen Bonus, dass sie mitunter zu spannenden Geschäftsreisen führen. So verschlug es Ende Juni drei unserer Berater zu Oracle nach Colombes bei Paris.

Anlass war die Teilnahme an einem einwöchigen Workshop zu Oracles Cloud-ERP-System NetSuite. Wir konnten vom direkten Wissensaustausch mit dem Hersteller profitieren und spannende Gespräche mit anderen Beratern aus ganz Europa führen. Einmal vor Ort, durfte aber natürlich auch das obligatorische Sightseeing in der französischen Hauptstadt nicht fehlen.

Doch was ist NetSuite überhaupt und was haben unsere Kunden vom direkten Draht zu Oracle als einem der weltweit größten Softwarehersteller?

NetSuite – Die flexible ERP-Lösung in der Cloud

Als hochmodernes ERP-System verzichtet NetSuite gänzlich auf eine lokale Serverinfrastruktur und schiebt sämtliche genutzte Daten ausschließlich in die Cloud. In der Performance stellt das keinerlei Nachteil dar und es können alle üblichen ERP-Anforderungen erfüllt werden. Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Berichte, Rechnungswesen und viele andere Geschäftsbereiche werden von NetSuite abgedeckt.

Kennzeichnendes Merkmal der Software ist seine große Offenheit und Flexibilität. Es existieren bereits zahlreiche über Schnittstellen angebundene Zusatzapplikationen – teilweise von Oracle selbst, teilweise aber auch von externen Entwicklern oder Nutzern. Über den hauseigenen App Store SuiteApps werden diese Anwendungen ganz einfach gesucht, heruntergeladen und integriert. Der Ansatz: Bevor man sich mühsam eine Lösung für ein Problem erarbeitet, prüft man, ob dasselbe Problem nicht schon von jemand anderem gelöst wurde. Das kann eine Menge Zeit und Geld sparen.

Im Gegensatz zu vielen anderen ERP-Systemen kommt die Benutzerfreundlichkeit dabei nicht zu kurz, denn die Anwendung verfügt über eine intuitive und optisch individualisierbare Oberfläche. Mittlerweile nutzen schon über 40.000 Unternehmen in mehr als 100 Ländern die Software.

All das hat zu einem stetigen Wachstum des Systems beigetragen, dem wir uns als exklusiver Ansprechpartner zu Oracle NetSuite für Unternehmen in Sachsen verschrieben haben.

Oh la la, Paris – Hey hey, Dresden

Ein Teil des kreITiv-Beraterteams zu Gast bei Oracle in Paris

Drei unserer Berater beim Workshop für Oracle NetSuite in Paris

Beim Workshop konnten unsere Berater nun noch tiefere Einblicke in die Welt von Oracle und die Entwicklungen erhalten und mit anderen Partnern über die Feinheiten und Stolpersteine von NetSuite-Implementierungsprojekten diskutieren, Kontakte knüpfen und Ideen austauschen.

Doch wenn man sich schon in einer der meistbesuchten Städte der Welt befindet, darf sich der Blick aber natürlich auch mal vom Laptop, Tablet und Smartphone lösen. Entsprechend pendelten unsere Berater zwischen Eiffelturm, Triumphbogen und Oracles Niederlassung in Colombes. Wieder in Dresden blicken wir auf eine spannende und lehrreiche Woche mit viel Abwechslung zurück. Unsere Erkenntnisse und Erfahrungen aus dieser Zeit bringen wir für unsere Kunden nun in zahlreichen Projekten der Konzeption, Einführung, Portierung und Schulung von Oracle NetSuite ein.

Wurde Ihr Interesse für NetSuite geweckt? Unsere Berater informieren Sie gern eingehender, wie Oracles Cloud-ERP-System auch Ihr Unternehmen voranbringen kann.

 

Auch unsere zertifizierten Berater arbeiten nach den PRINCE2 Standards

PRINCE2 – Die fürstliche Projektmanagement-Methode

Moderne Berufe lassen sich, vor allem wenn es um digitale Themen geht, nur sehr schlecht standardisieren. Jeder Kunde hat verschiedene Anforderungen, Prioritäten und finanzielle Möglichkeiten, wodurch auch das abgelieferte Produkt meist variiert. Daher werden Arbeitspakete oftmals als eigenständige Projekte bearbeitet. Doch was genau ist ein Projekt bzw. wie lässt es sich definieren?

Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern.

Das ist die Definition nach PRINCE2, einer der neben ICB oder PIMBOK weltweit führenden Projektmanagementmethoden, die auch unsere Arbeit bei der kreITiv maßgeblich beeinflusst. Warum nutzen wir diese Methode und was sind ihre Vorteile?

Flexibles Framework für skalierbares Projektmanagement

PRINCE steht für Projects in Controlled Enviroments und ist ein britischer Entwurf aus dem Jahr 1989. Nach einigen Verbesserungen entstand 1996 PRINCE2, das 2009 noch einmal überarbeitet wurde.

Ähnlich wie die Best-Practice-Sammlung ITIL ist PRINCE2 nicht starr. Es ist ein skalierbares Framework, das vom Hersteller zwar oft als Best-Practice-Ansatz beschrieben wird, aber nichtsdestotrotz durch deutliche Prozesse mit definierten Rollen für eine klare Struktur sorgt.

Grundlage sind 7 Grundprinzipien, 7 Themen, 7 Prozesse und die Anpassung an die Projektumgebung. Jedes Projekt ist einmalig, Anpassung bedeutet also, die passende Projektorganisation mit Rollenbesetzung und Dokumentation festzulegen. Schließlich soll der Managementaufwand nicht größer sein, als das Projektergebnis wert ist.

Das führt zu einer enormen Flexibilität und Skalierbarkeit, was diese Methode für Projekte aller Art und jeder Größe attraktiv macht. Ihre wichtigsten Aspekte sind:

  • immer auf den Business Case, die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts, ausgerichtet
  • Fokus auf Einteilung in kontrollierbare Phasen
  • produktbasierte Planung
  • Definition des Projektmanagementteams (in der Praxis können einzelne Personen mehrere Rollen einnehmen) und der Organisationsstruktur
  • permanente Aufwands- und Risikobewertung
  • Definition der Kommunikationswege
  • „Management by Exception“ – Verantwortliche/Auftraggeber werden informiert, greifen aber nur in Ausnahmefällen ins Projekt ein

Updates für PRINCE2 – Neues aus dem Königspalast?

Im Jahr 2017 gab es nach 2009 noch einmal eine größere Überarbeitung. Bisher gibt es diese nur für die englische Sprachversion, soll aber 2018 auch für andere Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Entsprechend des Best-Practice-Ansatzes basiert dieses Update zu großen Teilen auf Feedback von Nutzern und wurde bei Einführung mit der Community abgestimmt. Fokus liegt dabei eher auf einer weiteren Verbesserung der Anpassbarkeit, während die grundlegenden Prinzipien beibehalten wurden.

Die große Verbreitung als einer der gängigen Standards im Projektmanagement, die flexible Anwendbarkeit sowie die inhaltliche Nähe zu ITIL machen PRINCE2 zu einem idealen Ansatz gerade für IT-Service-Dienstleister wie die kreITiv. Sollten Sie Interesse an diesem Thema haben, wenden Sie sich gern an uns. Unsere Berater sind PRINCE2-zertifiziert und helfen Ihnen gern weiter.

Verbesserungsprozesse mit ITIL als Best Practices im Service-Management

ITIL – Best Practice im Service-Management

Das Schöne an Fehlern ist: Wenn alles richtig läuft, muss man sie nur einmal machen. Positiv formuliert kann und sollte man von den Erfahrungen und Erkenntnissen seiner Vorgänger lernen – und das überall im Leben. Für den IT-Service-Bereich wurde Ende der 80er Jahre dafür ITIL entworfen, das seit 2007 in seiner dritten Version ITIL V3 existiert, 2011 erneut aktualisiert wurde und nun meistens schlicht als “ITIL” ohne weiteren Namenszusatz bezeichnet wird.

