Lizenzkauf oder Miete - Eine Beispielrechnung für Unternehmen

Microsoft Office Lizenzen kaufen oder mieten – ein Bewertungsbeispiel

Wenn der externe IT-Dienstleister Ihrer Firma bei einer anstehenden Umstellung auf eine aktuelle Version von Microsoft Office nahelegt, Lizenzen zu kaufen ohne auf Alternativen hinzuweisen, sollten Sie dies kritisch hinterfragen. Denn neben dem herkömmlichen Lizenzkauf ist auch das Mieten von Office-Produkten möglich.

Dabei ist eine Bewertung der einzelnen Möglichkeiten natürlich nur anhand der konkreten Anforderungen und Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens möglich. Die jeweils aktuellen Lizenzpreise als Bewertungskriterium sind nicht konstant, können die Entscheidung jedoch wesentlich beeinflussen. Anhand des fiktiven Unternehmens Sauber & Fair möchten wir Ihnen zeigen, wie die einzelnen Möglichkeiten zur Nutzung von Office-Produkten im Vergleich ausfallen.

Sauber & Fair Wohnungsverwaltung – Kennzahlen und Projektziele

  • Kennzahlen
  • 40 Mitarbeiter mit Büroarbeitsplatz, davon 20 mit Microsoft Publisher

  • Exchange Server 2013 für E-Mails auf einem gemieteten Server

  • Microsoft Office 2010 seit 6 Jahren im Einsatz

  • Projektziele
  • Zügige Umstellung von Microsoft Office 2010 auf eine aktuelle Version ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts

  • Rechtssichere Archivierung von E-Mails aller geschäftlichen E-Mails

Das Thema Lizenzierung von Microsoft-Produkten würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Für besonders Interessierte empfehlen wir die Microsoft Support Seiten, welche das Thema Lizenzierung im Detail beschreiben.

Nach Betrachtung der Ausgangslage und Projektziele der Firma Sauber & Fair können folgende Varianten für die Nutzung von Office-Produkten in Betracht gezogen werden:

  • Kauf von Office 2016 und Miete Exchange Onlinepläne
  • 20 x Microsoft Office 2016 Home & Business
  • 20 x Microsoft Office 2016 Standard
  • 40 x Exchange Online Plan 1
  • 40 x E-Mail-Archivierung für Exchange
  • Miete von Office365 und Miete Exchange Onlinepläne
  • 20 x Office365 Business Premium
  • 20 x Office365 Enterprise E3
  • 20 x E-Mail-Archivierung für Exchange

Lizenzkauf oder Miete – Die Beispielrechnung im Detail

Für das Beispielunternehmen würde die Lizenzierung nach Volumenlizenzvertrag sinnvoll sein. Weiterhin nehmen wir an, dass das Unternehmen die Möglichkeit der Funktionserweiterung bzw. des Upgrades zur angekündigten neuen Version Office 2019 nutzen möchte. Das ist nur für Kauflizenzen Office 2016 Standard mit der sogenannten Software Assurance für 2 Jahre möglich.

Für den folgenden Vergleich haben wir die aktuellen Preise von Software-Express zugrunde gelegt.

Variante A: Office kaufen und Exchange mieten

Office kaufen und Exchange mieten - Eine Beispielrechnung

Variante B: Office 365 mieten

Office 365 mieten - Eine Beispielrechnung

Gegenüberstellung Variante A und B

Office365 mieten oder kaufen - Eine preisliche Gegenüberstellung

Fazit – Die Wahl der Office Lizenzen im Fallbeispiel

Für Sauber & Fair ist die Variante Office365 mieten sowohl kurzfristig als auch für einen Zeitraum von 7 Jahren die günstigste Variante. Je nach Preissituation kann das Ergebnis auch anders ausfallen. Wenn man jedoch die Lizenzierungsbedingungen sowie den Anstieg der Bedürfnisse innerhalb des Zeitraumes mit betrachtet, überwiegen die Vorteile von Office365:

  • Flexibilität hinsichtlich der Lizenzen
  • Wesentlich größerer Funktionsumfang (zusätzlich Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business, Microsoft Teams und Yammer enthalten | installierte Office-Apps auf den mobilen Geräten haben mehr Funktionen)
  • Office ermöglicht die Arbeit auf jedem internetfähigen Endgerät
  • Dauerhafter Zugang zur aktuellsten Softwareversion von Office
  • Je Benutzer können die Desktopanwendungen auf bis zu 5 Geräten installiert werden
  • Je Plan 1 Terrabyte OneDrive-Cloudspeicher
  • Support

Dabei sollte beachtet werden, dass bei einer Terminal-Server Lösung, also einer alternativen Nutzung von Office auf dem Desktop und auf dem Terminal-Server, bei der Variante Kauf für jeden Benutzer eine zusätzliche Lizenz erworben werden muss.

Das Thema der Office Lizenzen ist komplex und vielfältig. Sollten Sie Fragen rund um das Thema Office haben, berät Sie die kreITiv als Silver Partner von Microsoft gern zu einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen.

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