Die Abkürzung steht für “Information Technology Infrastructure Library” und soll mehr als eine Sammlung praxiserprobter und bewährter Standardverfahren und weniger als festgeschriebenes Regelwerk verstanden werden. Es ist daher völlig in Ordnung, ITIL im Unternehmen an seine individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten anzupassen, wenn dies zu einer besseren Serviceleistung beiträgt. Ziel ist es, möglichst wirtschaftlich zu arbeiten und dabei hohe Qualitätsstandards einzuhalten.

Ursprünglich war es ein von der Central Computing and Telecommunications Agency (CCTA), einer britischen Behörde, entwickelter Katalog bewährter Best-Practise-Methoden. Mittlerweile existieren fünf Bände, die nach den fünf Kernbereichen von ITIL benannt sind und noch immer sehr allgemeingültige Empfehlungen enthalten.

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse mit ITIL

Strategie, Design, Überführung, Betrieb und Verbesserung im ITIL-KreislaufZentraler Ansatzpunkt des Konzeptes ist dementsprechend die kontinuierliche Verbesserung der geleisteten Servicequalität, wie im Bild rechts, dem ITIL Service Lifecycle, ersichtlich wird. Die weiteren Bausteine sind:

  • Service-Strategie bezeichnet die Definition des Service aus Geschäftsperspektive, inklusive finanzieller Aspekte.
  • Service-Design bezeichnet die Entwicklung der Servicearchitektur aus operativer Perspektive. Es überträgt die Servicestrategie in eine konkrete Serviceleistung und definiert die dazu notwendigen Prozesse und Spezifikationen.
  • Service-Überführung bezeichnet die konkrete Umsetzung des Designs. Es beinhaltet daher neben dem Änderungsmanagement die Freigabe, Prüfung, das Testing und letztlich die Abnahme des Service. Da ITIL von kontinuierlicher Verbesserung ausgeht, findet diese Phase regelmäßig und nicht nur zur Einführung des Service statt.
  • Service-Betrieb bezeichnet die operative Tätigkeit, also die eigentliche Leistungserbringung.

Die Grundstruktur folgt dabei dem Deming Cycle, der auch aus dem Qualitätsmanagement bekannt ist und nach dem Muster “Plan – Do – Check – Act” auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist.

ITIL Zertifizierung für IT-Unternehmen

Mittlerweile hat sich ITIL zum De-Facto-Standard im IT-Service-Management entwickelt und wird in viele weitere Modelle (z. B. ISO 20000 und das Microsoft Operations Framework) einbezogen. Das lag zum einen am zunehmenden Qualitätsbewusstsein der Servicemanager und zum anderen am Bedarf einer gemeinsamen Terminologie in diesem Bereich. Der Erfolg rührt auch daher, dass für die Nutzung die Unternehmensgröße und -struktur nicht zwangsläufig eine Rolle spielen. Theoretisch kann der kleine IT-Dienstleister es genauso gut nutzen und davon profitieren, wie der weltweit agierende Großkonzern.

Auch unsere IT-Infrastruktur-Abteilung orientiert sich an diesen Grundsätzen. Haben Sie Fragen rund ums Thema ITIL? Unsere Berater sind ITIL-zertifiziert und helfen Ihnen gern weiter.

Lizenzkauf oder Miete - Eine Beispielrechnung für Unternehmen

Microsoft Office Lizenzen kaufen oder mieten – ein Bewertungsbeispiel

Wenn der externe IT-Dienstleister Ihrer Firma bei einer anstehenden Umstellung auf eine aktuelle Version von Microsoft Office nahelegt, Lizenzen zu kaufen ohne auf Alternativen hinzuweisen, sollten Sie dies kritisch hinterfragen. Denn neben dem herkömmlichen Lizenzkauf ist auch das Mieten von Office-Produkten möglich.

Dabei ist eine Bewertung der einzelnen Möglichkeiten natürlich nur anhand der konkreten Anforderungen und Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens möglich. Die jeweils aktuellen Lizenzpreise als Bewertungskriterium sind nicht konstant, können die Entscheidung jedoch wesentlich beeinflussen. Anhand des fiktiven Unternehmens Sauber & Fair möchten wir Ihnen zeigen, wie die einzelnen Möglichkeiten zur Nutzung von Office-Produkten im Vergleich ausfallen.

Sauber & Fair Wohnungsverwaltung – Kennzahlen und Projektziele

  • Kennzahlen
  • 40 Mitarbeiter mit Büroarbeitsplatz, davon 20 mit Microsoft Publisher

  • Exchange Server 2013 für E-Mails auf einem gemieteten Server

  • Microsoft Office 2010 seit 6 Jahren im Einsatz

  • Projektziele
  • Zügige Umstellung von Microsoft Office 2010 auf eine aktuelle Version ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts

  • Rechtssichere Archivierung von E-Mails aller geschäftlichen E-Mails

Das Thema Lizenzierung von Microsoft-Produkten würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Für besonders Interessierte empfehlen wir die Microsoft Support Seiten, welche das Thema Lizenzierung im Detail beschreiben.

Nach Betrachtung der Ausgangslage und Projektziele der Firma Sauber & Fair können folgende Varianten für die Nutzung von Office-Produkten in Betracht gezogen werden:

  • Kauf von Office 2016 und Miete Exchange Onlinepläne
  • 20 x Microsoft Office 2016 Home & Business
  • 20 x Microsoft Office 2016 Standard
  • 40 x Exchange Online Plan 1
  • 40 x E-Mail-Archivierung für Exchange
  • Miete von Office365 und Miete Exchange Onlinepläne
  • 20 x Office365 Business Premium
  • 20 x Office365 Enterprise E3
  • 20 x E-Mail-Archivierung für Exchange

Lizenzkauf oder Miete – Die Beispielrechnung im Detail

Für das Beispielunternehmen würde die Lizenzierung nach Volumenlizenzvertrag sinnvoll sein. Weiterhin nehmen wir an, dass das Unternehmen die Möglichkeit der Funktionserweiterung bzw. des Upgrades zur angekündigten neuen Version Office 2019 nutzen möchte. Das ist nur für Kauflizenzen Office 2016 Standard mit der sogenannten Software Assurance für 2 Jahre möglich.

Für den folgenden Vergleich haben wir die aktuellen Preise von Software-Express zugrunde gelegt.

Variante A: Office kaufen und Exchange mieten

Office kaufen und Exchange mieten - Eine Beispielrechnung

Variante B: Office 365 mieten

Office 365 mieten - Eine Beispielrechnung

Gegenüberstellung Variante A und B

Office365 mieten oder kaufen - Eine preisliche Gegenüberstellung

Fazit – Die Wahl der Office Lizenzen im Fallbeispiel

Für Sauber & Fair ist die Variante Office365 mieten sowohl kurzfristig als auch für einen Zeitraum von 7 Jahren die günstigste Variante. Je nach Preissituation kann das Ergebnis auch anders ausfallen. Wenn man jedoch die Lizenzierungsbedingungen sowie den Anstieg der Bedürfnisse innerhalb des Zeitraumes mit betrachtet, überwiegen die Vorteile von Office365:

  • Flexibilität hinsichtlich der Lizenzen
  • Wesentlich größerer Funktionsumfang (zusätzlich Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business, Microsoft Teams und Yammer enthalten | installierte Office-Apps auf den mobilen Geräten haben mehr Funktionen)
  • Office ermöglicht die Arbeit auf jedem internetfähigen Endgerät
  • Dauerhafter Zugang zur aktuellsten Softwareversion von Office
  • Je Benutzer können die Desktopanwendungen auf bis zu 5 Geräten installiert werden
  • Je Plan 1 Terrabyte OneDrive-Cloudspeicher
  • Support

Dabei sollte beachtet werden, dass bei einer Terminalserver Lösung, also einer alternativen Nutzung von Office auf dem Desktop und auf dem Terminalserver, bei der Variante Kauf für jeden Benutzer eine zusätzliche Lizenz erworben werden muss.

Das Thema der Office Lizenzen ist komplex und vielfältig. Sollten Sie Fragen rund um das Thema Office haben, berät Sie die kreITiv als Silver Partner von Microsoft gern zu einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen.

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ERP-Software lohnt sich auch für den Mittelstand, wir erläutern die Hintergründe

Köpfe, Kohle, Kompetenz – Warum der ERP-Einsatz im Mittelstand schwächelt

Der Ansatz, Geschäftsbereiche zu verknüpfen, bereichsübergreifende Prozesse zu definieren und das Ganze mit einer individuell angepassten Software zusammenzufügen – kurz: Industrie 4.0 – wird die Unternehmen und speziell auch den Mittelstand künftig immer stärker prägen.

Genau an dieser Stelle kommen aktuelle und leistungsstarke ERP-Systeme zum Zuge. Im kreITiv-Blog haben wir beschrieben, wie bereits eine Mehrzahl der großen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern irgendeine Art von ERP-System nutzen. Bei KMU, also dem Mittelstand, dagegen verläuft die Entwicklung bislang schleppend. Für Kleinunternehmer mangelt es natürlich oft an der Notwendigkeit, denn ohne langwierige und bereichsübergreifende Prozesse gibt es wenig Nachfrage nach einer digitalen Unterstützung.

In der Tat gäbe es bei vielen Mittelständlern jedoch diesen Bedarf und trotzdem lahmt die Digitalisierung an der Stelle. Woran liegt das?

Kleine Unternehmen – wenige Mittel große ERP-Projekte

 

ERP-Einführung bindet Ressourcen

Ein großes Problem für den Mittelstand ist der beträchtliche Eingriff, den eine ERP-Einführung mit sich bringt. Im Gegensatz zur Implementierung kleinerer, spezialisierter Software erfordern ERP-Systeme ein umfangreiches Einführungsprojekt mit Anforderungsanalyse, langwieriger Planung und notwendigen Übergangsphasen. In dieser Zeit sinkt logischerweise die normale Unternehmensperformance, denn Ressourcen müssen in ein Projekt investiert werden, das sich erst langfristig rentieren kann. Auch bei guter Planung sind Unsicherheiten nicht zu vermeiden und viele Mittelständler haben Ängste, ihren operativen Betrieb länger als nötig zu gefährden.

Personelle Möglichkeiten im Mittelstand

Ein weiterer Punkt sind die geringeren Personalkapazitäten von KMU. Diese stellen einerseits einen zusätzlichen Risikofaktor dar – unerwartete Krankheitsfälle von Schlüsselpersonen können beispielsweise sofort projektgefährdend sein – andererseits erschweren sie den Wissensaufbau. Mit der ERP-Einführung ist ein Wissenstransfer zu den Mitarbeitern verbunden, der auf möglichst viele Schultern verteilt werden sollte, um auch bei Personalabgängen kein Wissen über strukturelle Prozesse zu verlieren.

Hersteller von ERP-Systemen

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist außerdem die Anbieterseite. Zwar gibt es grundsätzlich extrem viele Anbieter auf dem Markt, aber nicht alle erfüllen die Anforderungen, die im deutschen Mittelstand benötigt werden oder sie sind für einen solchen Unternehmer schlichtweg nicht bezahlbar. Hier gilt es, die vorhandenen ERP-Systeme weiterzuentwickeln und mit den Anforderungen des Marktes abzugleichen, denn auch abseits der Großkonzerne lassen sich für ERP-Hersteller ertragreiche Nischen finden. Ohne externe Unterstützung ist die adäquate Auswahl des richtigen Produktes auf dem stark bevölkerten Markt momentan aber sehr schwierig.

Zwar gibt es Initiativen, wie das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, die Informationen und Unterstützung anbieten, doch deren Existenz ist nicht jedem Mittelständler bekannt und auch mit Hilfe externer Partner muss eine grundlegende Bereitschaft auf Seiten der Unternehmer bestehen, die eigenen IT-Prozesse zu modernisieren.

Mit kreITiv in die digitale Zukunft

Als Unternehmen aus dem Mittelstand sollten Sie bei grundlegendem Interesse auf jeden Fall die Entwicklungen auf dem ERP-Markt im Auge behalten, Erfahrungsberichte einholen und sich vor einer Einführung beraten lassen. Das kann sowohl die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse an sich als auch die Möglichkeit zu deren Integration und Digitalisierung betreffen.

Bei diesen Aufgaben stehen Ihnen unsere ERP-Experten gern zur Seite – ob es um Prozessoptimierung, Anforderungsanalyse oder Betreuung des Einführungsprojektes geht und auch bei der Auswahl des richtigen Anbieters können wir Sie gern beraten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.